Datenschutzbestimmungen für das Jobfellow Karriereportal

Stand: 31. Oktober 2025

Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer Daten ist uns sehr wichtig. Bei Jobfellow, einem Projekt der ai-port GmbH, legen wir größten Wert auf Ihre Privatsphäre und verarbeiten Ihre Daten ausschließlich so lange und in dem Umfang, wie es für das jeweilige Verfahren notwendig ist oder Sie es wünschen. Wir sind unseren Bewerber:innen und Kandidat:innen gegenüber transparent und eindeutig in unserem Umgang mit personenbezogenen Daten.

Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten stets vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften (insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO) sowie dieser Datenschutzerklärung. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist technisch nicht möglich.

Jede Art von Verwertung Ihrer Daten durch Jobfellow erfolgt ausschließlich mit Ihrem vorherigen Einverständnis. Wir werden Ihre Daten niemals an Dritte verkaufen oder ohne Ihr ausdrückliches Einverständnis an Dritte weitergeben.

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

ai-port GmbH

Steinfurter Straße 104

48149 Münster

E-Mail-Adresse für Datenschutzanfragen: datenschutz@jobfellow.de

Handelsregister: HRB 18169

Registergericht: Amtsgericht Münster

2. Zweck der Speicherung Ihrer Daten

Der Zweck der Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten ist ausschließlich:

• Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen von Aufträgen zur Beratung bei der Besetzung einer Vakanz bei einem unserer Kunden.
• Abwicklung/Organisation von Besetzungsverfahren (sog. Bewerbermanagement) für unsere Kunden und für uns selbst.
• Akquisition und Abwicklung von Beratungsaufträgen, sofern Sie uns als potentieller Kunde oder Kunde Daten überlassen.
• Zusendung von Informationen und Einladungen, sofern Sie dem zugestimmt haben.

3. Personenkreise, die Jobfellow adressiert

In dieser Datenschutzerklärung werden folgende Personenkreise unterschieden:

• Kandidat:innen: Personen, die von Jobfellow oder unseren Partnern im Rahmen einer Direktansprache oder über Netzwerke kontaktiert werden, um sie für eine Vakanz bei einem unserer Kunden zu interessieren.
• Bewerber:innen: Personen, die sich aktiv auf eine Ausschreibung von Jobfellow oder eines unserer Kunden bewerben.
• Kund:innen: Personen oder Unternehmen, die Jobfellow mit Beratungsaufträgen (insbesondere Recruiting-Begleitung) betrauen.
• Potentielle Kund:innen: Personen oder Unternehmen mit denen eine Geschäftsbeziehung angestrebt wird.
• Lieferant:innen: Personen oder Unternehmen, die Dienstleistungen oder Produkte an Jobfellow verkaufen.

4. Definitionen

• Personenbezogene Daten im Sinne dieser Erklärung sind Daten, die entweder eine natürliche Person persönlich identifizieren oder zu einer identifizierbaren natürlichen Person gehören. Dies sind Daten, anhand derer eine einzelne Person individuell identifizierbar ist, wie z.B. Ihr Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Geburtstag, Telefonnummer sowie Informationen zu Ihrer berufsbezogenen Ausbildung und Erfahrung, Ihren Fähigkeiten, Ihren Präferenzen oder Mitgliedschaften in Berufsverbänden.
• Verarbeitung bezeichnet jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten oder Sätzen von personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

5. Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten

Sie können unsere Webseiten grundsätzlich besuchen, ohne dass wir personenbezogene Daten von Ihnen erheben, außer den unten unter "Cookies" genannten technischen Daten. Personenbezogene Daten werden nur erhoben, wenn Sie uns diese von sich aus zur Durchführung einer Bewerbung, im Rahmen der sonstigen Kontaktaufnahme/Ansprache durch uns oder zur Anbahnung einer Geschäftsbeziehung mitteilen.

Für Bewerber:innen und Kandidat:innen:

Um sich über unser Karriereportal oder direkt bei Jobfellow oder bei einem unserer Kunden zu bewerben, benötigen wir von Ihnen mindestens folgende Angaben: Name, Kontaktdaten (Wohnort, Straße, Postleitzahl, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Anrede, Angaben zur aktuellen Position, gewünschtem Gehalt, Sprachkenntnissen sowie einen Lebenslauf und optional weitere Unterlagen wie Zeugnisse und Anschreiben etc.

Die Überlassung von Informationen durch Sie erfolgt auf rein freiwilliger Basis. Je mehr relevante Informationen Sie uns überlassen, desto besser können wir Ihre potenzielle Eignung für eine Vakanz beurteilen. Wir bitten Sie, uns keine Informationen zu übermitteln, die nur eine geringe oder keine Relevanz im Rahmen eines Bewerbungs-/Auswahlprozesses haben oder aus rechtlicher Sicht von uns oder unseren Kund:innen nicht berücksichtigt werden dürfen. Dies gilt insbesondere für sensible personenbezogene Daten (z.B. Gesundheitsdaten, Angaben zur Religionszugehörigkeit), es sei denn, diese sind aus gesetzlichen Gründen erforderlich oder Sie geben uns hierfür Ihre ausdrückliche Einwilligung.

Wenn Sie uns Anfragen zukommen lassen oder sich auf eine durch uns geschaltete Anzeige bewerben oder auf eine durch uns erfolgte Ansprache (telefonisch oder schriftlich oder über soziale Netzwerke) positiv reagieren, indem Sie uns Informationen geben oder übersenden, werden Ihre Angaben aus dem Formular oder Ihren Unterlagen oder Ihren Auskünften inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten und Anlagen (z.B. Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse) zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert und verarbeitet.

KI-gestützte Analyse (jobfellow-navi): Ihre Daten werden in unserem jobfellow-navi System analysiert und mit unseren Stellenprofilen abgeglichen. Diese KI-gestützte Analyse unterstützt uns bei der Einschätzung Ihrer Eignung für eine Position und bei der Erstellung von Empfehlungen für unser Recruiting-Team und unsere Kunden. Es findet keine autonome Entscheidungsentscheidung durch die KI statt; die finale Einstellungsentscheidung trifft immer ein Mensch.

Weitergabe Ihrer Daten: Mit dem Absenden eines Formulars, der Zusendung einer Bewerbung oder Ihrer Daten aufgrund einer Ansprache geben Sie durch Ankreuzen eines entsprechenden Feldes oder Ihre Übersendung der Daten Ihr Einverständnis zur Speicherung und Weitergabe Ihrer Daten an unseren Auftraggeber/Kunden, wenn es sich um eine spezifische Vakanz handelt, für die Sie sich beworben oder angesprochen wurden. Eine Übermittlung an ein anderes Unternehmen nehmen wir nur mit Ihrem vorherigen, expliziten Einverständnis vor. Sollte Ihr Profil für ein anderes Projekt interessant sein, werden wir in jedem Fall Kontakt mit Ihnen aufnehmen und Ihr Einverständnis einholen, bevor wir dieses einem Dritten zur Kenntnis geben.

Eine entsprechende, jederzeit widerrufbare Datenschutzerklärung inklusive Einverständniserklärung geht Ihnen zu Beginn des Prozesses gesondert zu. Unsere Kunden verpflichten sich uns gegenüber schriftlich, Daten von Kandidat:innen oder Bewerber:innen datenschutzkonform zu verarbeiten und auf Anfrage zu beauskunften bzw. zu löschen.

Recherche zu Ihrem beruflichen Profil: Sofern zulässig und für die Einschätzung Ihrer Qualifikation für eine bestimmte Position von Bedeutung, werden wir möglicherweise öffentlich über Dienste sozialer Medien (z.B. LinkedIn, XING) oder im Internet verfügbare Informationen zu Ihrem beruflichen Profil recherchieren. Die daraus resultierenden Informationen werden als Kandidaten-/Bewerber-Informationen behandelt und zusammen mit den ursprünglich von Ihnen angegebenen Daten verarbeitet.

Für Kund:innen und potentielle Kund:innen:

Sind Sie mit uns als Kunde (z.B. Auftraggeber von Beratungs- oder Suchaufträgen) in Kontakt, speichern wir mindestens Ihren Namen, Vornamen, Unternehmensnamen, die berufliche Adresse, berufliche und ggf. private Kontaktdaten sowie darüber hinausgehende Informationen, wenn Sie sie uns überlassen (z.B. Protokolle von Beratungsgesprächen, ausgewählter Schriftverkehr, Organigramme, Produktinformationen, Entwicklungspläne etc.). Außerdem speichern wir alle Informationen, die für eine Rechnungsstellung bzw. Bezahlung erforderlich sind, wie z.B. Verträge, Aufträge, Bankverbindungen, Steuernummern oder Ihre Konditionen/Preise.

Für Lieferant:innen:

Sofern Sie mit uns als Lieferant:in in Kontakt sind, speichern wir neben dem Unternehmensnamen und dem Vor- und Nachnamen unseres Ansprechpartners alle Informationen, die für eine Rechnungsstellung bzw. Bezahlung erforderlich sind, wie z.B. Verträge, Aufträge, Bankverbindungen, Steuernummern oder Ihre Konditionen/Preise.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung der von Ihnen eingegebenen und übersandten Daten erfolgt grundsätzlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder zur Erfüllung vorvertraglicher bzw. vertraglicher Maßnahmen (§ 26 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für Kund:innen und Lieferant:innen erfolgt die Datenverarbeitung zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), wie z.B. der Pflege der Geschäftsbeziehung.

Widerruf der Einwilligung: Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

6. Newsletter/Einladungen

Etwa vierteljährlich möchten wir Sie über Neuigkeiten über unseren Newsletter informieren und Sie in unregelmäßigen Abständen zu (Informations-)Veranstaltungen oder Schulungen/Festen einladen. Wenn Sie als Empfänger registriert sind, speichern wir Namen, Vornamen, Anrede, E-Mail-Adresse (privat und/oder beruflich) und ggf. Ihren aktuellen Arbeitgeber. Am Ende jedes Newsletters und jeder Einladung haben Sie die Möglichkeit, Ihr Einverständnis zu widerrufen und die Zusendung abzubestellen. Diese Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

7. Cookies

Um den Besuch unserer Website attraktiv zu gestalten und die Nutzung bestimmter Funktionen zu ermöglichen, verwenden wir auf verschiedenen Seiten sogenannte Cookies. Hierbei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät abgelegt werden.

• Sitzungs-Cookies: Einige der von uns verwendeten Cookies werden nach dem Ende der Browser-Sitzung, also nach Schließen Ihres Browsers, wieder gelöscht.
• Persistente Cookies: Andere Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät und ermöglichen uns oder unseren Partnerunternehmen, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und einzeln über deren Annahme entscheiden oder die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen. Bei der Nichtannahme von Cookies kann die Funktionalität unserer Website eingeschränkt sein. Die Verwendung von Cookies erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) zur technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung unserer Dienste oder Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) für nicht-essenzielle Cookies.

8. Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies für die Erfüllung der oben genannten Zwecke notwendig ist:

• Bewerber:innen/Kandidat:innen: Im Falle einer Absage speichern wir Ihre Daten maximal sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens zur Erfüllung von Nachweispflichten (AGG). Sollten Ihre Daten für zukünftige Stellenangebote interessant sein und Sie uns hierfür Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilen, speichern wir Ihre Daten in unserem Talentpool für einen Zeitraum von 24 Monaten oder bis auf Widerruf. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Spätestens 3 Jahre nach der Speicherung bzw. nach dem letzten Kontakt mit uns werden wir Sie erneut über die Speicherung informieren und die Daten ggf. löschen, es sei denn, Sie gestatten die Aufbewahrung zum Zwecke einer späteren Kontaktaufnahme unbefristet.
• Kund:innen/Potentielle Kund:innen/Lieferant:innen: Daten werden so lange gespeichert, wie die Geschäftsbeziehung besteht oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z.B. handels- oder steuerrechtliche Fristen, in der Regel 6 oder 10 Jahre) dies erfordern.
• Newsletter: Ihre Daten werden gespeichert, bis Sie den Newsletter abbestellen.
• Allgemeine Anfragen: Daten werden bis zur Erledigung der Anfrage oder Widerruf der Einwilligung gespeichert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

9. Ihre Rechte bezüglich Ihrer Daten

Sie haben jederzeit folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Recht auf unentgeltliche Auskunft über die Herkunft, Empfänger und den Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten, die Sie uns überlassen, und die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrages verarbeiten.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Recht auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Recht auf Löschung dieser Daten, sofern keine rechtlichen Gründe einer Löschung entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Recht auf jederzeitigen Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Recht, die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Eine bereits erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
• Recht auf Unterrichtung (Art. 19 DSGVO).

Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich jederzeit an die unter Punkt 1 genannte Kontaktadresse wenden.

10. Widerspruch gegen Werbe-Mails

Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Die Betreiber der Seiten behalten sich ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, vor.

11. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Kavalleriestraße 2-4

40213 Düsseldorf

12. Änderungen dieser Datenschutzbestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzbestimmungen bei Bedarf anzupassen, um sie stets an die aktuellen rechtlichen Anforderungen oder Änderungen unserer Leistungen anzupassen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die jeweils aktuelle Version.