Administration Supervisor (Native Japanese)

About This Job

Our client is seeking a dedicated and professional Administration Supervisor to join their Hong Kong office. This role serves as a vital bridge between the local operations and the Japan Headquarters, ensuring seamless communication and administrative efficiency. The successful candidate will work closely with the Japanese management team to handle human resources, general affairs, and audit coordination.

This position is ideal for a professional who values a stable, long-term career within a supportive Japanese corporate environment. Our client offers a structured work-life balance with minimal overtime, and any additional hours worked—particularly during key audit periods—are fully compensated. If you are a detail-oriented individual with strong language skills and a background in office administration, this is an excellent opportunity to provide high-level support to a reputable organization.

Job Position: Administration Supervisor (Native Japanese Speaking)

Work Location: Kwun Tong

Working Hours: Mon-Fri,  8:45 AM - 5:30 PM

Job Responsibilities

• Manage general administration, human resources, and business operations, serving as the key contact point for the Japan Headquarters.
• Coordinate with external auditors during annual accounting audits and handle relevant inquiries.
• Provide comprehensive assistance to Japanese expatriates, including the preparation of Japanese documents and reports.
• Review various contracts and business documentation in English and Japanese.
• Maintain effective communication between the local team and Japanese management.

Requirements

• Native-level Japanese proficiency is mandatory.
• Proven office work experience in in HR, General Affairs, or Accounting either Hong Kong or Japan
• Proficiency in Microsoft Excel is mandatory.
• Business-level English for communication with audit firms and reading legal contracts.
• Ability to read Chinese (for contract review) or speak conversational Cantonese (for internal office communication) is an advantage.
• A reliable professional seeking a stable, long-term career.

Benefits

• 5 Days work, Monday to Friday, 08:45 – 17:30.
• Overtime pay
• Double Pay:
• Performance-based discretionary bonus.
• Special leave in 1st year
• Annual leave starting from 10 days 
• Group Life Insurance and Group Medical Insurance.
• Annual Health Check-up

求人概要

クライアント企業では、香港オフィスにて真摯かつプロフェッショナルに業務に取り組んでいただける総務主管（Administration Supervisor）を募集しています。本ポジションは、香港拠点と日本本社を繋ぐ重要な架け橋として、円滑なコミュニケーションと管理業務の効率化を担っていただきます。採用された方は、日本人マネジメントチームと密に連携し、人事、総務、および会計監査対応など幅広く担当していただきます。

安定した日本企業の環境で、長期的にキャリアを築きたい方に最適なポジションです。ワークライフバランスが整っており、残業はほとんどありませんが、監査時期などの時間外勤務が発生した場合は手当が全額支給されます。細かな実務に長け、語学力と事務経験を活かして優良企業をサポートしたい方からのご応募をお待ちしております。

職種： 総務主管（Administration Supervisor / 日本語ネイティブレベル） 

勤務地： 観塘（Kwun Tong）

勤務時間： 月〜金、8:45 AM - 5:30 PM

業務内容

• 総務、人事、および事業運営全般の管理。日本本社との主要な連絡窓口としての業務。
• 年度会計監査時の外部監査人との調整、および関連する照会対応。
• 日本人駐在員のアシスタント業務（日本語による資料やレポートの作成等）。
• 英語および日本語による各種契約書やビジネス書類の確認。
• 現地チームと日本人マネジメント間の円滑なコミュニケーション維持。

応募資格

• 日本語：ネイティブレベル必須。
• 香港または日本における、人事・総務・会計いずれかでの実務経験。
• Microsoft Excelの操作スキル必須。
• 英語：ビジネスレベル（監査法人との対応や契約書の読解が可能なレベル）。
• 中国語（中文）：契約書確認のため読解ができる方、または広東語で社内コミュニケーションが取れる方は尚可。
• 信頼感があり、長期間安定して勤務できる方。

福利厚生

• 完全週休2日制（月〜金、08:45 – 17:30）。
• 残業手当（全額支給）。
• ダブルペイ（13ヶ月目の給与）。
• 業績賞与（会社業績による）。
• 初年度特別休暇あり。
• 有給休暇：10日〜（勤続年数に応じて最大15日）。
• 団体生命保険および団体医療保険。
• 年1回の健康診断。