Adjointe administrative - Domaine de la construction

Résumé du poste :
Relevant du Vice-président aux finances, l'adjointe administrative joue un rôle clé dans le soutien administratif offert au département d'estimation, à l'équipe de direction ainsi qu'aux directeurs de projets. Elle travaille en étroite collaboration avec une collègue afin d'assurer un service efficace et professionnel à l'ensemble des intervenants.

Responsabilités principales :

• Accueillir les visiteurs de manière courtoise et professionnelle

• Gérer le système téléphonique et les messages vocaux

• Assurer la réception et l'expédition des documents

• Préparer divers documents administratifs, incluant les soumissions

• Ouvrir les projets dans le système, créer les contacts, valider les AMR, rédiger les procès-verbaux, effectuer les suivis et compiler les manuels de fin de projet pour trois directeurs de projets

• Rédiger et gérer la correspondance de la direction

• Maintenir à jour le registre photo et assurer la mise à jour du site web

• Effectuer les commandes de fournitures de bureau

• Concevoir des présentations PowerPoint selon les besoins

• Vérifier la documentation pour la libération des paiements et assurer le suivi avec les sous-traitants pour la remise ou l'envoi des chèques

Compétences requises :

• Maîtrise des logiciels Word, Excel et PowerPoint

• Excellente maîtrise du français écrit et parlé

• Une bonne connaissance de l'anglais est requise pour communiquer avec nos clients hors Québec

• Aisance avec les équipements de bureau courants

Qualités recherchées :

• Esprit d'équipe et collaboration

• Sens aigu de l'organisation

• Capacité à gérer efficacement les priorités

• Rapidité d'exécution et autonomie

• Discrétion et respect de la confidentialité

• Minutie et souci du détail

• Excellent sens du service à la clientèle

Formation :

• Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou diplôme d'études collégiales en bureautique

Expérience :

• De 5 à 10 ans dans un poste similaire, au sein d'un environnement impliquant la collaboration avec plusieurs gestionnaires ou intervenants