Ondersteuning bestuurlijke secretariële processen

Algemene informatie

Functietitel: Ondersteuning bestuurlijke secretariële processen

Klant: Gemeente Schagen

Startdatum: 1-4-2026

Einddatum: 1-8-2026

Optie tot verlenging: 2 x 6 maanden

Uren per week: 36

Informatie

De opdracht betreft het tijdelijk leveren van ondersteuning bij de inrichting, coördinatie en uitvoering van bestuurlijke secretariële processen rondom de gemeentesecretaris en het college van burgemeester en wethouders.

De opdrachtnemer draagt zelfstandig zorg voor het structureren en optimaliseren van werkprocessen, zodat

afspraken efficiënt, tijdig en zorgvuldig plaatsvinden. De nadruk ligt op het aanbrengen van overzicht, structuur en voortgangsbewaking binnen bestuurlijke secretariële processen.De opdrachtnemer levert zelfstandig de volgende resultaten op:Een effectief en overzichtelijke ingerichte agenda-en planningsstructuur voor bestuurlijke overleggen. Tijdig en volledig verzorgen van de vergaderstukken in NotubizEen gestructureerde en zorgvuldige afhandeling van (vertrouwelijke) correspondentieProfessionele organisatie van bestuurlijke bijeenkomst en werkbezoekenEen duidelijk en efficient ingericht communicatie- en contact proces voor interne en externe stakeholders. Werkzaamheden:
• Coördineren en structureren van bestuurlijke agenda's;
• Voorbereiden en completeren van vergaderstukken;
• Bewaken van voortgang en deadlines binnen de bestuurlijke processen;
• Beheren van mailboxen en correspondentie;
• Organiseren van bijeenkomsten en bestuurlijke momenten;
• Afstemming met interne en externe stakeholders.

Kandidaatomschrijving
Van de kandidaat verwachten wij:
• Aantoonbare ervaring met bestuurlijke ondersteuning binnen een gemeentelijke of (semi)overheidsorganisatie;
• Kennis van bestuurlijke besluitvormingsprocessen;
• Sterke organisatorische vaardigheden en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
• Ervaring met vertrouwelijke informatie en politieke sensitiviteit;
• Zelfstandig, proactief en resultaatgericht

Gevraagde competenties:
• Organisatiesensiviteit
• Nauwkeurigheid
• Plannings- en organisatievermogen
• Communicatieve vaardigheden.

Interviewplanning
De interviews staan vrijdagochtend 10 april gepland.

Toelichting op rooster
Minimaal 32 uur per week.

Eisen

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding niveau 4
• Aantoonbare ervaring als bestuurssecretaresse of vergelijkbare rol binnen een gemeentelijke of (semi) overheidsorganisatie. Aantoonbare ervaring met bestuurlijke besluitvormingsprocessen.
• Beschikbaar voor minimaal 32 - 36 uur per week.
• VOG Geactualiseerde UEA Verklaring van geheimhouding en integriteit

Wensen

• Kandidaat heeft relevante werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie. Kandidaat heeft ervaring met het werken met vertrouwelijke informatie.
• Kandidaat heeft kennis en ervaring met Politiek- bestuurlijke sensiviteit.
• Kandidaat heeft een aantoonbare afgeronde mbo-4 opleiding

Sluitingsdatum

Deze vacature sluit op 07/04/2026.

Interesse?

Mail naar hr@expogroei.nl of bel 085 060 7778