Adviseur Informatie- en Archiefmanagement Specialisatie Selectielijst

Voor Kadaster zoeken wij een Adviseur Informatie- en Archiefmanagement Specialisatie Selectielijst. Je bent mede verantwoordelijk voor het regisseren en uitvoeren van het project 'Actualisatie Selectielijst Kadaster'. Op tactisch niveau beoordeel je processen en waardeer je de bijbehorende informatie-objecten volgens de Archiefwet en de handreiking waardering en selectie van het Nationaal Archief. De scope betreft de processen van het Kadaster, waaronder sturende, primaire en ondersteunende werkprocessen. Je identificeert per procestype de specifieke informatieobjecten en zorgt voor de juiste waardering.

• Je hanteert strikt de methodiek van de Handreiking waardering en selectie van het Nationaal Archief. Hierbij analyseer je methodisch alle processen en de bijbehorende informatie-objecten.
• Je voert de regie over het traject: van de initiële procesanalyse tot en met de formele vaststelling, inclusief de wettelijke inspraakprocedure, afstemming met het Nationaal Archief en uiteindelijke publicatie in de Staatscourant.
• Je constateert of procesbeschrijvingen aanwezig, volledig en correct zijn om als basis te dienen voor waardering. Indien dit niet het geval is, adviseer je de proceseigenaar of diens afgevaardigde over de benodigde aanvullingen.
• Op basis van door directies opgeleverde procesbeschrijvingen stel je de waardering van informatieobjecten op.
• Indien het ontbreken van correcte procesbeschrijvingen de voortgang van de Selectielijst belemmert, rapporteer je dit aan de Tactisch Adviseur IAM en de operationeel Manager Data Management, zodat dit via de lijn geadresseerd kan worden.
• Je werkt volgens de LEAN-methode en coördineert werkzaamheden in Jira. Kennis van en ervaring met deze manier van werken zijn vereist om effectief samen te werken binnen het virtuele team.
• Je bent bedreven in projectmanagement: plannen, prioriteren, bewaken van de voortgang en ervoor zorgen dat het opstellen en publiceren van de nieuwe Selectielijst succesvol wordt afgerond.
• Je gebruikt Microsoft 365 (SharePoint en Teams) voor de gestructureerde vastlegging van waarderingsbesluiten en als centraal samenwerkingspunt voor materiedeskundigen vanuit de directies.

Verantwoordelijkheden

• Je identificeert processen en waardeert de daaruit voortvloeiende informatie-objecten in een nieuwe selectielijst.
• Je regisseert en begeleidt inhoudelijk materiedeskundigen vanuit de directies die parttime worden ingezet voor de procesanalyse.
• Je fungeert als inhoudelijk gesprekspartner voor proceseigenaars en directies.
• Je bewaakt dat de afstemming binnen de directie tijdig plaatsvindt, zodat de waardering formeel gedragen wordt door de betreffende directie.
• Je toetst kritisch de door materiedeskundigen uit de directies opgeleverde procesbeschrijvingen op inhoudelijke bruikbaarheid voor waardering.

Competenties

• Je bent resultaatgericht en zet je in voor het behalen van concrete resultaten en succesvolle afronding van projecten.
• Je beschikt over analytisch vermogen: je doorgrondt complexe vraagstukken snel, identificeert kansen en risico’s en vertaalt deze naar heldere, bruikbare adviezen.
• Je hebt verbindend vermogen en overtuigingskracht: je bent de schakel tussen diverse stakeholders en afdelingen, creëert draagvlak en overtuigt anderen van veranderingen.
• Je bent communicatief sterk: je communiceert helder en doeltreffend, zowel mondeling als schriftelijk, wat essentieel is voor het opstellen van beleid en kennisoverdracht.
• Je bent kwaliteitsgericht.
• Je bent initiatiefrijk en proactief: je signaleert zelfstandig verbetermogelijkheden en neemt initiatief om deze aan te pakken.
• Je hebt een hands-on mentaliteit en werkt graag in een team; je streeft altijd naar de hoogste kwaliteit in je adviezen en werk.
• Je bent in staat kennis over te dragen aan anderen.

Organisatie

Het Kadaster registreert en verstrekt gegevens over de ligging van vastgoed in Nederland en de daarmee samenhangende rechten, zoals eigendom en hypotheek. Als zelfstandig bestuursorgaan is dat hun wettelijke taak. De gegevens bieden houvast bij het onderzoeken van maatschappelijke vraagstukken, of het nu gaat om de beste route voor een nieuwe snelweg, actuele ontwikkelingen op de woningmarkt of het in beeld brengen van leegstand.

Functie-eisen

• Je beheerst de Nederlandse taal vloeiend, zowel in woord als geschrift
• Je hebt minimaal een afgeronde HBO-opleiding in de richting van Informatiemanagement, Archiefwetenschap (bijv. Archiefwetenschap II) of een vergelijkbare relevante discipline
• Je hebt in de afgelopen 5 jaar minimaal 1 traject succesvol afgerond waarbij je een integrale Selectielijst hebt opgesteld conform de handreiking waardering en selectie van het Nationaal Archief, inclusief afstemming met de inspectie en het traject naar publicatie in de Staatscourant
• Je beschikt over aantoonbare ervaring met procesanalyse en het waarderen van informatie-objecten op tactisch niveau binnen een organisatie, bij voorkeur in een ZBO-organisatie

Functie-wensen

• Je hebt ervaring met het proces om tot een nieuwe selectielijst te komen volgens de Handreiking Waardering en Selectie van het Nationaal Archief
• Je hebt ervaring met het managen van stakeholders en kunt, waar nodig, aanspreken op rolzuiverheid en verantwoordelijkheid
• Je hebt ervaring met het functioneel aansturen en inhoudelijk coachen van ondersteunend personeel
• Het is een pre als je ervaring hebt met de specifieke dynamiek van het Kadaster of andere datagedreven ZBO’s, onderbouwd met voorbeelden uit eerdere opdrachten of projecten