Adjointe exécutive - grande entreprise - bonus annuel

Notre client, un grand manufacturier canadien basé à Montréal, vous offre une opportunité unique de travailler aux côtés d'un gestionnaire à titre d'Adjointe exécutive. Relevant de la direction des technologies de l'information, l'Adjointe joue un rôle clé dans le soutien administratif et organisationnel du chef de l'information et de son équipe. Véritable partenaire de confiance, cette personne assure la gestion efficace des priorités, des communications et des activités quotidiennes dans un environnement dynamique et en constante évolution. Grâce à sa rigueur, son sens de l'organisation et sa discrétion, elle contribue au bon fonctionnement des opérations, à la coordination de projets stratégiques et au maintien de relations harmonieuses avec les partenaires internes et externes.

VOTRE RÔLE EN TANT QU'ADJOINTE EXÉCUTIVE SERA DE:

• Gérer un agenda chargé et en constante évolution, en assurant une communication et un suivi continus;
• Planifier et coordonner les réunions et les conférences téléphoniques;
• Gérer les communications entrantes et sortantes par courriel et par téléphone; assurer la transmission efficace et en temps opportun de l'information vers et depuis le chef de l'information;
• Organiser les déplacements locaux et internationaux, y compris l'élaboration de plans détaillés, d'itinéraires et d'horaires;
• Gérer les relations avec les parties prenantes internes et externes; agir à la fois comme ambassadrice et gardienne des priorités selon les circonstances;
• Participer à la gestion de divers budgets, à la création de fournisseurs, à la gestion des dépenses de cartes de crédit corporatives, aux demandes de vacances, aux écritures de régularisation ainsi qu'au processus d'approbation des factures;
• Préparer et assurer le suivi des comptes de dépenses de l'équipe;
• Participer à la préparation des réunions du conseil d'administration et offrir un soutien administratif, notamment par la révision de mémos, de présentations et d'autres documents;
• Réviser des documents et des présentations. Effectuer ou coordonner les traductions lorsque requis;
• Soutenir les activités des technologies de l'information, notamment la coordination de l'intégration des nouveaux employés, des réunions mondiales de l'équipe TI, des activités d'équipe et des événements virtuels;
• Assurer le suivi des formations complétées par l'équipe TI;
• Apporter un soutien aux tâches de gestion de bureau selon les besoins.

LE PROFIL QUE NOUS CHERCHONS:

• DEC ou formation universitaire dans un domaine pertinent;
• Un minimum de dix (10) années d'expérience à titre d'Adjointe de direction ou semblable;
• Excellente maitrise du français et de l'anglais, autant à l'oral qu'à l'écrit, et qualité de rédaction supérieure;
• Très bonne maitrise de la suite MS Office, et des outils informatiques en général;
• Discrétion, autonomie, esprit d'initiative, capacité d'adaptation et organisation supérieure;
• Grande intelligence émotionnelle et capacités de communication.

LES AVANTAGES QUE VOUS AUREZ:

• Assurances collectives;
• REER;
• Salaire compétitif + Bonus;
• 4 semaines de vacances.