Procesimplementatiemanager

Voor Universiteit van Amsterdam zoeken wij een Procesimplementatiemanager. Als Procesimplementatiemanager leid je de instelling brede implementatie van een nieuwe werkwijze voor plannen en roosteren bij de Hogeschool van Amsterdam (HvA). Je zorgt dat nieuwe procesafspraken en werkwijzen zorgvuldig landen in faculteiten, opleidingen en ondersteunende diensten en dat ze duurzaam worden geborgd.

Context
De HvA werkt binnen het programma Plannen & Roosteren aan een uniforme en toekomstbestendige inrichting van de onderwijslogistieke processen rond planning, roostering en capaciteitsgebruik. Het programma richt zich op betere samenwerking tussen faculteiten en diensten, meer transparantie in besluitvorming en efficiëntere inzet van onderwijsruimtes en roostercapaciteit. Binnen dit programma worden HvA-brede procesafspraken ontwikkeld en gefaseerd ingevoerd binnen de verschillende faculteiten en diensten.

Jouw doel
Je implementeert HvA-brede kaders en procesafspraken rondom plannen en roosteren op een projectmatige manier en borgt de nieuwe werkwijze binnen alle faculteiten en ondersteunende diensten. Je bewaakt het instellingsbrede perspectief en vertaalt bestuurlijke besluiten naar een werkbare, organisatiebrede implementatie in de praktijk.

Werkomgeving en samenwerking
Je werkt onder regie van het kernteam Plannen en Roosteren in een bestuurlijk complexe omgeving met meerdere stakeholders en besluitvormingslagen. Faculteiten en diensten zijn zelf opdrachtgever voor de implementatie in hun eigen eenheid. Jij stuurt verandercoördinatoren aan, faciliteert en ondersteunt hen, signaleert knelpunten en escaleert waar nodig. Je zorgt dat gemeenschappelijke afhankelijkheden en issues organisatiebreed worden belegd en opgepakt, zodat faculteiten en diensten kunnen doorwerken en zoveel mogelijk worden ontzorgd.

Jouw verantwoordelijkheden

• Projectmatig aansturen van de implementatie van kaders en procesafspraken en fungeren als primair aanspreekpunt voor de proceskant.
• Coördineren en ondersteunen van facultaire implementatieteams en aansturen van verandercoördinatoren.
• Voorbereiden en begeleiden van overleggen en besluitvorming binnen de governance.
• Bewaken van scope, planning, afhankelijkheden en kwaliteit van de implementatie.
• Signaleren en analyseren van risico’s en knelpunten en initiëren van mitigerende maatregelen.
• Rapporteren over voortgang, risico’s en afhankelijkheden richting kernteam en governance.
• Bijdragen aan communicatie, training en implementatieondersteuning.
• Inrichten en ondersteunen van monitoring en PDCA-cycli voor continue verbetering.

Resultaten die je realiseert

• Een projectmatige, gefaseerde implementatie van HvA-brede afspraken voor plannen en roosteren binnen betrokken faculteiten en diensten.
• Effectief ingerichte en begeleide implementatieteams binnen faculteiten en diensten.
• Goede voorbereiding en begeleiding van bestuurlijke besluitvorming en afstemming.
• Heldere, periodieke voortgangsrapportages met inzicht in risico’s en afhankelijkheden.
• Structurele borging van de nieuwe werkwijzen in processen, samenwerking en monitoring.
• Een goed werkende monitoring- en PDCA-cyclus voor evaluatie en bijsturing van de implementatie.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal hbo-werk- en denkniveau. Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als projectmanager of verandermanager in complexe organisaties; je hebt aantoonbare ervaring met governance, besluitvorming en bestuurlijke verhoudingen; je hebt ervaring met het aansturen van organisatiebrede procesimplementatietrajecten inclusief bijbehorende veranderingen in rollen en gedrag; je kunt meerdere deeltrajecten gelijktijdig sturen. Een pré is dat je ervaring hebt met procesimplementaties binnen onderwijsinstellingen, met processen rondom plannen, roosteren en onderwijslogistiek, en met Lean-methodieken of vergelijkbare procesverbetering. Je beschikt over kerncompetenties zoals proces- en ketenexpertise, stakeholder- en omgevingssensitiviteit, projectmatig sturen, samenwerkingsgericht leiderschap en resultaatgerichtheid.