VOTRE DÉFI

Sous la responsabilité du Vice-président, vous serez responsable de planifier, coordonner, négocier, acheter et installer les FF&E (Fourniture, Fixture & Equipment) en référence aux différents projets immobiliers de l'entreprise.

VOTRE RÔLE ET VOS RESPONSABILITÉS

1. Planification

• Comprendre le projet et les objectifs du client et/ou de lopérateur et établir une stratégie et des façons de procéder convenant aux deux parties.
• Préparer le budget FF&E en fonction du design et des besoins opérationnels.
• Réviser les plans de construction afin de déterminer clairement ce qui est acheté par le client (FF&E) et ce qui est fourni par lentrepreneur général (base building).
• Produire un calendrier dapprovisionnement démontrant chacune des étapes à la réalisation du projet.
• Établir un calendrier des déboursés pour le client (cash-flow) considérant les dépôts requis.
• En collaboration avec lopérateur, établir la liste des items de réserve nécessaires et en effectuer les achats.

2. Coordination

• Revoir et coordonner avec léquipe de design, lentrepreneur et le client tous les plans FF&E et les spécifications.
• Assister léquipe de design dans le choix des produits et des manufacturiers et participer aux réunions de design et de coordination lorsque nécessaire.
• Effectuer un value Engineering sur les FF&E afin de minimiser les coûts tout en considérant laspect qualité.
• Fournir aux consultants les coûts nécessaires pour certains choix de produits.
• Acheter et installer les FF&E pour lunité modèle (si applicable).
• Vérifier les quantités avant de confirmer les commandes.
• Sassurer que tout ce qui a été acheté est conforme à ce qui a été livré.
• Coordonner lapprobation des échantillons avec le client et le designer.

3. Approvisionnement

• Préparer la liste des soumissionnaires selon la catégorie des produits et envoyer les appels doffre.
• Déterminer avec le client la stratégie pour lémission des contrats et les fournisseurs sélectionnés.
• Négocier les meilleures conditions possible en tenant compte des termes de paiement, garanties, escompte de paiements, etc.
• Confirmer par écrit les bons de commande aux fournisseurs.
• Relancer les fournisseurs et assurer un suivi constant sur la production et les livraisons.
• Remettre aux comptes fournisseurs du client une preuve de livraison des FF&E livrés afin dassurer le paiement.
• Tout au long du projet, remettre au client un rapport budgétaire et le maintenir informé de lavancement des travaux.
• Vérifier et approuver les factures des fournisseurs et coordonner avec le comptable du projet pour sassurer du bon fonctionnement des paiements.

4. Installation

• Établir la méthode dinstallation la plus appropriée ; livraison dans un entrepôt et/ou livraison directement sur le site.
• Préparer un calendrier de livraison et dinstallation en tenant compte des échéanciers du propriétaire, de lentrepreneur et de léquipe de préouverture de létablissement.
• Coordonner linstallation avec lentrepreneur général et léquipe dinstallation mandatée.
• Négocier et coordonner les transports, le dédouanement et lentreposage sil y a lieu.
• Préparer et remettre toute la documentation nécessaire à léquipe dinstallation.
• Coordonner la correction des déficiences avec les personnes responsables

EXPÉRIENCE ET EXIGENCES

• Minimum de cinq (5) ans dexpérience en achats et en approvisionnent;
• Diplôme détudes collégiales (DEC) ou Baccalauréat en administration des affaires complété ou dans tout autre domaine pertinent;
• Aptitudes en résolution de problèmes et en analyse de données;
• Expérience dans le milieu de la construction ou de limmobilier (un atout);
• Bonnes compétences en matière de communication orale, écrite (français et anglais).