Projectmanager BBT

Voor de Belastingdienst zoeken wij een Projectmanager BBT. Je draagt bij aan de versterking van de praktische rechtsbescherming van burgers en kleine ondernemers in belasting- en toeslagzaken. Je behandelt casuïstiek en brengt signalen en structurele knelpunten in kaart die voortkomen uit deze zaken in relatie tot de Belastingdienst en het toeslagenstelsel. Voor de ondersteuning van deze werkzaamheden zorg je voor een robuust, betrouwbaar, toekomstbestendig en veilig casusvolgsysteem. Dit systeem ondersteunt het volledige proces: van aanmelding en registratie van casuïstiek, vastleggen van de behandeling (zoals te bewaren documenten en rapportages), analyse van potentiële patronen, selectie van casuïstiek die interessant kan zijn voor de Tweede Kamer Rapportage, tot het genereren van informatie en kengetallen voor management en de Tweede Kamer rapportage. Je realiseert een workflow-oplossing die de primaire werkprocessen structureert en zoveel mogelijk digitaliseert. Tegelijkertijd borg je dat deze oplossing toekomstbestendig is en aansluit op de ICT-infrastructuur binnen de Rijksoverheid.

Jouw verantwoordelijkheden
Je zorgt als projectmanager dat een workflow-oplossing wordt gerealiseerd die de primaire processen structureert en digitaliseert. Je werkt naar een gebruiksvriendelijk, veilig en toekomstbestendig casusvolgsysteem dat het primaire proces ondersteunt.

• Inventariseren van interne behoeften
• Optreden als materiedeskundige binnen het aanbestedingstraject (je voert het aanbestedingstraject niet zelf uit, dit ligt bij de inkoopadviseur)
• Coördinatie van het ontwikkeltraject, begeleiding van de implementatie en realisatie van ingebruikname van het gekozen systeem
• Overdracht naar beheer binnen de kaders van de Rijksoverheid
• Zorgen dat het systeem de casusbehandeling ondersteunt, mogelijke patronen zichtbaar maakt, relevante casuïstiek selecteerbaar maakt voor de Tweede Kamer Rapportage, en informatie en kengetallen genereert voor management of rapportage
• Borgen dat het systeem voldoet aan eisen voor informatiebeveiliging, informatiehuishouding, bewaartermijnen, privacyvereisten en architectuurkaders van de Rijksoverheid

Rol en taken
Gedurende het gehele traject vervul je de rol van projectleider materiedeskundige, coördineer je het proces van aanbesteding tot realisatie en fungeer je als aanspreekpunt richting leverancier en ontwikkelteam. Je legt periodiek verantwoording af aan het gemandateerde MT-lid over voortgang en tijdsplanning en biedt beslispunten aan ter besluitvorming. Jij bent verantwoordelijk voor de inhoudelijke regie op het traject: van inventarisatie tot en met implementatie en overdracht naar beheer.

Werkzaamheden – Voorbereiding en aanbesteding
Je werkzaamheden in deze fase omvatten onder andere:

• Inventariseren van wensen en eisen vanuit verschillende afdelingen, management, burgers, intermediairs, dienst Toeslagen, Belastingdienst en betrokken stakeholders
• Vertalen van procesbehoeften naar functionele en niet-functionele eisen
• Opstellen van een Programma van Eisen (PvE) en selectiecriteria
• Uitvoeren van marktverkenning
• Organiseren en begeleiden van leveranciersdemonstraties en consultaties
• Beoordelen van voorstellen en ondersteunen bij de selectie van een leverancier
• Afstemmen met interne partijen zoals inkoopadviseurs, juristen, IV architecten en privacyadviseurs

Werkzaamheden – Implementatie en realisatie
Na de selectie van een leverancier ligt jouw focus op de realisatie en implementatie van het systeem.

• Opstellen en bewaken van een projectplan voor de implementatie
• Optreden als projectmanager richting leverancier en ontwikkelteam
• Prioriteren van functionaliteiten op basis van de prioriteiten van de organisatie en het bewaken van scope en planning
• Borgen dat het toekomstige systeem voldoet aan de AVG-vereisten
• Coördineren van de inrichting van het systeem en procesondersteuning
• Afstemmen met CDIO en IV-architectuur over technische integratie
• Borgen dat bewaartermijnen aansluiten op de selectielijsten van de Rijksoverheid
• Organiseren van gebruikersacceptatietesten
• Afspraken maken over inrichting en datamigratie
• Zorgen voor betrokkenheid van gebruikers/organisatie tijdens het hele traject
• Regie voeren op planning en bewaken van voortgang, risico’s en budget
• Organiseren van training en ondersteuning voor gebruikers
• Rapporteren over voortgang, risico’s en knelpunten aan het MT en/of stuurgroep
• Voorleggen van besluitvorming aan het gemandateerde MT-lid
• Zorgen voor een soepele overdracht naar de beheerorganisatie na implementatie
• Aansluiten bij de Data Protection Impact Assessment (DPIA) die parallel wordt uitgevoerd

Resultaatgebieden

• Inventarisatierapport wensen en eisen: een overzichtsrapport van de wensen en eisen (functioneel en technisch) vanuit relevante gebruikersgroepen en stakeholders
• Programma van Eisen (PvE): volledig en gedragen PvE en selectiecriteria als basis voor offerteaanvraag en aanbesteding
• Marktverkenningsrapport: verslag van de uitgevoerde marktoriëntatie met een overzicht van relevante oplossingen en leveranciers
• Selectiedossier met opzet van het aanbestedingstraject, scoremodellen, verslag van selectie/besluitvorming, en advies over keuze van leverancier en ICT-oplossing
• Projectplan implementatie: inclusief planning, fasering, mijlpalen, betrokkenen, communicatie en risicobeheersing
• Communicatie- en adoptieplan: plan van aanpak voor communicatie, betrokkenheid van gebruikers en acceptatie van het nieuwe systeem
• Implementatierapportages: periodieke voortgangsrapportages over implementatie, met terugkoppeling over planning, risico’s en knelpunten
• Opzet datamigratieplan (indien van toepassing): plan voor migratie van bestaande oplossingen naar het nieuwe systeem
• Gebruikersdocumentatie: handleidingen, instructiemateriaal en ondersteuning voor verschillende gebruikersrollen
• Overdrachtsdossier aan beheer: volledige documentatie en overdracht naar de interne beheerorganisatie, inclusief afspraken met leveranciers

Jouw profiel

• Je bent een ervaren professional met aantoonbare ervaring in vergelijkbare trajecten binnen de (semi-)publieke sector
• Je werkt nauw samen met verschillende interne functionarissen, waaronder privacyadviseur, Chief Privacy Officer, Service Manager CDIO, inkoopadviseur, betrokken medewerkers en externe leveranciers
• Je rapporteert periodiek over voortgang, risico’s en knelpunten aan betrokken MT-leden
• Je stemt privacyaspecten actief af met de privacy-officer
• Je handelt conform richtlijnen rondom geheimhouding, informatiebeveiliging en zorgvuldige omgang met gegevens

Functie-eisen

• Je beschikt over WO werk- en denkniveau
• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als projectleider, programmamanager, adviseur of in een vergelijkbare rol op het gebied van inkoop- en aanbestedingstrajecten binnen ICT (van inventarisatie tot en met selectie en implementatie van ICT-systemen)
• Je hebt aantoonbare projectmanagementvaardigheden, bijvoorbeeld Prince2 of Agile/Scrum
• Je beschikt aantoonbaar over kennis en ervaring op het gebied van privacyvereisten en het borgen van een goede informatiehuishouding conform bewaartermijnen

Functie-wensen

• Je hebt aantoonbare ervaring als projectleider op het gebied van inkoop en aanbestedingstrajecten op ICT-gebied, bij voorkeur binnen de Rijksoverheid.
• Je hebt affiniteit met verandermanagement en gebruikersadoptie.
• Je beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden (toetsbaar in je CV, motivatie en/of mogelijk gesprek).
• Je hebt ervaring en/of affiniteit met de organisatie van een opdrachtgever binnen de Rijksoverheid.