Implementatiemanager Cateringcontract

Voor Hogeschool Leiden zoeken wij een Implementatiemanager Cateringcontract. Je bent verantwoordelijk voor de integrale implementatie van het nieuwe cateringcontract binnen Hogeschool Leiden. Je richt de operationele processen in volgens de contractuele afspraken en implementeert het digitale bestelproces voor banqueting en vergaderservices via de bestaande Service Management Tool (Topdesk) en de applicatie van de cateraar (BENQ). Ook fungeer je als schakel tussen de IT-afdeling van de hogeschool en de IT-verantwoordelijke van de cateraar, zodat alle digitale middelen ter ondersteuning van de cateringprocessen correct aansluiten op de IT-infrastructuur van de hogeschool.

Je doel is een soepele transitie van de cateringdienstverlening van de huidige naar de nieuwe cateraar, met minimale verstoring van het onderwijsproces en maximale tevredenheid van studenten en medewerkers.

Je rapporteert aan de facilitair contractmanager of bij diens afwezigheid aan de directeur Facilitair Bedrijf & Huisvesting.

Je werkt nauw samen met:

• de facilitair contractmanager
• de manager servicedesk & evenementen
• de manager huisvesting & technisch beheer
• de coördinator schoonmaak & catering
• de verantwoordelijke projectleider IVT-afdeling
• de adviseur facility management
• de opstartmanager van de nieuwe cateraar
• de locatiemanager van de huidige cateraar

Jouw profiel
Je bent een ervaren implementatiemanager met oog voor kwaliteit, duurzaamheid en samenwerking. Je schakelt moeiteloos tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau en weet verschillende belangen te verenigen. Je bent gewend om met harde deadlines te werken.

Kernverantwoordelijkheden

• Je leidt de implementatie van het nieuwe cateringcontract
• Je begeleidt de transitie van de cateringprocessen en de overdracht van medewerkers, producten en middelen tussen de huidige en nieuwe cateraar in het belang van de hogeschool en zorgt voor een soepele en tijdige implementatie
• Je stelt een algehele projectplanning op en bewaakt deze
• Je bewaakt risico’s en kwaliteit rondom de implementatie
• Je coördineert alle betrokken interne en externe stakeholders
• Je verzorgt communicatie en afstemming richting diverse gebruikersgroepen
• Je ziet toe op naleving van veiligheidsvoorschriften, wet- en regelgeving, duurzaamheidsdoelen en andere eisen vanuit het Programma van Eisen
• Je rapporteert over voortgang, risico’s en besluiten aan de facilitair contractmanager en directeur FB&H
• Na afronding van het implementatieproces zorg je voor tijdige en zorgvuldige overdracht aan de beheersorganisatie

Belangrijkste taken

1. Voorbereidingsfase

• Je verdiept je in de aanbestedingsdocumenten (o.a. PVE, aanbieding cateraar, cateringovereenkomst, SLA's)
• Je maakt kennis met de betrokken medewerkers van Hogeschool Leiden
• Je maakt kennis met het managementteam van de huidige en het opstartteam van de nieuwe cateraar
• Je maakt een projectplanning op basis van bestaande (concept)planningen

2. Uitvoeringsfase

Implementatie & Projectleiding

• Je stelt een integraal implementatieplan op en voert dit uit
• Je richt de projectstructuur en governance in
• Je bewaakt de voortgang, plant volgens onderwijs- en tentamenperiodes, houdt deadlines en veiligheid tijdens de uitvoering in de gaten
• Je voert risicomanagement en escalatie uit

Digitale Inrichting & IT-afstemming

• Je richt de cateringgerelateerde bestelprocessen in de Service Management Tool (Topdesk) in (zoals meldingen, reserveringen, storingen, klachten)
• Je sluit het systeem van de cateraar (BENQ) aan op SMT van de hogeschool (Topdesk)
• Je vertaalt contractafspraken naar digitale workflows
• Je legt SLA’s en responstijden vast in het systeem
• Je configureert autorisaties en gebruikersrollen
• Je stelt handleidingen, werkinstructies en protocollen op waar nodig
• Je test het bestelproces functioneel en met gebruikersacceptatie
• Na livegang richt je het financiële proces (zoals facturatie banqueting) in
• Je coördineert de afstemming tussen IVT-verantwoordelijken bij aansluiting van kassasystemen, betaalsystemen en rapportagesystemen
• Je stemt netwerkvereisten af (wifi, VLAN, bekabeling)
• Je borgt informatiebeveiliging en AVG-richtlijnen
• Je coördineert koppelingen, zoals Single Sign-On, financiële systemen en identity management
• Je stelt technische documentatie op en draagt deze over aan de beheerorganisatie

Coördineren van soepele transitie tussen cateraars

• Je bewaakt en begeleidt de transitie en overdracht van medewerkers, producten en middelen tussen de huidige en nieuwe cateraar in het belang van de hogeschool
• Je zorgt ervoor dat de dienstverlening naadloos aansluit, zodat studenten en medewerkers hiervan zo min mogelijk hinder ondervinden
• Je waarborgt dat het transitieproces geen negatieve invloed heeft op onderwijs- en toetsingsprocessen
• Je stemt af met stakeholders uit andere projecten, zoals verbouwingen en renovaties, die relevant zijn voor het implementatie- of transitieproces

Stakeholdermanagement

• Je betrekt de studentenraad en ondernemingsraad
• Je communiceert richting studenten en medewerkers
• Je organiseert demo’s en pilotmomenten voor de nieuwe digitale bestelprocessen

Duurzaamheid & Maatschappelijke Impact

• Je implementeert duurzaamheidsafspraken (CO2, voedselverspilling, verpakkingen)
• Je ondersteunt bij het inrichten van rapportagesystemen
• Je verzorgt de eerste monitoring via rapportagesystemen

3. Overdracht en nazorg

• Je monitort de operationele aspecten van het nieuwe cateringcontract intensief gedurende de eerste 3 maanden
• Je evalueert de digitale bestelprocessen in de eerste 3 maanden
• Je optimaliseert workflows op basis van gebruikersfeedback
• Je draagt over aan de facilitair contractmanager, manager Servicedesk en coördinator Schoonmaak & Catering
• Je stelt een evaluatie en opleverrapportage op

Verantwoordelijkheden

• Operationele implementatie van het cateringcontract
• Begeleiding van de transitie en overdracht tussen huidige en nieuwe cateraar
• Tijdige en correcte inrichting van het digitale bestelproces voor banqueting- en vergaderservice
• Werkende en veilige IT-aansluitingen van alle digitale middelen voor de cateringdienstverlening bij contractstart
• Voorkomen van verstoring van onderwijsactiviteiten door operationele problemen of IT- en systeemproblemen
• Borging van informatiebeveiliging en privacy

Organisatie
Hogeschool Leiden is een multisectoriële hogeschool in het hart van de Randstad en telt ongeveer 12.500 studenten en 1.480 medewerkers. Het onderwijs wordt verzorgd binnen vijf faculteiten met een eigen identiteit, die samenhangt met het karakter van de opleidingen en de verschillende beroepen en werkvelden waarvoor studenten worden opgeleid.

Functie-eisen

• Je beschikt over HBO of WO werk- en denkniveau, bij voorkeur van de Hoge Hotelschool of in HBO Facilitair Dienstverlening
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als manager of projectleider binnen facilitaire services
• Je hebt kennis van en ervaring met Service Management Tools, bij voorkeur Topdesk en BENQ
• Je hebt kennis van en ervaring met de implementatie en koppeling van netwerken en digitale systemen
• Je hebt ervaring met het leiden van multidisciplinaire teams
• Je hebt sterke communicatieve en organisatorische vaardigheden
• Je bent resultaatgericht, analytisch en besluitvaardig
• Je toont leiderschap door mensen te verbinden en te motiveren
• Je bent in staat om te plannen en organiseren en houdt overzicht over meerdere werkstromen
• Je bent communicatief vaardig en schakelt soepel tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau met diverse stakeholders
• Je bent omgevingsbewust en begrijpt de belangen van verschillende stakeholders
• Je bent kwaliteitsgericht en streeft naar duurzame en hoogwaardige resultaten