Kebijakan Privasi Pelamar Kerja

PT Intikom Berlian Mustika
Tanggal Berlaku: 1 Januari 2025

PT Intikom Berlian Mustika ("kami", "Intikom", atau "perusahaan") menghormati privasi setiap individu yang melamar pekerjaan di perusahaan kami. Kami berkomitmen untuk menjaga dan melindungi data pribadi yang Anda berikan selama proses rekrutmen, sesuai dengan ketentuan Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi ("UU PDP") dan prinsip-prinsip keamanan informasi.

Kebijakan ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, membagikan, dan melindungi informasi pribadi Anda sebagai pelamar kerja.

1. Informasi yang Kami Kumpulkan

Selama proses rekrutmen, kami dapat mengumpulkan informasi pribadi Anda secara bertahap, tergantung pada tahap seleksi yang sedang Anda jalani. Data pribadi yang dimaksud dapat mencakup:

Data Identitas dan Kontak:

• Informasi identitas dasar seperti nama lengkap, alamat, email, dan nomor telepon
• Dokumen pendukung seperti CV, surat lamaran, portofolio, dan tautan profil profesional (contoh: LinkedIn)
• Informasi akademik dan riwayat pekerjaan

Data Proses Seleksi:

• Rekaman wawancara, baik dalam bentuk audio maupun video
• Hasil asesmen kemampuan dan psikologis yang dilakukan oleh mitra/vendor resmi kami
• Informasi dari proses pemeriksaan latar belakang, termasuk verifikasi data pendidikan, referensi dari Perusahaan sebelumnya, dan data kredit skor.

Data Kesehatan:

• Hasil pemeriksaan medis prakerja dari rumah sakit atau laboratorium mitra

Data Administratif (jika diterima):

• Informasi administratif tambahan seperti KTP, KK, NPWP, nomor rekening bank, kontak darurat, dokumen keluarga, dan data BPJS

Catatan Penting:

• Beberapa informasi yang dikumpulkan mungkin termasuk data sensitif, seperti data kesehatan atau data yang menyangkut kondisi pribadi tertentu. Kami hanya mengumpulkan data tersebut jika diperlukan dan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.
• Kami juga dapat mengumpulkan informasi tambahan melalui formulir digital yang Anda isi saat melamar melalui platform rekrutmen kami, termasuk namun tidak terbatas pada lokasi domisili, gaji terakhir, permintaan gaji, masa pemberitahuan pengunduran diri (notice period), dan tautan ke profil profesional Anda (seperti LinkedIn).

2. Tujuan Penggunaan Data Pribadi

Informasi yang Anda berikan melalui formulir digital kami membantu proses penilaian administratif awal secara lebih efisien serta memungkinkan kami untuk mempertimbangkan kesesuaian Anda dengan posisi yang dilamar berdasarkan data yang relevan.

Data pribadi Anda digunakan secara terbatas dan proporsional untuk mendukung kelancaran proses rekrutmen dan pengelolaan administrasi calon karyawan. Secara khusus, data Anda dapat digunakan untuk:

• Evaluasi Kandidat: Menilai kecocokan Anda dengan posisi yang dilamar
• Komunikasi: Menghubungi Anda terkait jadwal seleksi dan pemberitahuan hasil
• Asesmen Lanjutan: Melakukan asesmen dan evaluasi lebih lanjut
• Verifikasi: Memproses pemeriksaan latar belakang dan referensi
• Pemeriksaan Kesehatan: Menjalankan pemeriksaan medis sebelum penerimaan kerja
• Administrasi: Mengelola administrasi kepegawaian jika Anda diterima bekerja
• Peningkatan Proses: Menganalisis dan meningkatkan efektivitas proses rekrutmen secara umum
• Kepatuhan Hukum: Memenuhi kewajiban hukum yang berlaku
• Rekomendasi Internal: Merekomendasikan profil Anda kepada perusahaan afiliasi kami apabila terdapat peluang kerja yang lebih sesuai

3. Dasar Hukum Pemrosesan

Kami memproses data pribadi Anda berdasarkan satu atau lebih dari dasar hukum berikut:

• Persetujuan eksplisit Anda sebagai subjek data
• Kebutuhan kontraktual untuk melakukan langkah sebelum perjanjian kerja
• Kepentingan sah perusahaan dalam menjalankan proses rekrutmen yang efektif dan transparan
• Kewajiban hukum yang berlaku bagi perusahaan di Indonesia

4. Berbagi Data dengan Pihak Ketiga

Dalam beberapa tahapan, kami dapat membagikan data pribadi Anda kepada pihak ketiga yang membantu kami dalam proses rekrutmen. Pihak-pihak tersebut meliputi:

Pihak Internal:

• Tim internal rekrutmen dan manajer yang relevan
• Tim HR dan manajemen untuk proses persetujuan

Perusahaan Afiliasi:

• PT Inti Indotek Informatika
• PT Sarana Megahtama
• PT Skyworx Indonesia

Penyedia Layanan Pihak Ketiga:

• Manatal - Sistem pelacakan pelamar (ATS)
• Testtrick - Platform asesmen online
• Siloam Hospitals Group, Prodia OHI, dan PT Sarana Sehat Bersama - Layanan Medical Check-Up
• ELI Prasetiya Mulya dan PT Fenomena Amurwa Galih - Vendor asesmen psikologis dan 360 assessment

Pihak Lain:

• Otoritas hukum atau regulator jika diwajibkan oleh hukum

Jaminan Kami:

• Kami tidak menjual data pribadi Anda kepada pihak mana pun
• Setiap pihak ketiga yang menerima data dari kami tunduk pada perjanjian kerahasiaan dan kewajiban perlindungan data
• Data pribadi Anda tidak akan ditransfer atau diproses di luar wilayah Indonesia

5. Penyimpanan dan Keamanan Data

Jangka Waktu Penyimpanan:

• Kandidat yang menyelesaikan proses: Data disimpan maksimal 2 (dua) tahun setelah proses rekrutmen berakhir
• Kandidat yang mengundurkan diri: Data disimpan sesuai ketentuan retensi, kecuali ada permintaan penghapusan eksplisit
• Kandidat yang diterima: Data menjadi bagian dari file kepegawaian sesuai ketentuan perusahaan

Lokasi dan Metode Penyimpanan:

• Platform: Microsoft Azure (OneDrive) dan sistem ATS Manatal
• Akses: Terbatas hanya untuk tim Talent Acquisition yang berwenang
• Pencatatan: Setiap akses tercatat dalam sistem audit trail

Langkah-Langkah Keamanan:

• Kontrol akses berlapis dengan sistem otorisasi
• Enkripsi data dalam penyimpanan dan transmisi
• Monitoring sistem untuk deteksi aktivitas mencurigakan
• Pelatihan keamanan bagi karyawan yang menangani data pribadi
• Backup dan recovery untuk memastikan integritas data

Pembagian Peran dan Tanggung Jawab:

Pengelolaan data rekrutmen dilakukan oleh tim Talent Acquisition, sedangkan pengawasan dan kepatuhan terhadap aspek hukum dan keamanan data dikoordinasikan bersama Data Protection Officer (DPO) perusahaan. Pemisahan peran ini memastikan checks and balances dalam pengelolaan data pribadi Anda.

6. Hak Anda sebagai Subjek Data

Sesuai UU PDP, Anda memiliki sejumlah hak atas data pribadi Anda, termasuk:

• Hak Informasi: Mendapatkan informasi tentang bagaimana data Anda digunakan
• Hak Akses: Mengakses dan mendapatkan salinan data pribadi Anda
• Hak Perbaikan: Memperbarui atau memperbaiki data yang tidak akurat
• Hak Penghapusan: Meminta penghapusan data pribadi Anda dari sistem kami
• Hak Pencabutan: Mencabut persetujuan kapan saja
• Hak Keberatan: Mengajukan keberatan atas pemrosesan tertentu
• Hak Portabilitas: Meminta transfer data dalam format yang dapat dibaca mesin

Cara Menggunakan Hak Anda:

Anda dapat mengajukan permintaan tersebut secara tertulis kepada kami melalui kontak yang tersedia di bawah ini. Kami akan merespons permintaan Anda dalam waktu maksimal 10 (sepuluh) hari kerja.

Pengecualian:

Mohon dicatat bahwa kami tidak memberikan salinan hasil asesmen psikologis sebagai bagian dari kebijakan internal perusahaan dan standar profesi psikologi yang berlaku.

7. Kontak dan Keluhan

Untuk Pertanyaan Umum Rekrutmen: Tim Talent Acquisition surel: recruitment@intikom.co.id Telp: (021) 52971700 ext. 3459

Alamat Perusahaan:

PT Intikom Berlian Mustika
Graha Intikom, Jl. Kuningan Barat II No. 11, Kuningan Barat, Mampang Prapatan,
Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12710, Indonesia
Website: https://www.intikom.com

Prosedur Pengaduan:

1. Sampaikan keluhan secara tertulis dengan detail yang jelas
2. Kami akan memberikan konfirmasi penerimaan dalam 3 hari kerja
3. Investigasi dan penyelesaian akan dilakukan dalam 30 hari kerja
4. Anda akan menerima laporan hasil penyelesaian secara tertulis

8. Perubahan Kebijakan Privasi

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk mencerminkan perubahan dalam proses rekrutmen atau regulasi yang berlaku. Versi terbaru akan tersedia di halaman karier kami dan berlaku efektif sejak tanggal pembaruan tersebut.

Anda disarankan untuk memeriksa halaman tersebut secara berkala untuk mendapatkan informasi kebijakan yang paling mutakhir.

9. Persetujuan dan Penerimaan

Dengan mengirimkan lamaran kerja kepada kami, Anda menyatakan bahwa:

• Telah membaca dan memahami seluruh isi Kebijakan Privasi ini
• Memberikan persetujuan untuk pemrosesan data pribadi sesuai ketentuan yang dijelaskan
• Memahami hak-hak Anda sebagai subjek data berdasarkan UU PDP
• Mengetahui bahwa Anda dapat mencabut persetujuan kapan saja dengan konsekuensi yang berlaku
• Menyetujui penggunaan data untuk tujuan rekrutmen di Intikom dan perusahaan afiliasi

Pencabutan Persetujuan:

Jika Anda mencabut persetujuan di tengah proses rekrutmen, kami akan menghentikan pemrosesan data Anda dan menghapus data sesuai permintaan, dengan pengecualian data yang diwajibkan untuk disimpan oleh hukum.

10. Ketentuan Tambahan

Kepatuhan Regulasi:

Kebijakan ini disusun sesuai dengan UU PDP dan regulasi terkait lainnya yang berlaku di Indonesia. Jika terdapat konflik antara kebijakan ini dengan ketentuan hukum yang berlaku, maka ketentuan hukum akan lebih diutamakan.

Bahasa:

Kebijakan ini dibuat dalam Bahasa Indonesia. Jika terdapat terjemahan dalam bahasa lain, versi Bahasa Indonesia akan menjadi rujukan utama dalam hal interpretasi.

Pemisahan Klausul:

Jika ada bagian dari kebijakan ini yang dinyatakan tidak berlaku oleh otoritas yang berwenang, bagian lainnya tetap berlaku sepenuhnya.

Hubungi kami jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan klarifikasi lebih lanjut mengenai kebijakan ini.

© 2025 PT Intikom Berlian Mustika | Semua hak dilindungi undang-undang