Senior Managementassistent

Voor Hogeschool Utrecht zoeken wij een Senior Managementassistent. Je vervult een belangrijke rol in de ondersteuning van opleidingsmanagers en opleidingen binnen het Instituut voor Paramedische Studies (IPS), waar acht paramedische bacheloropleidingen interprofessioneel samenwerken met lectoraten en de beroepspraktijk. Je levert een actieve bijdrage aan een collegiale werksfeer waarin samenwerking centraal staat. Jouw inzet draagt bij aan innovatieve en inspirerende verbindingen binnen het paramedisch domein.
Je werkt als spil tussen verschillende teams, bewaart overzicht, stroomlijnt processen en ondersteunt waar nodig. Met jouw organisatorisch talent help je opleidingsmanagers en andere medewerkers binnen de opleidingen hun werk optimaal te doen. Je zorgt dat afspraken en processen soepel verlopen, signaleert knelpunten en denkt mee over oplossingen. Je anticipeert op wat er speelt en vooral: wat eraan komt.

• Je plant afspraken en beheert agenda's, ook als alles tegelijk lijkt te gebeuren.
• Je bewaakt de voortgang van lopende zaken, signaleert verbeterpunten en doet concrete verbetervoorstellen.
• Je legt afspraken vast en bewaakt de naleving van genomen besluiten.
• Je beheert en prioriteert de centrale mailbox en bepaalt wat direct aandacht vraagt.
• Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor en coördineert deze.
• Je ondersteunt bij financiële administratie, bestellingen, orderaanvragen en controle van facturen en opdrachten tot facturatie.
• Je beantwoordt en coördineert uiteenlopende vragen en verzoeken vanuit opleidingsmanagers en de opleidingen.
• Je denkt actief mee over organisatorische en procesmatige vraagstukken.

Jouw profiel
Je voelt je thuis in een dynamische ondersteunende rol waarin snel schakelen de norm is. Je bent stressbestendig, constructief kritisch, schakelt moeiteloos tussen management, docenten, studenten en externe partijen, en werkt graag samen. Je verbindt verschillende mensen en afdelingen, stelt kritische vragen, denkt vooruit en neemt initiatief.
Eisen:

• Je hebt ruime ervaring als managementassistent of in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Je bent sterk in organiseren, plannen, prioriteren en behoudt overzicht in een dynamische omgeving.
• Je beschikt over uitstekende digitale vaardigheden, beheerst Office 365 en maakt je snel nieuwe systemen eigen.
• Je werkt graag samen, deelt kennis en beweegt soepel mee met veranderingen.
• Je bent vier dagen per week beschikbaar, waaronder de vrijdag.
• Je communiceert uitstekend in het Nederlands.

Je brengt de volgende competenties mee:

• Collegiaal/Teamplayer
• Kritisch denken
• Initiatief nemen
• Kwaliteit bewaken
• Plannen en organiseren
• Flexibiliteit/aanpassingsvermogen