Adviseur Externe Presentatie

Voor Gemeente Velsen zoeken wij een Adviseur Externe Presentatie. Je ondersteunt de burgemeester en wethouders bij publieke optredens en je speelt een belangrijke rol bij representatieve en protocollaire aangelegenheden.
Je bent verantwoordelijk voor het organiseren van evenementen en bedenkt vernieuwende concepten om de gemeente op een dynamische manier te presenteren.
In deze functie werk je nauw samen met de burgemeester, de administratieve ondersteuner Kabinetszaken, de adviseur evenementen, een communicatieadviseur, het bestuurssecretariaat en facilitair medewerkers.
Je voert zelf werkzaamheden uit en bent daarnaast de verbindende factor in de samenwerking met externe partijen.
Naast het organiseren van evenementen bestaat je rol voor een groot deel uit administratief werk.

Werkzaamheden

• In samenwerking met het bestuurssecretariaat ondersteun je het college van burgemeester en wethouders bij publieke optredens of representatieve en protocollaire aangelegenheden.
• Je organiseert en coördineert evenementen zoals de jaarlijkse nieuwjaarsreceptie voor relaties, de Lintjesregen en Dodenherdenking, met creatieve accenten die passen bij een bruisende gemeente.
• Je organiseert bezoeken van de burgemeester aan jubilarissen en ontvangsten/werkbezoeken van het college in de stad, de regio of daarbuiten.
• Je schrijft en actualiseert beleidsvoorstellen over onderwerpen zoals het vlaggenprotocol, lokaal waarderingsbeleid en herdenkingen.
• Je biedt ondersteuning op het gebied van professioneel relatiebeheer en adviseert over het gebruik en de inzet van relatiegeschenken.
• Je schrijft notities, brieven en voorwoorden voor de burgemeester, het college of de organisatie.
• Je schrijft en actualiseert beleidsvoorstellen rondom onder andere lokaal waarderingsbeleid, herdenkingen en erepenningen.

Mocht je het leuk vinden om ook alle administratieve taken op te pakken, dan kun je aanvullend onderstaande werkzaamheden uitvoeren:

• Je verzorgt en begeleidt aanvragen voor Koninklijke Onderscheidingen van begin tot eind in de applicatie Lint.
• Je zorgt ervoor dat inwoners gefeliciteerd worden met diverse jubilea en controleert of de personalia correct zijn.
• Je beschrijft werkprocessen en draaiboeken voor bovenstaande activiteiten.
• Je ondersteunt bij officiële bezoeken, evenementen en representatieve taken van de burgemeester.
• Je beheert de inbox van Kabinetszaken, verzorgt de correspondentie en handelt e-mails af.

Jouw profiel

• Je bent een organisatorisch talent met passie voor evenementen en representatie.
• Je handelt proactief, creatief en flexibel in een dynamische omgeving.
• Je kunt goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden en bent administratief sterk.
• Je bent in staat zelfstandig te werken en hebt tegelijkertijd een verbindende rol in het team en met externe partijen.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en kunt je mondeling en schriftelijk helder uitdrukken.

Team Velsen werkt vanuit de kernwaarden uitnodigend & transparant, doeltreffend en verantwoordelijk.
Deze waarden vormen de basis voor samenwerken en dienstverlening, altijd met de inwoners in hoofd en hart.
Open en eerlijke communicatie staan centraal en je draagt bij aan een omgeving waarin iedereen zich welkom, gewaardeerd en uitgedaagd voelt.

Functie-eisen

• Je hebt directe invloed op de beeldvorming van het college van B&W door deze functie met zorg uit te oefenen en je bewust te zijn van jouw rol hierin.
• Je bent hét aanspreekpunt voor alles wat met externe evenementen, representatie, protocol en kabinetszaken te maken heeft.
• Je neemt het voortouw, verbindt en schakelt ons netwerk in om iedere bijeenkomst of evenement binnen jouw portefeuille voor de volle 100% te laten slagen.
• Je begrijpt dat het afbreukrisico groot is en handelt hiernaar, omdat fouten directe gevolgen kunnen hebben voor de burgemeester, het college en de gemeente Velsen.
• Je werkt nauw samen met diverse collega’s en een extern netwerk volgens het handboek kabinetszaken.
• Je bent een verbinder en een echte spin in het web die de regie houdt over door jou geïnitieerde bijeenkomsten en regelmatig afstemt met verschillende afdelingen.
• Je bent innovatief en creatief, durft dingen anders aan te pakken en houdt ervan vooruit te plannen en het overzicht te bewaren.
• Je bent flexibel inzetbaar, ook buiten kantoortijd, wanneer dat nodig is.
• Je bent zowel bestuurlijk als omgevingssensitief en weet hierop te anticiperen.