Directieassistent

Voor Gemeente Utrecht zoeken wij een Directieassistent. Utrecht heeft jou nodig!

In deze opdracht als directieassistent bij Ruimte maak je het verschil door orde en overzicht te brengen in een dynamische omgeving. Je ontzorgt de directie, bewaakt agenda’s en processen en zorgt dat alles vlekkeloos verloopt. Je werkt in een hecht team dat betrokken, deskundig en met humor samenwerkt aan grote opgaven voor de stad.

Jouw werkzaamheden

• Je beheert de agenda van de directeur, overzichtelijk, strak en zonder dubbele boekingen.
• Je beheert de mailbox van de directeur en het directiesecretariaat met een scherp oog voor wat echt belangrijk is.
• Je zorgt dat vergaderingen vlekkeloos verlopen, van agenda tot zaal en stukken.
• Je bewaakt deadlines, stuurt reminders en voorkomt lastminute paniek.
• Je werkt autonoom, waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. Er is geen sprake van leiding en toezicht door een leidinggevende. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden.

Resultaat van de opdracht

De opdracht is succesvol afgerond wanneer het opleidings- en leiderschapsprogramma is ingepland in diverse agenda’s en de opleidingsdagen zijn verstreken.

Jouw profiel

• Je beschikt over een MBO+ of HBO-opleiding en HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt minimaal 6 jaar aantoonbare werkervaring als directieassistent, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie.
• Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands.

Benodigde vaardigheden en soft skills

• Bestuurlijke sensitiviteit: je voelt aan wat speelt binnen de organisatie en handelt daar zorgvuldig naar.
• Organisatietalent: je houdt overzicht, ook bij veel lopende zaken en wisselende prioriteiten.
• Proactief en zelfstandig: je ziet wat er nodig is en handelt voordat iemand het hoeft te vragen.
• Communicatief sterk: je weet helder te schakelen tussen directie, collega’s en externe contacten.
• Oplossingsgericht: je denkt mee, lost op en houdt het hoofd koel in drukke momenten.
• Teamgericht en verbindend: je werkt graag samen en draagt bij aan een positieve sfeer.
• Discreet en betrouwbaar: je kunt omgaan met gevoelige informatie en wekt vertrouwen.
• Digitale vaardigheid: je maakt slim gebruik van tools als Outlook, Teams, SharePoint en Excel om structuur te creëren.

Zij geloven dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven zij naar een zo inclusief mogelijke organisatie.

Functie-eisen

• Je beschikt over een MBO+ of HBO-opleiding en hebt HBO werk- en denkniveau. Je hebt minimaal 6 jaar aantoonbare werkervaring als directieassistent, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie. Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands. Je hebt bestuurlijke sensitiviteit, waardoor je aanvoelt wat er speelt binnen de organisatie en daar zorgvuldig naar handelt. Je bent een organisatietalent en behoudt het overzicht, ook bij veel lopende zaken en wisselende prioriteiten. Je bent proactief en zelfstandig en ziet wat er nodig is voordat iemand het vraagt. Je bent communicatief sterk en weet helder te schakelen tussen directie, collega’s en externe contacten. Je denkt oplossingsgericht mee, lost problemen op en houdt het hoofd koel in drukke momenten. Je werkt teamgericht en verbindend en draagt bij aan een positieve sfeer. Je bent discreet en betrouwbaar en kunt omgaan met gevoelige informatie, waarbij je vertrouwen wekt. Daarnaast beschik je over digitale vaardigheden en maakt slim gebruik van tools als Outlook, Teams, SharePoint en Excel om structuur te creëren.

Functie-wensen

• Je hebt ervaring als directieassistent bij een gemeente