Directiesecretaris/coördinator Secretariaat

Voor Gemeente De Bilt zoeken wij een Directiesecretaris/coördinator Secretariaat.
Je gaat aan de slag in een functie met twee belangrijke rollen: directiesecretaris en coördinator secretariaat. De meeste tijd besteed je aan de werkzaamheden als directiesecretaris.
Als directiesecretaris begeleid je het besluitvormingsproces van het DT/MT. Jouw verantwoordelijkheden zijn onder andere:

• De wekelijkse besluitvorming begeleiden door het faciliteren van de aanlevering van stukken, het opstellen van de agenda, het vastleggen van besluiten en samen met het MT deze te vertalen naar concrete afspraken;
• Overzicht houden op en sturen van de jaarplanning voor de besluitvorming door het DT/MT.

Als coördinator secretariaat zet je je in voor het goed functioneren van het (bestuurs)secretariaat, bestaande uit 7 collega’s. Jij zorgt voor overzicht en bewaart de rust. Het secretariaat verzorgt de secretariële ondersteuning van de burgemeester, de wethouders, de directie, de drie strategisch managers en is daarnaast verantwoordelijk voor de kabinetszaken en de begeleiding van het besluitvormingsproces door het college. In deze rol houd je je bezig met:

• Het bieden van directe begeleiding, ondersteuning en richting aan het secretariaatsteam;
• Het behouden van het totaaloverzicht en het bewaken van prioriteiten;
• Vanuit een goed overzicht op de werkprocessen en ieders rol daarin, continu bijdragen aan verbetering van de werkprocessen.

Daarnaast fungeer je als achtervang voor de bestuurssecretaris die het besluitvormingsproces begeleidt binnen het college. Je wordt daarom ingewerkt op het bestuurlijk informatiesysteem (BIS) Qualigraf.
Competenties

• Je bent een natuurlijk leider
• Je weet een team uit te dagen om verder te groeien
• Je hebt oog voor de wensen van het MT en B&W
• Je krijgt energie van het werken met een team in opbouw
• Je analyseert vraagstukken en vindt structurele oplossingen voor bestaande uitdagingen

Organisatie
Je werkt voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen de gemeente vormen. Zij geloven dat samenwerking essentieel is om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Zo zorgen zij ervoor dat het voor 42.000 mensen nog prettiger wordt om hier te wonen, te werken en te recreëren. Hun circa 250 medewerkers laten zich dagelijks inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker wordt er binnen een netwerk van inwoners en bedrijven gewerkt, zodat men gezamenlijk zaken kan realiseren. Mensen, middelen en technieken op een slimme manier aan elkaar verbinden is hun kracht. Door meer en beter samen te werken binnen de organisatie en met externe partners bereiken zij echte innovatie in hun manier van werken.
Meer informatie vind je op de pagina van hun organisatie.

Functie-eisen

• Je hebt aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaris, directiesecretaris of management secretaris binnen een overheidsinstelling
• Je beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau
• Je bent beschikbaar op woensdagochtend tot 12:30 uur in verband met de MT-vergadering

Functie-wensen

• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als coördinerende of leidinggevende bij een (bestuurs-)secretariaat
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring bij een gemeente
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaris, directiesecretaris of management secretaris binnen een overheidsinstelling
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het begeleiden van het bestuurlijke besluitvormingsproces en met een bestuurlijk informatiesysteem (BIS)