Bestuursecretaresse GS

Voor Provincie Flevoland zoeken wij een Bestuursecretaresse GS. Je werkt als bestuurssecretaresse van Gedeputeerde Staten en hebt een veelzijdige rol. Jij organiseert in- en externe bijeenkomsten tot in de puntjes. Je zorgt dat de catering op tijd klaarstaat, ruimtes zijn gereserveerd en gasten hartelijk worden ontvangen.
Je documenteert afspraken en benodigde informatie zorgvuldig in het systeem (iBabs). Moet de bestuurder naar het buitenland? Dan boek je de reis en het verblijf en zorg je ervoor dat de bestuurder op afstand goed wordt ondersteund.
Je houdt agenda's nauwlettend in de gaten en plant alle afspraken tijdig en zorgvuldig. Bij een last minute afspraak schakel jij direct met de juiste partijen zodat deze doorgaat. Je zoekt actief de verbinding met externen en zet alles op alles om zaken te regelen. Je bent het aanspreekpunt voor collega’s en externen; zij weten jou altijd te vinden met hun vragen.
Als je merkt dat zaken niet efficiënt verlopen, signaleer je dit en stuur je bij voor verbetering. Je werkt gestructureerd, staat open voor vernieuwing en brengt dit in binnen het team. Daarnaast verzorg je de notulen bij sommige vergaderingen; ervaring met notuleren is een pré.

Competenties

• Zelfstartend en proactief – Je neemt initiatief, wacht niet af en ziet kansen om verbeteringen aan te brengen.
• Samenwerkingsgericht – Je werkt effectief samen met collega's en externe partijen om gezamenlijke doelen te bereiken.
• Nauwkeurig en zorgvuldig – Je hebt oog voor detail en zorgt voor kwaliteit in je werk.
• Planmatig en doelgericht – Je werkt gestructureerd en resultaatgericht, met aandacht voor deadlines en prioriteiten.
• Leergierig en ontwikkelingsgericht – Je staat open voor nieuwe inzichten, investeert in je professionele groei en past nieuwe kennis toe in de praktijk.
• Politiek sensitief – Je begrijpt bestuurlijke verhoudingen en speelt effectief in op politieke en organisatorische dynamiek.
• Gastvrij en etiquettebewust – Je straalt professionaliteit uit, hecht waarde aan representativiteit en zorgt voor een gastvrije en respectvolle omgang met anderen.
• Overzicht houdend en vooruitdenkend – Je denkt strategisch mee met Gedeputeerde Staten, bewaakt de grote lijnen en anticipeert op toekomstige ontwikkelingen.
• Goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift.

Organisatie
Provincie Flevoland is een gesprekspartner naast gemeenten, waterschap en de rijksoverheid: een onmisbare schakel in een netwerksamenleving waar complexe vraagstukken alleen samen met partners kunnen worden aangepakt. Zij zetten de maatschappelijke opgaven centraal en maken de cultuur, structuur en het management passend. Samenwerking aan de voorkant en integraliteit in de aanpak van opgaven en programma's zijn vanzelfsprekend.
Als bestuurssecretaresse van Gedeputeerde Staten kom je te werken in het expertiseteam Secretariaat Gedeputeerde Staten. Het team bestaat uit 8 collega's. Iedereen staat voor elkaar klaar en helpt elkaar. Er wordt hard gewerkt, maar er is altijd ruimte voor gezelligheid. Samen zorgen jullie ervoor dat het bestuur optimaal wordt ondersteund.

Functie-eisen

• Je beschikt minimaal over een afgeronde opleiding op MBO niveau 4

Functie-wensen

• Je hebt een afgeronde opleiding op MBO- niveau 4, bij voorkeur in de richting van secretarieel/office management
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld als ondersteuning van een College van B&W, Gedeputeerde Staten of vergelijkbaar
• Het is een pre als je maandag, dinsdag, woensdag en vrijdag aanwezig kunt zijn op het provinciehuis in Lelystad
• Je beschikt over goede aantoonbare communicatieve vaardigheden in woord en geschrift. Je kunt overleggen notuleren, vermeld dit duidelijk in je cv
• Je hebt aantoonbare werkervaring met Microsoft Office, bijvoorbeeld met ondersteunende administratieve werkzaamheden zoals agenda- en mailbeheer (Outlook), verslaglegging en het opstellen van zakelijke brieven
• Het is een pré als je ervaring hebt met iBabs en met het archiveringssysteem eDocs