Job Openings
Secretaresse Gedeputeerde Staten
About the job Secretaresse Gedeputeerde Staten
Voor Provincie Utrecht zoeken wij een Secretaresse Gedeputeerde Staten. Je bent verantwoordelijk voor het professioneel ondersteunen van jouw gedeputeerde op secretarieel gebied.
Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van jouw gedeputeerde, en samen vormen jullie een sterk team dat de gedeputeerde optimaal ondersteunt.
Je houdt de complexe agenda actueel en zorgt voor een duidelijke planning.
Je bereidt vergaderdossiers voor en bewaakt de voortgang van afspraken.
Als eerste aanspreekpunt communiceer je professioneel en vriendelijk met interne collega’s en externe relaties.
Je schakelt snel en neemt zelfstandig beslissingen wanneer dat nodig is.
Als er een stapje extra gevraagd wordt in inzet, ben je daartoe bereid.
Het complexe agendabeheer vereist nauw en zorgvuldig contact met externe relaties en interne collega’s.
Je draagt zorg voor een adequate agendaplanning en adviseert daar waar nodig.
Jij weet mensen te vinden en zij weten jou te vinden wanneer het gaat om contact met de gedeputeerde.
Je bent het visitekaartje van de gedeputeerde en communiceert zorgvuldig via telefoon, e-mail en overige correspondentie.
Daarnaast stel je dossiers samen en bereid je vergaderingen inhoudelijk voor.
Met jouw gedeputeerde maak je afspraken over de ondersteuningsbehoefte, zodat je de voor hem passende kwaliteit van ondersteuning kunt leveren.
De opdrachtgever kent meerdere gedeputeerden met elk een secretaresse; dit zijn je naaste collega's.
Bij ziekte en verlof nemen jullie elkaar waar.
Jouw profiel
Organisatie
De opdrachtgever zet zich in voor een aantrekkelijke en duurzame leefomgeving.
Het is hun opgave om de aantrekkelijkheid van de regio te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van de ruimte behouden blijft.
Zij werken samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden.
Het provinciebestuur en medewerkers werken met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving.
Zij streven ernaar dat iedereen in de regio goed woont, werkt en leeft en zorgen voor een goede balans tussen groen en groei.
Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van jouw gedeputeerde, en samen vormen jullie een sterk team dat de gedeputeerde optimaal ondersteunt.
Je houdt de complexe agenda actueel en zorgt voor een duidelijke planning.
Je bereidt vergaderdossiers voor en bewaakt de voortgang van afspraken.
Als eerste aanspreekpunt communiceer je professioneel en vriendelijk met interne collega’s en externe relaties.
Je schakelt snel en neemt zelfstandig beslissingen wanneer dat nodig is.
Als er een stapje extra gevraagd wordt in inzet, ben je daartoe bereid.
Het complexe agendabeheer vereist nauw en zorgvuldig contact met externe relaties en interne collega’s.
Je draagt zorg voor een adequate agendaplanning en adviseert daar waar nodig.
Jij weet mensen te vinden en zij weten jou te vinden wanneer het gaat om contact met de gedeputeerde.
Je bent het visitekaartje van de gedeputeerde en communiceert zorgvuldig via telefoon, e-mail en overige correspondentie.
Daarnaast stel je dossiers samen en bereid je vergaderingen inhoudelijk voor.
Met jouw gedeputeerde maak je afspraken over de ondersteuningsbehoefte, zodat je de voor hem passende kwaliteit van ondersteuning kunt leveren.
De opdrachtgever kent meerdere gedeputeerden met elk een secretaresse; dit zijn je naaste collega's.
Bij ziekte en verlof nemen jullie elkaar waar.
Jouw profiel
- zelfstandigheid
- proactief
- communicatief sterk
- flexibel
Organisatie
De opdrachtgever zet zich in voor een aantrekkelijke en duurzame leefomgeving.
Het is hun opgave om de aantrekkelijkheid van de regio te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van de ruimte behouden blijft.
Zij werken samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden.
Het provinciebestuur en medewerkers werken met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving.
Zij streven ernaar dat iedereen in de regio goed woont, werkt en leeft en zorgen voor een goede balans tussen groen en groei.
Functie-eisen
- Je beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 4 in een secretariële richting
- Je hebt in de afgelopen 5 jaar minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse op bestuur- of directieniveau bij een overheidsorganisatie
Functie-wensen
- Je hebt een aantoonbaar afgeronde hbo-bacheloropleiding in een secretariële richting
- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als secretaresse op bestuur- of directieniveau bij een overheidsorganisatie
- Je hebt aantoonbare werkervaring met MS Office; vermeld in je cv hoe je deze ervaring hebt opgedaan
- Je bent bereid om minimaal 4 dagen per week op kantoor aanwezig te zijn
Extra Informatie
- Aantal uur 32 - 36
- ZZP mogelijk? Nee
- Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
- Startdatum zo spoedig mogelijk
- Opleidingsniveau MBO, HBO