Executive Assistant & Office Manager

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L'Azienda

Guidata dalla passione per lo shipping e la portualità, lAzienda è parte di un gruppo Europeo che gestisce la logistica integrata per gli sviluppatori di energie rinnovabili delleolico onshore ed offshore. Attraverso la gestione di terminal e aree portuali in concessione, integra tutto il ciclo delle operazioni con efficienza e versatilità nel sostenere la crescita del settore delle energie rinnovabili, vitale per raggiungere gli obiettivi di decarbonizzazione e per combattere il cambiamento climatico.



Il lavoro: Assistente di direzione multifunzionale e responsabile dell'ufficio

Siamo alla ricerca di un assistente esecutivo multifunzionale altamente organizzato, proattivo e responsabile dell'ufficio per entrare a far parte del nostro gruppo in crescita. In questo ruolo, fornirai un eccezionale supporto amministrativo e operativo al team di gestione, gestirai le operazioni quotidiane dell'ufficio e assisterai in alcune attività finanziarie. Sarai un punto di contatto critico, garantendo un flusso di lavoro fluido ed efficiente in tutta l'organizzazione.

Responsabilità:

· Supporto esecutivo:

• Gestisci il calendario del dirigente e pianifica riunioni e appuntamenti.
• Prepara gli ordini del giorno delle riunioni, redigi i verbali e segui i punti d'azione.
• Redigere e correggere la corrispondenza, comprese e-mail, lettere e presentazioni.
• Gestisci l'organizzazione del viaggio, inclusi voli, alloggi e itinerari.
• Supportare il CEO nella gestione della piattaforma organizzativa correlata agli obiettivi dell'azienda
• Coordinarsi con gli stakeholder interni ed esterni in base alle esigenze.

· Gestione dell'ufficio:

• Supervisiona le operazioni quotidiane dell'ufficio per garantire un flusso di lavoro fluido ed efficiente.
• Gestire l'inventario delle forniture per ufficio e delle attrezzature.
• Coordinarsi con i fornitori di servizi.
• Mantenere un ambiente di lavoro pulito e professionale.

· Supporto compliance documentale:

• Assistere nella preparazione, aggiornamento e mantenimento della documentazione aziendale verso le Pubbliche Amministrazioni e concessioni demaniali
• Punto di contatto e di organizzazione dei rapporti e documentazione con le compagnie di assicurazione
• Mantenimento documentale e gestione dataset certificazioni ISO, Quality, Audit, Compliance & 231, e similari per le verifiche audit periodiche interne ed esterne.

Competenze e qualifiche:

• Minimo 3-5 anni di esperienza come assistente esecutivo o ruolo simile.
• Laurea in Economia Aziendale e/o Legale, Amministrazione d'Ufficio o un campo correlato (preferibile).
• Ottima conoscenza della lingua inglese. Altre lingue preferite.
• Ottime capacità organizzative, di gestione del tempo e multitasking.
• Spiccate capacità di comunicazione scritta e verbale con un alto grado di professionalità.
• Conoscenza della suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Conoscenza e gestione di software organizzativi come Alyante Teamsystem
• Capacità di mantenere la riservatezza e la discrezione.
• Capacità di lavorare in modo indipendente e in team.
• Attento ai dettagli con una forte etica del lavoro.

Annuncio rivolto a candidati ambosessi (D.Lgs 198/2006 Codice pari opportunità e a persone di tutte le età e tutte le nazionalità, ai sensi dei decreti legislativi 215/03 e 216/03)