ASISTENTE DE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA | TECNOLOGÍA | PANAMÁ (COSTA DEL ESTE)

Compañía líder en soluciones tecnológicas con operación regional busca un/a Asistente de Dirección Administrativa para orquestar agendas ejecutivas, viajes y reportes operativos con alta precisión. Rol clave para asegurar continuidad operativa, tiempos de respuesta (SLA) y calidad documental en un entorno ágil y de alto estándar.

DESCRIPCIÓN GENERAL

Serás el punto de conexión entre Dirección Administrativa, equipo técnico y clientes internos/externos. Coordinarás logística de viajes (vuelos/hoteles), agenda ejecutiva y comités, bandeja de correo y reportes de avance del área técnica, garantizando información clara, oportuna y accionable. Ambiente 100 % presencial en Costa del Este.

FORMACIÓN ACADÉMICA

• Técnico/a o profesional en Administración, Gestión Administrativa, Comunicación Ejecutiva Bilingüe o afines.

• Conocimientos de Excel y Power BI son importantes (tablas dinámicas, filtros, fórmulas; nociones para tableros).

• Manejo de PowerPoint para presentaciones.

• Herramientas de organización: Outlook, To Do, Google/Teams Calendar (u otros).

EXPERIENCIA & CONOCIMIENTOS

• 1 año como asistente administrativo/gerencia o soporte a áreas técnicas.

• Experiencia en coordinación de viajes (tiquetes, hoteles, viáticos) y control documental.

• Gestión de correo corporativo y seguimiento a pendientes (SLA, escalamiento).

• Apoyo en reportes administrativos y consolidación de información (gastos, actividades técnicas).

• Deseable: uso de ERP/CRM o sistemas de planificación; nociones de políticas de RR. HH. (ausencias, vacaciones).

• Inglés intermedio (correo/llamadas básicas con proveedores y clientes).

RESPONSABILIDADES CLAVE

• Planificar y asegurar la logística de viajes del personal técnico (rutas, cambios, soportes).

• Administrar agenda ejecutiva: reuniones, minutas, recordatorios y preparación de insumos.

• Monitorear entregables del equipo técnico (informes, OT, checklists) y consolidar avances.

• Atender comunicaciones internas/externas en español e inglés, cuidando tono y tiempos de respuesta.

• Estandarizar plantillas y reportes ejecutivos (presentaciones, resúmenes semanales).

• Controlar gastos y legalizaciones de caja menor del equipo técnico.

FUNCIONES PRINCIPALES

• Gestión diaria de bandeja de entrada (priorización, flags, seguimiento).

• Elaboración y envío de cotizaciones/ofertas sencillas bajo lineamientos.

• Registro y control de novedades de personal técnico (ausencias, incapacidades, vacaciones).

• Apoyo a procesos logísticos y administrativos (compras menores, pasantías, inducciones).

• Curaduría documental (nomenclaturas, versiones, respaldos en nube).

• Preparación de presentaciones ejecutivas y reportes para comités.

COMPETENCIAS BLANDAS

• Organización y detalle: ordena múltiples frentes sin perder calidad ni plazos.

• Comunicación efectiva (ES/EN): mensajes claros, cortesía ejecutiva, registro de acuerdos.

• Proactividad y autonomía: anticipa cambios (itinerarios, salas, insumos); propone mejoras simples.

• Orientación al servicio: gestiona necesidades del equipo técnico con criterio y empatía.

• Adaptabilidad: responde a reprogramaciones y prioridades dinámicas.

OPORTUNIDAD & BENEFICIOS

• Entorno dinámico y colaborativo con proyección regional.

• Participación en proyectos de alto estándar y mejora continua.

• Contrato a término indefinido.

• Modalidad: 100 % presencial | Ubicación: Costa del Este (Ciudad de Panamá).

• Horario: lunes a viernes 8:00 a. m. 5:00 p. m.; sábados medio día.

• Paquete competitivo acorde a experiencia.

LLAMADO A LA ACCIÓN

¿Listo/a para darle ritmo y precisión a la operación administrativa? Postula tu HV destacando proyectos donde hayas gestionado viajes, agendas ejecutivas, reportes y mejoras en SLA de respuesta.

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Para esta vacante, asegúrate de evidenciar:

• Coordinación de viajes (cambios, soportes, reducción de costos o tiempos).

• Agenda ejecutiva (minutas, seguimiento, reprogramaciones).

• Reportes en Excel/Power BI y presentaciones ejecutivas en PowerPoint.

• SLA de correo y gestión de prioridades (métricas básicas).

• Control documental y de gastos (legalizaciones/caja menor).

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