Archiefinspecteur

Voor Gemeente Apeldoorn zoeken wij een Archiefinspecteur. De samenleving verandert continu, wat van jou vraagt om wendbaar te blijven en tegelijkertijd in control te zijn. Jij vergroot de uitvoeringskracht en versterkt het strategisch vermogen van de organisatie. Je werkt samen met anderen aan het Apeldoorn van morgen. Binnen de organisatie werk je in één van de vier thema’s waarbinnen de verschillende afdelingen opereren: Concern, Ruimte en Economie, Maatschappelijke ontwikkeling en Dienstverlening & Bedrijfsvoering. De vier kernwaarden van de gemeente Apeldoorn zijn vakmanschap, innovatiekracht, betrouwbaarheid en samenwerking. Jij beschikt over veel kennis en kunde. Jouw innovatiekracht helpt je om flexibel te reageren op veranderingen. Je bent betrouwbaar: je doet wat je zegt en zegt wat je doet. Je werkt actief samen met inwoners, het bestuur, bedrijven, andere overheidsinstanties en collega’s binnen het stadhuis. Je weet dat samenwerking noodzakelijk is om tot de beste oplossingen te komen voor nu en in de toekomst. Je investeert actief in samenwerkingen en draagt samen verantwoordelijkheid voor het eindresultaat.
Als archiefinspecteur werk je samen met de gemeentearchivaris aan het versterken van de informatie- en archiefbeheerprocessen. Je voert inspecties uit bij de gemeente en de vijf samenwerkingsverbanden, zoals de GGD en Veiligheidsregio. Daarbij toets je niet alleen op de naleving van wet- en regelgeving, maar zoek je ook naar kansen om processen te verbeteren. Je hebt daarnaast een adviserende rol richting deze organisaties.
Concreet werk je aan:

• Het voorbereiden en uitvoeren van inspecties op basis van de Archiefwet- en regelgeving en de KPI-methodiek.
• Het opbouwen van relaties en het geven van adviezen aan managers en medewerkers.
• Bijdragen aan de ontwikkeling en implementatie van praktische oplossingen voor analoog en digitaal archiefbeheer.

Jouw kerntaken zijn:

• Tweejaarlijks namens de gemeentearchivaris stel je een toezichtrapportage op voor de dagelijkse besturen van de gemeenschappelijke regelingen over het beheer van de niet-overgebrachte overheidsinformatie door de betreffende organisaties.
• Je geeft advies over het informatie- en archiefbeheer.
• Je voert thema- en/of aspectinspecties uit naar de kwaliteit en effectiviteit van de informatiehuishouding.
• Je ondersteunt de gemeentearchivaris bij het geven van formeel advies en goedkeuring vanuit de archiefwet- en regelgeving.
• Je monitort via kwartaaloverleggen de verbeterpunten die in de toezichtrapportages worden benoemd.
• Je geeft voorlichting over relevante wet- en regelgeving en andere vakinhoudelijke onderwerpen.

Het zwaartepunt van jouw werkzaamheden ligt bij het adviseren en toezicht houden, zowel intern als richting de gemeenschappelijke regelingen. Je adviseert onder meer over:

• Bewaartermijnen en aanbestedingen
• MDTO, kwaliteitssystemen
• Handboek vervanging, etc.

Je stemt af met de recordmanager over de digitale vernietigingslijsten en stelt toezichtrapportages op. Waar nodig voer je overleg met de gemeenschappelijke regelingen.
Competenties

• Samenwerken, verbinden en relaties onderhouden.
• Adviesvaardig, schakelen tussen verschillende perspectieven.
• Onafhankelijkheid: ondernemen vanuit eigen kracht.
• Overtuigingskracht: gezag en draagvlak creëren.
• Proactief, prioriteiten stellen en analytisch vermogen.
• Zorgvuldig, klantgericht en resultaatgericht handelen.
• Communicatief en sociaal vaardig met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.

Organisatie
Met bijna 170.000 inwoners is deze gemeente de elfde van Nederland en groeit door naar 180.000 inwoners. Ongeveer 2.000 collega’s dragen bij aan de strategische doelen van de organisatie: het versterken van Apeldoorn als gezinsstad, een duurzaam en ondernemend Apeldoorn en een toeristisch toplandschap.

Functie-eisen

• Je bent per 1 juni 2026 beschikbaar
• Je beschikt over relevante opleidingen op het gebied van informatiewetgeving (Archiefwet, Woo, AVG, etc.) op minimaal HBO-niveau
• Je hebt kennis van en minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met archiefbeheer en toezicht

Functie-wensen

• Je hebt vergelijkbare werkervaring in een overheidsorganisatie