Facilitair Coördinator

Voor Gemeente Hilversum zoeken wij een Facilitair Coördinator. Samen sterker!
Wijdemeren en Hilversum vormen vanaf 1 januari 2027 samen één gemeente. Door deze bundeling van krachten wordt de dienstverlening aan 120.000 inwoners en bijna 20.000 bedrijven niet alleen gegarandeerd, maar ook verder verbeterd. Dit biedt nieuwe energie om de verbondenheid tussen de gemeenten te versterken. De dorpen Ankeveen, Breukeleveen, 's-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg behouden hun eigen karakter en vormen een waardevolle aanvulling op het meer stedelijke karakter van Hilversum. De mix van veen, water, zand en heide maakt Hilversum aantrekkelijk om in te wonen, te werken en te recreëren.

Op dit moment zijn er in Hilversum twee grote gemeentelijke opvanglocaties voor Oekraïense ontheemden en is een kleinere locatie in ontwikkeling. Op deze locaties worden in totaal ongeveer 800 vluchtelingen opgevangen. Daarnaast wordt een nieuw pand ontwikkeld als opvanglocatie voor 52 Oekraïense ontheemden. Het dagelijks en sociaal beheer op de locaties wordt verzorgd door vaste huismeesters, ondersteund door externe partijen. Zij begeleiden de dagelijkse facilitaire dienstverlening, leggen deze vast en zetten acties uit naar leveranciers. Grote facilitaire contracten zijn aanbesteed en lopen de komende jaren.

Als Facilitair Coördinator ben je verantwoordelijk voor het zelfstandig monitoren, optimaliseren en begeleiden van het contractmanagement en het dagelijks beheer (2e lijn) van de gebouwen. Je werkt hierbij nauw samen met het programmateam Opvang vluchtelingen, het team Facilitair en Huisvesting, team Inkoop en team Financiën. Jij zorgt ervoor dat de huisvesting en dienstverlening voor de opvang van Oekraïense ontheemden optimaal verloopt.

De komende maanden ga je aan de slag met diverse projecten, zoals:

• Aanbesteden van het contract Safety & Security, waaronder cameratoezicht en uitbreiding van het toegangscontrolesysteem;
• Her-aanbesteding van het contract met de stomerij;
• Her-aanbesteding van het contract manbeveiliging;
• Begeleiden van het verhuisproject van vluchtelingen van het Thebe-gebouw naar het nieuwe gebouw;
• Optimaliseren van de schoonmaakdienstverlening op de locaties Thebe en Philips.

Jouw verantwoordelijkheden

• Beheren van facilitaire contracten voor de opvanglocaties, waaronder beveiliging, schoonmaak, catering en afval;
• Houden van contact met locatiemanagement, leveranciers, huismeesters en interne teams om behoeften te inventariseren en te vertalen naar passende contractafspraken;
• Zorgdragen voor de juiste implementatie van afgesproken dienstverlening en adviseren bij aanbestedingen;
• Bewaken, analyseren en sturen op de kwaliteit van dienstverlening. Je voert leveranciersbeoordelingen uit en voorziet leveranciers en interne klanten van informatie en feedback;
• Oplossen van operationele of tactische knelpunten, aanpassen van contracten waar nodig, verzorgen van verlengingen en rapporteren aan de programmaorganisatie;
• Uitvoeren van projecten van initiatie tot en met realisatie en evaluatie.

Competenties

• Crisis- en stressbestendigheid;
• Interculturele sensitiviteit;
• Leiderschap en teamcoaching;
• Organisatievermogen en procesoptimalisatie;
• Stakeholdermanagement en samenwerking.

Jouw profiel

• Je beschikt over aantoonbare ervaring in facilitair management, contractbeheer en projectmatig werken;
• Je weet verbinding te maken met verschillende partijen en belangen te behartigen;
• Je bent daadkrachtig, oplossingsgericht en hebt oog voor de mens in de organisatie;
• Je werkt gestructureerd en houdt overzicht, ook in complexe situaties.

Functie-eisen

• Je hebt een afgeronde hbo-opleiding in de richting van Facilitair Management, Hotelschool of een gelijksoortige opleiding
• Je beschikt over minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van contractmanagement bij facilitaire contracten in de afgelopen 5 jaar
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het aanbesteden van facilitaire contracten

Functie-wensen

• Je bent uiterlijk beschikbaar per 1 mei 2026 voor minimaal 32 - 36 uur per week
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het coördineren van 2e lijns facilitaire dienstverlening
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van de contractmanagementcyclus, zowel op het gebied van hard- als soft services
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het aanbesteden van facilitaire contracten in de afgelopen 5 jaar, blijkend uit minimaal 2 referentieprojecten