Officemanager Fysiek Domein

Voor Gemeente Alphen aan den Rijn zoeken wij een Officemanager Fysiek Domein. Ben jij een organisatietalent, werk je nauwkeurig, floreer je in een dynamische omgeving en houd je van veelzijdigheid?
Voor een tijdelijke periode krijg je de kans om als ervaren officemanager het officemanagement fysieke domein te ondersteunen vanwege onderbezetting. Je waarborgt de continuïteit van het officemanagement in het fysieke domein. Er wordt verwacht dat je snel kunt instappen en zelfstandig kunt schakelen in een dynamische omgeving.
Als officemanager ga je aan de slag binnen het domein ruimtelijke ontwikkeling en ruimtelijk beheer in het fysieke domein. Je ondersteunt sector- en teammanagers met agendabeheer, het organiseren van vergaderingen en diverse administratieve taken. Jij zorgt ervoor dat alles soepel verloopt, bewaakt de voortgang, handelt e-mailverkeer af en bereidt overleggen voor met de wethouder. Daarnaast werk je mee aan administratieve verbetertrajecten, stem je de planning af met andere officemanagers en zorg je voor structuur in de ondersteuning.
Je beschikt over ruime ervaring als officemanager, bent proactief, oplossingsgericht en representatief. Je werkt accuraat, kunt goed schakelen en hebt uitstekende kennis van MS Office 365 (waaronder het verwerken van inkomende e-mails in Outlook taken) en andere systemen zoals Djuma en Ibabs. Je behandelt vertrouwelijke informatie met de grootste zorg. Ook ben je bekend met werken binnen een gemeentelijke organisatie en fungeer je als vraagbaak voor medewerkers binnen het fysieke domein.

Competenties

• - Organisatorische vaardigheden: plannen en organiseren met goed gevoel voor tijd en oog voor detail;
• - Communicatieve vaardigheden: mondeling en schriftelijk;
• - Analytisch ingesteld & resultaatgericht;
• - Stressbestendig en accuraat;
• - Gewend om snel te schakelen in dynamische omgeving;
• - Vriendelijk en tactvol;
• - Betrouwbaar en integer;
• - Proactief, zelf organiserend, daadkrachtig, resultaatgericht en alert;
• - Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• - Goed kunnen samenwerken binnen team van officemanagers fysiek domein.

Jouw profiel
Je voelt je thuis binnen een grote gemeente die deel uitmaakt van het regionaal samenwerkingsverband Holland Rijnland en deelnemer is aan de G40.

In deze groen-blauwe stad midden in het Groene Hart vind je een unieke combinatie van stedelijke projecten en ruimtelijke vraagstukken in een landelijke omgeving.
Het gebied beslaat 132,5 km2, waarvan 6 km2 water en 8 kernen, midden in het Groene Hart.
Proberen, experimenteren en ontwikkelen in de praktijk staan centraal. Bij deze gemeente staat plezier in het werk centraal. Zij leveren toonaangevende dienstverlening en zijn een wendbare organisatie. Dat betekent dat zij meebewegen met maatschappelijke ontwikkelingen en continu vernieuwen. Leren door te doen is hier vanzelfsprekend. Samenwerkingsgericht, resultaatgericht, klantgericht en veranderingsbereid zijn kerncompetenties. Je werkt samen voor het beste resultaat voor de inwoners.

Functie-eisen

• Je bent beschikbaar vanaf april 2026 voor 36 uur per week
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring in de afgelopen 6 jaar als officemanager, managementassistent of (afdelings)secretaresse bij een overheidsorganisatie
• Je beschikt over een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
• Je hebt aantoonbare werkervaring met MS Office 365 in de afgelopen 3 jaar

Functie-wensen

• Je hebt aantoonbare werkervaring als officemanager, managementassistent of (afdelings)secretaresse bij een gemeente in de afgelopen 3 jaar
• Je hebt aantoonbare ervaring met MS Office 365 en bij voorkeur ook met Djuma, Ibabs en Ubeeo. Het is fijn als je in je cv duidelijk benoemt waar je deze ervaring hebt opgedaan