Job Openings Assistant(e) de programme

About the job Assistant(e) de programme

Intitulé : Assistant(e) de programme
Département : OWLA (Accélérateur de leadership féminin du Partenariat de Ouagadougou)
Rattachement hiérarchique : Responsable principal(e) de programme
Lieu : Cotonou; déplacements jusquà 20 %
Type de contrat : Contrat Temps plein, 12 mois renouvelables
Date dentrée en vigueur : Immédiatement

Raison d'être du poste

L'Assistant(e) de programme assure un appui administratif et opérationnel à léquipe OWLA en complément direct du/de la Responsable principal(e) de programme (SPM). Elle/Il l'aide à organiser les réunions, tenir la documentation du programme, gérer la correspondance, les aspects logistiques et la préparation des contenus de communication. Elle/Il appuie le/la Senior Program Manager pour la logistique des permanences («office hours ») avec les participantes, la planification, la gestion des communications et la transmission des informations. Pour les communications externes, elle/il prépare les contenus et les transmet à la/le Responsable Communication d'EtriLabs pour publication.

Relations clés

Interne : Responsable principal(e) de programme (principal), CEO, Finances/Subventions, Communication (Responsable Com), MEAL
Externe : Lauréates & mentors, prestataires/lieux, intervenant·e·s, ministères/partenaires (logistique uniquement)

Responsabilités principales

1) Appui à la stratégie et planification

  • Rédiger ordres du jour, notes et relancer les responsables.

  • Maintenir calendriers intégrés, rétro-plannings et suivis alignés sur le plan du/de la SPM.

  • Préparer dossiers de briefing, bios et notes contextuelles ; 

  • Mettre à jour RACI et risques.

2) Appui aux opérations et à l'exécution

  • Organiser salles, voyages, per diem, hébergements.

  • Coordonner les 

    prestataires

  • Produire déroulés, checklists, plans de salle/AV ; garantir la disponibilité des supports.

  • Gérer présences et livrables.

  • Planifier les « office hours » et en assurer le bon déroulement.

3) Documentation & données (MEAL)

  • Tenir listes et suivis ; collecter/nettoyer données ; mettre à jour tableaux de bord.

  • Compiler bilans post-action et leçons apprises.

4) Appui finances, achats et conformité

  • Collecter factures/justificatifs ; préparer demandes de paiement ; suivre petite caisse.
  • Assembler dossiers complets d'achats/paiements ; coordonner onboarding prestataires.
  • Tenir registre des dépenses par ligne budgétaire.

5) Appui communication & aux parties prenantes

  • Préparer brouillons pour avis aux participantes, briefs, pages, bios et supports.
  • Tenir calendrier éditorial et bibliothèque de contenus ; transmettre contenus publics.
  • Envoyer emails opérationnels sur autorisation du/de la SPM.
  • Tenir à jour les listes de contacts ; gérer invitations, confirmations et remerciements.

6) Conférence régionale annuelle sur le leadership féminin

  • Coordonner logistique des intervenant·e·s ; préparer brouillons pour la communication.
  • Envoyer et compiler enquêtes post-événement ; constituer pack de bilan.
  • Assistante générale

7) Protection, accessibilité et qualité

  • Appliquer SOP de protection et de données ; consigner incidents.
  • Garantir respect des normes dinclusion et daccessibilité.

Indicateurs de réussite

  • 95 % des tâches logistiques à lheure ; 2 % d'erreurs.
  • Zéro lacune critique dans la conformité documentaire.
  • Satisfaction participantes/mentors 85 %.

Qualifications et expérience

  • 2-4+ ans en coordination programme/événement/administrative.
  • Excellente organisation, gestion du temps et souci du détail.
  • Maîtrise des tableurs, CRM et outils collaboratifs.
  • Maîtrise du français et de l'anglais.

Compétences clés

  • Sens du service, communication claire, résolution de problèmes.
  • Esprit d'équipe, sensibilité interculturelle, confidentialité et professionnalisme.

Autorité déléguée

Aucune autorité contractuelle. Prépare dossiers d'achats/paiements pour validation ; peut envoyer avis opérationnels sur autorisation.

Rémunération et niveau

Fourchette salariale et avantages selon la grille RH ; confirmés à loffre.

Égalité des chances

OWLA/EtriLabs est un employeur garantissant légalité des chances et un environnement inclusif.




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