Projectmedewerker Archief

Voor Gemeente Leiden zoeken wij een Projectmedewerker Archief. Je werkt projectmatig aan het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Zoeterwoude. Jij zorgt ervoor dat het bestaande archief zorgvuldig en volledig wordt overgebracht naar de regionale archiefbewaarplaats. Samen met de afdelingscoördinator draag je er zorg voor dat het archief in goede, geordende en toegankelijke staat wordt overgedragen.

Als Senior Medewerker DIV ben jij verantwoordelijk voor de overdracht van het archief, zowel fysiek als digitaal binnen het zaaksysteem JOIN. Jij bent verantwoordelijk voor het gehele traject: van voorbereiding en bewerking tot en met de daadwerkelijke overdracht.

Binnen deze verantwoordelijkheid stel je een Archiefbewerkingsplan (ABP) op als leidraad voor de uitvoering van je werkzaamheden. Daarnaast stel je de formele documenten op die bij de overbrenging horen, waaronder een Akte van Overbrenging en een Verklaring van Overbrenging. Voor archiefbescheiden die niet voor blijvende bewaring in aanmerking komen, stel je een Proces-Verbaal van Vernietiging op.

Je bewerkt alle te archiveren dossiers inhoudelijk conform de geldende archiefwet- en regelgeving. Ook maak je de dossiers fysiek gereed voor duurzame opslag, bijvoorbeeld door het gebruik van geschikte archiefomslagen en het inbinden met keperband. Jij verzorgt daarnaast een volledige en correcte beschrijving van alle dossiers in een gestructureerd CSV-bestand, zodat een zorgvuldige overdracht en toekomstige raadpleegbaarheid gegarandeerd zijn.

De opdracht loopt al enkele jaren en vraagt om een concrete afronding van de werkzaamheden binnen ongeveer anderhalf jaar.

Om deze functie goed te kunnen uitvoeren, beschik je over ruime ervaring met werken binnen gemeenten en het vakgebied DIV. Kennis van het zaaksysteem JOIN is vereist.

Je bent een aanpakker, slagvaardig en communicatief sterk. Je werkt zelfstandig en planmatig; er is geen directe collega binnen deze rol. De werkzaamheden vallen onder verantwoordelijkheid van het Cluster Bedrijfsvoering. De reguliere IBA-werkzaamheden vallen onder de verantwoordelijkheid van het team IBA van de regiogemeente Leiden.

Jouw profiel

• Je bent communicatief sterk en kunt op verschillende niveaus schakelen.
• Je bent oplossingsgericht en in staat om bij uitdagingen snel tot een passende en uitvoerbare oplossing te komen.

Functie-eisen

• Je hebt kennis en werkervaring in het bewerken en schonen van analoog archief
• Je beschikt over kennis en werkervaring in het organiseren van de overdracht van archieven volgens de Archiefwet en naar een archiefbewaarplaats
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring binnen de Documentaire Informatievoorziening (DIV)-afdeling van een gemeentelijke organisatie
• Je hebt werkervaring in projecten, van opzetten, uitvoeren tot nazorg

Functie-wensen

• Je beschikt over MBO werk- en denkniveau en kunt werkzaamheden planmatig organiseren en prioriteren, zodat taken efficiënt en volgens planning worden uitgevoerd. Daarbij heb je aantoonbare kennis van relevante wet- en regelgeving, waaronder de Archiefwet en de kaders rondom archiefbewaarplaatsen.
• Je schakelt effectief met meerdere interne en externe partijen en kunt omgaan met onvoorziene informatie uit fysieke dossiers. Je analyseert de impact hiervan op de werkwijze en stemt waar nodig tijdig af om de voortgang en juiste afhandeling van het werk te waarborgen. Hierbij maak je gebruik van je kennis van de geldende gemeentelijke selectielijsten en weet deze correct toe te passen.
• Je kunt je snel inwerken in een organisatie, processen analyseren en concrete verbeteringen voorstellen, bijvoorbeeld door knelpunten te signaleren en oplossingen te implementeren. Gezien de aard van het analoge archief, dat deels dateert vanaf 1900, ben je in staat om de juiste (historische) selectielijsten toe te passen en hier zorgvuldig mee om te gaan binnen het bewerkings- en overbrengingsproces.