Adjointe exécutive - domaine de l'assurance - contrat 14 mois

Notre client, une entreprise qui œuvre dans le domaine financier, est présentement à la recherche d'une Adjointe administrative pour un contrat d'une durée de 14 mois. Nous cherchons une personne organisée et proactive pour soutenir un vice-président ainsi que son adjointe exécutive. Ce rôle clé implique la gestion de calendriers complexes, la coordination de voyages et d'événements, ainsi que la rédaction de communications professionnelles. Une belle occasion de contribuer directement au succès d'une équipe de direction.

VOTRE RÔLE EN TANT QU'ADJOINTE ADMINISTRATIVE SERA DE:

• Fournir un soutien administratif au vice-président et à l'adjointe exécutive;
• Servir de liaison entre le vice-président et les parties prenantes internes/externes;
• Organiser et gérer des calendriers complexes, planifier des réunions dans plusieurs fuseaux horaires;
• Rédiger de manière autonome des courriels et des notes professionnelles;
• Préparer et mettre en forme des rapports de dépenses, des présentations et des documents de réunion;
• Maintenir un système de classement et de gestion documentaire organisé et efficace;
• Filtrer, prioriser et répondre rapidement aux courriels entrants, selon les besoins;
• Planifier, organiser et coordonner la logistique des réunions internes et externes, y compris les réunions du conseil et les événements hors site;
• Organiser des itinéraires de voyage détaillés, incluant les réservations de vols, d'hébergement, de transport terrestre, etc.;
• Offrir un soutien de remplacement à l'adjointe exécutive pour les tâches excédentaires ou en cas d'absence;
• Aider à la planification et à la coordination d'événements internes et externes liés au bureau du président;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

LE PROFIL QUE NOUS CHERCHONS:

• Un minimum de trois (3) années d'expérience dans un poste similaire;
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais, autant à l'écrit qu'au parlé;
• Compétences avancées dans l'utilisation de la suite de Microsoft Office 365;
• Capacité à organiser efficacement le travail et à établir des priorités claires;
• Faire preuve d'une grande précision et de rigueur dans l'accomplissement des tâches;
• Gérer efficacement plusieurs projets et responsabilités simultanément.

LES AVANTAGES QUE VOUS AUREZ:

• Programme de télémédecine;
• Avantages sociaux complets;
• 3 semaines de vacances.