Documentalist

Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Documentalist. Je zorgt voor een actueel, betrouwbaar en compleet projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen en richtlijnen van Rijkswaterstaat. Je ondersteunt het project Gelderse Poort met document- en informatiemanagement en draagt bij aan een goed georganiseerde informatiehuishouding.
Jouw verantwoordelijkheden

• Je richt het projectarchief in, onderhoudt het en bereidt het voor op overdracht.
• Je stelt werkwijzen, werkinstructies en andere hulpmiddelen voor document- en informatiemanagement op en houdt deze actueel.
• Je verwerkt inkomende en uitgaande post en e-mail, zowel digitaal als analoog, en zorgt ervoor dat informatie tijdig bij de juiste personen beschikbaar is.
• Je beheert het digitale en papieren archief en zorgt voor een logische ordening, passende metadata en naleving van de geldende kwaliteitseisen.
• Je verzamelt informatie voor de projectverantwoording.
• Je begeleidt en instrueert projectmedewerkers bij hun taken en verantwoordelijkheden rond documentbeheer en archiefvorming.
• Je faciliteert en controleert de uitwisseling van documentaire informatie tijdens aanbestedingen.
• Je stelt een autorisatiematrix op en houdt deze actueel. Ook beheer je de toegangsrechten tot het documentmanagementsysteem.
• Je maakt standaardweergaven en zoekvragen in het documentmanagementsysteem, afgestemd op de behoeften van medewerkers.
• Je houdt de documenten bij die nodig zijn voor het beheer van het projectarchief en verplaatst documenten en dossiers waar nodig.
• Je meldt storingen en draagt functionele verbetervoorstellen aan voor de gebruikte applicaties.
• Je controleert periodiek de kwaliteit van het archief en de uitvoering van documentbeheer en archiefvorming.
• Je adviseert gevraagd en ongevraagd over document- en informatiemanagement en stelt waar nodig een plan van aanpak of verbeterplan op.

Jouw profiel

• Je hebt meer dan drie jaar ervaring met een documentmanagementsysteem en digitaal archiveren.
• Je hebt minimaal hbo-denk- en werkniveau en een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Je hebt kennis van en ervaring met documentair informatiebeheer, dienstverlening en digitale hulpmiddelen voor document- en informatiemanagement.
• Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
• Je hebt bij voorkeur ervaring met grootschalige grond-, weg- en waterbouwprojecten.
• Je hebt bij voorkeur kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals de Woo, AVG, Archiefwet, BIHR en het Toepassingsmodel Metagegevens.
• Je hebt bij voorkeur ervaring met MS Office en SharePoint.

Jouw competenties

• Je bent dienstverlenend en klantgericht.
• Je denkt in mogelijkheden en komt met werkbare oplossingen.
• Je analyseert informatie en legt verbanden.
• Je werkt nauwkeurig en luistert goed, zodat je de vraag achter de vraag begrijpt.
• Je plant en organiseert je werk zelfstandig en houdt overzicht.
• Je communiceert mondeling en schriftelijk duidelijk en kunt rapportages en hulpmiddelen opstellen.
• Je kunt gebruikers instrueren en begeleiden.
• Je neemt initiatief, werkt zelfstandig en zoekt collega’s op wanneer dat nodig is.
• Je leert van je omgeving en gebruikt nieuwe inzichten om je werk te verbeteren.

Het resultaat
Je levert een ingericht en zorgvuldig beheerd projectarchief op dat medewerkers ondersteunt in hun werk en voldoet aan de geldende eisen. Daarbij werk je onder meer met MS Office en SharePoint.

Functie-eisen

• Je hebt meer dan 3 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Je beschikt over minimaal hbo-denk- en werkniveau en hebt een mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding afgerond.
• Je hebt ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer, dienstverlening en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Functie-wensen

• Je hebt kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
• Je hebt kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals de Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata
• Je hebt kennis van en ervaring met MS Office en SharePoint
• Je beschikt over de genoemde competenties

Extra Informatie

• Aantal uur 12 - 12
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 01-10-2026
• Opleidingsniveau MBO, HBO