• Opdrachtgever: Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (VRR)
• Afdeling: Concerntaken
• Functiecategorie: Facilitair, IT en Ondersteunend
• Functieschaal: Schaal 11
• Standplaats: Rotterdam
• Werklocatie: World Port Center (WPC)
• Werkvorm: Flexibel; aanwezigheid in Rotterdam wanneer noodzakelijk
• Uren per week aanbestedingsfase: 16 uur
• Uren per week implementatie- en migratiefase: Maximaal 24 uur
• Verwachte intensievere inzet: 15 april t/m 15 juni 2027
• Portalregistratie: 24 uur per week
• Startdatum: 1 december 2026
• Einddatum: 30 juni 2027
• Looptijd: 7 maanden
• Optie tot verlenging: Nee
• Maximumtarief: €95 per uur
• ZZP toegestaan: Ja
• Detachering toegestaan: Ja
• Deadline inschrijving: 8 november 2026
• Selectiegesprekken: Week van 16 november 2026
• VOG: Verplicht

Korte samenvatting

Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond zoekt een ervaren zelfstandig opererende projectleider voor het begeleiden van een Europese aanbesteding van Web Operations (WebOps) en contentmanagementsystemen (CMS), gevolgd door de implementatie en eventuele migratie van de dienstverlening.

De opdracht omvat naar verwachting zes websites bij één leverancier en circa twintig redirects.

De basis voor het programma van eisen en de belangrijkste wensen zijn bij aanvang beschikbaar. De projectleider werkt deze verder uit en zorgt ervoor dat het volledige programma van eisen in de eerste twee weken van december 2026 gereed is voor publicatie.

Vervolgens begeleidt de projectleider het gehele traject, van aanbesteding en leveranciersselectie tot implementatie, eventuele migratie, nazorg en overdracht.

De projectleider werkt nauw samen met Communicatie, Informatievoorziening, Inkoop, contractmanagement, technische specialisten en externe leveranciers.

De belangrijkste uitdaging is het realiseren van een rechtmatige en zorgvuldig uitgevoerde Europese aanbesteding, gevolgd door een beheerste implementatie binnen een beperkte doorlooptijd.

De werkzaamheden richten zich op projectleiding, procesregie, stakeholdermanagement, besluitvorming en het bewaken van kwaliteit, planning en risico's. De technische uitvoering en het inhoudelijke beheer blijven bij de verantwoordelijke specialisten en leveranciers.

Achtergrond en aanleiding

De Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond is verantwoordelijk voor veiligheidsgerelateerde dienstverlening aan inwoners, bezoekers en organisaties in de regio.

Voor betrouwbare digitale communicatie en dienstverlening maakt de organisatie gebruik van verschillende websites en bijbehorende technische voorzieningen.

Het huidige contract voor WebOps en CMS-dienstverlening loopt af. Daarom moet een Europese aanbesteding worden uitgevoerd en moet de nieuwe dienstverlening uiterlijk 15 juni 2027 operationeel zijn.

Omvang van de omgeving

• Circa 6 websites.
• Circa 20 redirects.
• Beoogde dienstverlening via één leverancier.
• Hosting en infrastructuur.
• Technisch websitebeheer.
• CMS-voorzieningen.
• Beschikbaarheid en prestaties.
• Informatiebeveiliging.
• Technische ondersteuning van de redactieomgeving.

Doelstelling

De VRR wil beschikken over betrouwbare, veilige, toegankelijke en beheersbare website- en CMS-dienstverlening.

De projectleider moet zorgen dat de aanbesteding en de daaropvolgende implementatie als één samenhangend project worden uitgevoerd.

Werkzaamheden

Fase 1 – Europese aanbesteding

• Bestuderen van het bestaande aanbestedingsdossier.
• Inventariseren en valideren van de reeds beschikbare wensen en eisen.
• Opstellen en afronden van het volledige programma van eisen.
• Afstemmen met Communicatie, Informatievoorziening en Inkoop.
• Opstellen van het projectplan.
• Uitwerken van een gedetailleerde planning.
• Inrichten van de projectgovernance.
• Vaststellen van verantwoordelijkheden en overlegstructuren.
• Inrichten van de escalatieroute.
• Organiseren van bijdragen van inhoudelijke deskundigen.
• Begeleiden van de aanbesteding van publicatie tot leveranciersselectie.
• Coördineren van beoordeling en besluitvorming.
• Bewaken van de planning en aanbestedingsmijlpalen.
• Ondersteunen bij de voorbereiding van contractering.
• Bijhouden van een actueel risico-, issue-, actie- en besluitenlog (RIAD).

Fase 2 – Implementatie en eventuele migratie

• Vertalen van de gunning naar een uitvoerbaar implementatieproject.
• Opstellen of laten opstellen van een implementatieplan.
• Uitwerken van een migratieplan indien migratie noodzakelijk is.
• Vastleggen van verantwoordelijkheden en afhankelijkheden.
• Afstemmen van de uitvoeringsplanning met de leverancier.
• Organiseren van de benodigde inzet vanuit Communicatie en Informatievoorziening.
• Coördineren van de samenwerking met technische specialisten.
• Bewaken van implementatiekwaliteit.
• Bewaken van voortgang en mijlpalen.
• Signaleren van risico's en knelpunten.
• Voorbereiden van besluitvorming.
• Bewaken van acceptatiecriteria.
• Afstemmen over testen en acceptatie.
• Optreden als centraal projectmatig aanspreekpunt voor de leverancier.
• Zorgen dat de nieuwe dienstverlening uiterlijk 15 juni 2027 operationeel is.

Fase 3 – Nazorg en projectafsluiting

• Coördineren van de nazorg.
• Bewaken van de afhandeling van resterende bevindingen.
• Organiseren van een volledige overdracht aan de beheerorganisatie.
• Laten vastleggen van beheer- en overdrachtsafspraken.
• Opstellen van het overdrachtsdossier.
• Opstellen van de eindrapportage.
• Organiseren van formele projectafsluiting.
• Afronden van de opdracht uiterlijk 30 juni 2027.

Projectmanagement en governance

Gedurende alle fasen:

• Bewaken van scope, planning en kwaliteit.
• Inrichten en onderhouden van het RIAD-log.
• Bewaken van projectafhankelijkheden.
• Organiseren van overleggen en besluitvorming.
• Opstellen van voortgangsrapportages.
• Aanspreken van betrokkenen op afspraken.
• Tijdig escaleren van knelpunten.
• Bewaken van de samenhang tussen aanbesteding, implementatie en migratie.

5. Resultaten / Deliverables

Nr.

Resultaat

Deadline

1

Volledig programma van eisen, gereed voor publicatie

Eerste twee weken december 2026

2

Vastgesteld plan van aanpak, inclusief planning, verantwoordelijkheden, governance en escalatie

Begin opdracht

3

Zorgvuldig uitgevoerd Europees aanbestedingstraject

Volgens projectplanning

4

Transparante en onderbouwde leverancierskeuze

Na beoordeling inschrijvingen

5

Actueel projectdossier met planning, rapportages, besluiten, risico's, issues en acties

Gedurende de opdracht

6

Vastgesteld implementatie- en eventueel migratieplan

Na gunning

7

Beheerste ingebruikname van de nieuwe WebOps- en CMS-dienstverlening

Uiterlijk 15 juni 2027

8

Afgeronde nazorg en overdracht aan beheerorganisatie

Uiterlijk 30 juni 2027

9

Eindrapportage en formele projectafsluiting

Uiterlijk 30 juni 2027

Belangrijkste resultaat

De nieuwe WebOps- en CMS-dienstverlening moet uiterlijk 15 juni 2027 zijn geïmplementeerd en, wanneer nodig, gemigreerd.

Deze deadline is contractueel bepaald en hangt samen met het aflopen van de huidige overeenkomst.

Technische omgeving en kennisgebieden

WebOps en contentmanagement

• Web Operations.
• Hosting.
• Webinfrastructuur.
• Technisch websitebeheer.
• Contentmanagementsystemen.
• CMS-integraties.
• CMS-migraties.
• Websitebeschikbaarheid.
• Websiteprestaties.
• Websitebeveiliging.
• Technische CMS-ondersteuning.
• Website-redirects.

CMS-platformen

Ervaring met CMS-omgevingen, bijvoorbeeld WordPress, is een pré.

De opdrachtgever schrijft geen specifiek nieuw CMS-platform voor in de aangeleverde uitvraag.

Informatiebeveiliging en continuïteit

• Informatiebeveiliging.
• Privacy.
• Beschikbaarheid van digitale dienstverlening.
• Continuïteit.
• Technische beheerbaarheid.
• Beveiliging van hosting- en CMS-omgevingen.

Aanbesteding en contractering

• Europese aanbestedingen.
• Programma's van eisen.
• Aanbestedingsdossiers.
• Leveranciersselectie.
• Beoordelingsprocedures.
• Contractmanagement.
• Leveranciersmanagement.
• Implementatie na gunning.

Project- en implementatiemanagement

• Projectmanagement.
• Implementatiemanagement.
• Migratiemanagement.
• Projectgovernance.
• Risicomanagement.
• RIAD-registratie.
• Stakeholdermanagement.
• Acceptatiecriteria.
• Projectoverdracht.

Stakeholders

• Hoofd Communicatie – opdrachtgever.
• Afdeling Communicatie.
• Afdeling Informatievoorziening.
• Afdeling Inkoop.
• Contractmanagement.
• Inhoudelijke materiedeskundigen.
• Technische specialisten.
• Externe WebOps- en CMS-leveranciers.
• Beheerorganisatie.
• Overige betrokken afdelingen van de VRR.

Eisen (knock-outcriteria)

De kandidaat moet aantoonbaar voldoen aan de volgende eisen.

E1 – Opleidingsniveau

Minimaal hbo-werk- en denkniveau.

E2 – Projectmanagementervaring

Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als projectleider van complexe ICT- of digitale projecten.

E3 – Europese aanbestedingen

Aantoonbare ervaring met het begeleiden van minimaal één Europese aanbesteding.

E4 – WebOps-, hosting- of CMS-implementaties

Aantoonbare ervaring met implementatie of migratie van:

• WebOps-dienstverlening.
• Hostingdiensten.
• CMS-dienstverlening.

E5 – Harde contractuele deadlines

Aantoonbare ervaring met een complexe implementatie of migratie binnen een harde contractuele deadline.

E6 – Beschikbaarheid

• Beschikbaar van 1 december 2026 t/m 30 juni 2027.
• Beschikbaar voor 16 uur per week in de aanbestedingsfase.
• Indien nodig beschikbaar voor maximaal 24 uur per week tijdens de implementatie- en migratiefase.

E7 – Aanwezigheid Rotterdam

Bereid en in staat om aanwezig te zijn bij noodzakelijke overleggen en projectmomenten in Rotterdam.

E8 – Referentieopdrachten

De kandidaat moet relevante werkervaring kunnen onderbouwen met concrete referentieopdrachten.

Belangrijk: De combinatie van Europese aanbestedingservaring, WebOps-/CMS-implementaties en ervaring met harde contractuele deadlines vormt de belangrijkste geschiktheidstoets.

Wensen / Pré's

De opdrachtgever noemt de volgende wensen:

Wens

Toelichting

Europese aanbesteding én implementatie

Ervaring met een volledig traject van aanbesteding tot ingebruikname

CMS-ervaring

Bijvoorbeeld WordPress

Hosting en WebOps

Ervaring met technisch websitebeheer en managed dienstverlening

Multidisciplinaire samenwerking

Projecten met Communicatie, Informatievoorziening en Inkoop

Informatiebeveiliging en privacy

Kennis van veilige en betrouwbare digitale dienstverlening

Implementatievoorbereiding

Ervaring met het voorbereiden van implementatie en migratie tijdens de aanbestedingsfase

Publieke sector

Ervaring bij een overheidsorganisatie of vergelijkbare publieke instelling

Er zijn geen afzonderlijke kwaliteitspunten of wegingsfactoren voor de wensen gepubliceerd.

Competenties

• Structurerend vermogen: Kan snel overzicht en structuur aanbrengen in een complex project.
• Projectmatig werken: Bewaakt planning, mijlpalen en resultaten.
• Samenwerken: Verbindt inhoudelijke, technische en aanbestedingsdisciplines.
• Organisatiesensitiviteit: Begrijpt de belangen en verantwoordelijkheden van verschillende afdelingen.
• Communicatieve vaardigheden: Kan duidelijk communiceren met opdrachtgevers, leveranciers en specialisten.
• Resultaatgerichtheid: Stuurt op tijdige realisatie van afspraken.
• Risicobewustzijn: Signaleert knelpunten en escaleert tijdig.
• Documentatievaardigheden: Houdt projectdossiers, besluiten en acties zorgvuldig bij.
• Proactiviteit: Neemt initiatief en stimuleert de voortgang.
• Verbindend vermogen: Weet betrokken partijen bij elkaar te brengen.
• Besluitvaardigheid: Bereidt keuzes zorgvuldig voor en zorgt voor tijdige besluitvorming.
• Zelfstandigheid: Kan vanuit eigen expertise de projectaanpak bepalen en organiseren.

Positionering en verantwoordelijkheden

De projectleider vervult een zelfstandige rol als projectleider en procesregisseur.

Betrokken rol

Verantwoordelijkheid

Hoofd Communicatie

Opdrachtgever en besluitvorming

Communicatie

Inhoudelijk eigenaarschap, functionele behoeften en communicatie

Informatievoorziening

Technische expertise en advisering

Inkoop

Formele aanbestedingsprocedure en aanbestedingsrechtelijke begeleiding

Contractmanagement

Contractering en contractuele aangelegenheden

Projectleider WebOps & CMS

Integrale projectaanpak, procesregie, voortgang, kwaliteit, afstemming en escalatie

Leverancier

Uitvoering van overeengekomen implementatie- en migratiewerkzaamheden

Beheerorganisatie

Structureel beheer na overdracht

Buiten scope

De projectleider is niet verantwoordelijk voor de structurele uitvoering van:

• Functioneel beheer.
• Technisch websitebeheer.
• Webmastering.
• Contentbeheer.
• Technische uitvoering door specialisten.
• Formele aanbestedingshandelingen die bij Inkoop liggen.
• Zelfstandige financiële of contractuele besluitvorming namens de opdrachtgever.

De verantwoordelijkheid van de projectleider ligt bij het verbinden en coördineren van de betrokken partijen en het bewaken van het integrale resultaat.

cv, motivatie en referenties

Curriculum vitae

Het cv moet aantonen dat de kandidaat voldoet aan de minimumeisen.

Vermeld bij relevante opdrachten:

• Naam opdrachtgever.
• Periode en omvang van de opdracht.
• Functie en verantwoordelijkheden.
• Ervaring met Europese aanbestedingen.
• Type Europese aanbesteding.
• Betrokken WebOps-, hosting- of CMS-omgeving.
• Omvang en complexiteit van de implementatie of migratie.
• Aanwezige contractuele deadlines.
• Belangrijkste risico's en afhankelijkheden.
• Concrete resultaten.

Motivatie

Een motivatie is verplicht bij de aanbieding.

Deze kan ingaan op:

• Ervaring met het begeleiden van Europese aanbestedingen.
• Ervaring met implementatie en migratie van CMS- en hostingdiensten.
• Het vermogen om onder tijdsdruk resultaten te realiseren.
• Samenwerking met Communicatie, IT en Inkoop.
• Ervaring met bestuurlijke besluitvorming.
• Zelfstandige en resultaatgerichte projectaanpak.
• Beschikbaarheid gedurende de volledige opdrachtperiode.

Referentieopdrachten

De opdrachtgever vraagt om maximaal drie relevante referentieopdrachten.

Per referentieopdracht moeten de volgende gegevens worden opgenomen:

Gevraagd gegeven

Toelichting

Opdrachtgever

Naam van de organisatie

Context

Korte omschrijving van de organisatie en het project

Periode

Start- en einddatum van de opdracht

Omvang

Uren, projectomvang of relevante schaal

Rol

Eigen functie en verantwoordelijkheden

Resultaten

Concrete opgeleverde resultaten

Europese aanbesteding

Type en aard van de aanbesteding

WebOps / Hosting / CMS

Beschrijving van het technische landschap

Implementatie of migratie

Omvang en complexiteit

Risico's en deadlines

Belangrijke projectrisico's en contractuele mijlpalen

Referenten

Twee referenten of contactpersonen, indien toegestaan

Twee referenten aanleveren

De uitvraag noemt twee referenten of contactpersonen, indien toegestaan.

Lever voor een volledige onderbouwing bij voorkeur de volgende gegevens aan:

• Naam referent.
• Functie.
• Opdrachtgever.
• Telefoonnummer.
• E-mailadres.
• Relatie tot de betreffende opdracht.
• Korte omschrijving van de werkzaamheden die de referent kan bevestigen.

Een referentiecheck kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.