Projectmedewerker

Voor Gemeente Rotterdam zoeken wij een Projectmedewerker.
Jouw functie
Je ondersteunt de projectmanager en het projectteam bij de organisatie en uitvoering van projecten. Je brengt structuur en overzicht aan en regelt de dagelijkse organisatie van het werk. Je bent het eerste aanspreekpunt voor administratieve en organisatorische zaken, ontzorgt project- en omgevingsmanagers en faciliteert het team. In een dynamische omgeving schakel je snel en bewaak je planning, acties en afspraken.

• Je bereidt en organiseert projectoverleggen.
• Je notuleert overleggen en stelt actielijsten op en bewaakt deze.
• Je beheert agenda’s en plant afspraken.
• Je ondersteunt bij de voorbereiding van interne en externe overleggen.
• Je beheert en structureert digitale projectdossiers.
• Je ondersteunt bij administratieve en financiële processen.
• Je organiseert en ondersteunt bijeenkomsten, zoals bewonersavonden en projectbijeenkomsten.
• Je onderhoudt contact met interne en externe betrokkenen.
• Je draagt bij aan goede afstemming tussen teams, zoals beleid, ontwerp, communicatie en het ingenieursbureau.

Jouw profiel

• Je bent resultaatgericht en krijgt energie van het ondersteunen en ontzorgen van je team.
• Je pakt zowel een faciliterende als actieve rol en handelt vanuit een sterke dienstverlenende houding.
• Je bent proactief en initiatiefrijk: je komt met voorstellen en ideeën en onderneemt actie waar nodig.
• Je denkt mee over praktische verbeteringen en draagt bij aan een goede organisatie van het projectteam.
• Je werkt gestructureerd, planmatig en nauwkeurig en bewaakt het overzicht.
• Je werkt zelfstandig, neemt verantwoordelijkheid en levert afgesproken resultaten tijdig op.
• Je bent flexibel en stressbestendig; onder tijdsdruk blijf je rustig, stel je prioriteiten en koppel je tijdig terug.
• Je bent samenwerkingsgericht en communicatief sterk, mondeling en schriftelijk.
• Je bent omgevingsbewust en hebt gevoel voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen.
• Integriteit is voor jou vanzelfsprekend; je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en bent betrokken bij het project en de omgeving.
• Je staat open voor feedback en blijft jezelf ontwikkelen in je rol.

Organisatie
Stadsontwikkeling bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad, met hart voor de stad en de mensen die er komen, wonen en werken. Zij initiëren en begeleiden ruimtelijke en economische investeringen. Daarbij zijn zij zowel publieke ontwikkelaar als kwaliteitsbewaker. Met gericht verkeersbeleid en een duurzame infrastructuur houden zij de stad bereikbaar. Door regels te handhaven zorgen zij voor een veilige en aangename woonomgeving. En met hun vastgoed huisvesten zij belangrijke publieke diensten en voorzieningen. Samen met private en publieke partners geven zij vorm aan de stad en houden zij de stad in vorm.

Projectmanagement is mensenwerk. Zij vinden het belangrijk dat iedereen die bij hen werkt zichzelf kan zijn. Zij geloven in de kracht van diverse teams: door ieders unieke achtergrond, kennis en ervaringen te benutten, maken zij de stad stap voor stap beter en mooier.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in projectondersteuning of een vergelijkbare rol in de afgelopen 5 jaar.
• Je hebt in de afgelopen 5 jaar minimaal 3 jaar ervaring met complex agendabeheer, inclusief het plannen en coördineren van overleggen met meerdere stakeholders binnen een projectteam of projectomgeving.
• Je hebt ervaring met het beheren en structureren van projectdocumentatie binnen een digitale werkomgeving.
• Je hebt aantoonbare ervaring met notuleren in een (project)team.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met Microsoft Officeprogramma’s, waaronder Excel, Word, Outlook en MS Teams.

Functie-wensen

• Je hebt ervaring met werken in multidisciplinaire teams en het afstemmen met verschillende betrokkenen binnen een projectomgeving, bijvoorbeeld door samenwerking met projectteams, stakeholders of andere disciplines
• Je hebt ervaring met het ontzorgen en ondersteunen van teams en hebt daarmee een aantoonbaar verschil gemaakt; deze ervaring onderbouw je met een concreet voorbeeld in je CV
• Je hebt ervaring met financiële processen, zoals het beheren van budgetten, het opstellen van kostenoverzichten of het verzorgen van facturatie, en kunt aantonen hoe je deze processen in een projectomgeving hebt ondersteund
• Bij voorkeur heb je werkervaring binnen een gemeentelijke of bestuurlijke organisatie van minimaal 100.000 inwoners
• Je hebt ervaring met het organiseren van bijeenkomsten voor interne en externe betrokkenen