Recordmanager

Voor Ministerie van Justitie en Veiligheid zoeken wij een Recordmanager. Je werkt binnen het team Advies Informatievoorziening, dat onderdeel is van de afdeling Relatie- en informatiemanagement binnen het Dienstencentrum van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Je ondersteunt het digitaal zaakgericht werken in het documentmanagementsysteem DigiJust (FileNet). Daarnaast geef je ondersteuning voor andere applicaties die binnen de informatiehuishouding worden gebruikt, zoals voor samenwerken, digitaal vergaderen, het vinden van informatie en elektronisch ondertekenen. Gebruikers kunnen bij jou terecht met concrete vragen, voor instructies en voor advies om hun informatiehuishouding beter op orde te krijgen. Ook ben je als recordmanager medeverantwoordelijk voor het duurzaam toegankelijk houden van archiefwaardige informatie, zowel in papieren als digitale vorm. Je biedt ondersteuning bij grote informatieverzoeken en archiefonderzoek.

In de periode april 2025 - april 2026 heeft een externe recordmanager innovatieve verbeteringen doorgevoerd voor het vernietigen van stukken in het DMS DigiJust van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Deze innovaties zijn nog niet volledig afgerond. Voor de periode mei - juni 2026 is er behoefte aan een recordmanager met ervaring in DigiJust en met de selectielijst van het ministerie, om de ingezette ontwikkelingen af te ronden.

Jouw werkzaamheden / prestatiedoelstellingen

• Je rondt procedureel een steekproef op te vernietigen dossiers af.
• Je traint de afdeling Productie Informatievoorziening (PIV) in beter metadateren in DigiJust.
• Je stelt een verbetervoorstel op voor de overige vernietigingsachterstanden.
• Je richt de monitoring van de PIV beter in.

Recordmanagement betreft de efficiënte en systematische controle over het aanmaken, ontvangen, onderhouden, gebruiken en beschikbaar stellen van records, inclusief het verkrijgen en behouden van bewijs en informatie over bedrijfsactiviteiten en transacties. In een digitale werkomgeving neem je kwaliteitseisen aan de bron als uitgangspunt. Recordmanagement bepaalt de kaders en normen en borgt de inbedding van deze kwaliteitseisen in het informatie- en archiefbeheer.

Jouw profiel

• Je weet snel de kernvraag in complexe materie boven tafel te krijgen.
• Je overziet diverse belangen en kunt ondanks tegenstellingen effectief acteren.
• Je bent deskundig en zet kennis en (werk)ervaring snel in.
• Je kunt je goed uitdrukken en bent sociaal vaardig.
• Je past binnen het team: je bent communicatief vaardig, secuur, hebt aanpassingsvermogen, bent stressbestendig en flexibel.

Functie-eisen

• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau
• Je beschikt over een afgeronde vakopleiding op het gebied van informatiebeheer
• Je hebt ervaring in de rol van Recordmanager met informatiebeheer en het waarderen van informatieverzamelingen (bewaartermijnen)
• Je hebt ervaring met het werken met de selectielijst van JenV
• Je hebt ervaring met de recordmanagementapplicatie van het DMS DigiJust

Functie-wensen

• Je hebt ervaring in de rol van Recordmanager met informatiebeheer en waardering van informatieverzamelingen
• Bij voorkeur heb je kennis van de werkprocessen bij de Rijksoverheid
• Het is een pre als je ervaring hebt met het trainen van PIV in beter metadateren in DigiJust
• Je bent bekend met metagegevens om duurzame toegankelijkheid te waarborgen
• Je hebt ervaring met het procedureel afronden van een steekproef op te vernietigen dossiers