Bestuurssecretaresse

Algemene informatie

Functietitel: Bestuurssecretaresse

Klant: Gemeente De Ronde Venen

Startdatum: Z.s.m

Einddatum: 6 maanden

Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend

Uren per week: 28 tot 32 uur

Informatie

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Gemeente De Ronde Venen mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de Gemeente De Ronde Venen. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).

Organisatie
Tussen Amsterdam en Utrecht ligt gemeente De Ronde Venen. Een groene oase in een waterrijk gebied met acht kleurrijke dorpen, waar zo’n 45.000 mensen met plezier wonen en werken.
In Mijdrecht staat het gemeentehuis. De thuishaven van ruim 300 hardwerkende en betrokken collega’s. ‘Samen voor elkaar’ echoot door de gangen. Het is de essentie van de organisatieontwikkeling die onze organisatie toekomstbestendig maakt.

We hebben grote opgaven, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid, woningbouw, klimaatadaptatie, energietransitie en een circulaire en inclusieve economie. Deze ambities maken we waar door een intensieve samenwerking met collega’s van alle teams, onze inwoners, partners in de gemeente, het college en de raad.

Opdracht
Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale en verbindende rol binnen onze gemeente. Het bestuurssecretariaat ondersteunt het college van B&W, de gemeentesecretaris en directieleden zodat zij zich volledig kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische taken.

Geen dag is hetzelfde. Je voert uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden uit voor circa twee aan jou toegewezen bestuurs- en/of directieleden. Je werkt volgens onze uniforme werkwijze en maakt deze snel eigen, zodat we als team efficiënt en eenduidig samenwerken. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en houdt overzicht in een dynamische omgeving. Complex agendabeheer schrikt jou niet af; je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en werkt nauwkeurig. Je hebt verstand van werkzaamheden op het gebied van kabinetszaken. Je voelt goed aan wat er speelt, anticipeert op wat nodig is en weet op het juiste moment te handelen. Dankzij jouw professionaliteit en pro-activiteit ontzorg je het bestuur op een manier die echt het verschil maakt.

Een greep uit jouw takenpakket:

Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en de directieleden;
Prioriteiten bepalen in telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken, en hierover adviseren;
Meekijken in mailboxen voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning;
Voorbereiden van de wekelijkse portefeuillehouder overleggen, in samenwerking met de bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris;
Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s.

Eisen

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in een secretariële richting;
• Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke besluitvormingssystemen zoals; Notubox, iBabs of MS Office;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- of directiesecretaresse binnen een overheidsinstelling;
• Minimaal voor 28 tot 32 uur per week beschikbaar voor de gehele duur en alle mogelijke verlengingen:
• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring als bestuur secretaresse of directiesecretaresse binnen een overheidsinstelling ;
• a. 1 tot 3 jaar ;
• b. 3 tot 5 jaar ;
• c. Meer dan 5 jaar ;
• d. 0 tot 1 jaar .
• Aantoonbare werkervaring met agendabeheer op bestuurlijk niveau voor wethouders en directie, waarbij verschillende agenda's op constructieve manier samenlopen, benoem duidelijke waar deze ervaring is opgedaan ;
• a. Geen werkervaring met complex agendabeheer ;
• b. Minimaal 1 jaar werkervaring met complex agendabeheer ;
• c. Meer dan 2 jaar werkervaring met complex agendabeheer ;
• Aantoonbare werkervaring met het proactief ondersteunen en ontzorgen van bestuurders of directieleden. De kandidaat beschrijft duidelijk in het CV hoe hij/zij bestuurders of directieleden ondersteunt en vooruitdenkt in het werk ;
• Aantoonbare werkervaring met samenwerken binnen een bestuurssecretariaat met verschillende interne stakeholders zoals bestuursadviseurs, directie en ambtelijke organisatie ;

Sluitingsdatum

Deze vacature sluit op 01/04/2026.

Interesse?

Mail naar hr@expogroei.nl of bel 085 060 7778