Adjointe personnelle - domaine du divertissement - voyage à l'étranger

Notre client, une entreprise montréalaise œuvrant dans le domaine du divertissement, est à la recherche d'une adjointe personnelle afin d'accompagner un gestionnaire dans la gestion de son quotidien professionnel et personnel. La personne recherchée sera un véritable point de repère pour le gestionnaire. Organisée, proactive et discrète, elle saura anticiper ses besoins, assurer une gestion efficace de son agenda et veiller à la bonne coordination de ses différentes activités. Il s'agit d'un rôle de confiance, offrant beaucoup de variété et l'occasion de travailler dans un environnement dynamique et stimulant.

VOTRE RÔLE EN TANT QU'ADJOINTE PERSONNELLE SERA DE:

• Gérer l'agenda du gestionnaire, coordonner ses rendez-vous, réunions et engagements professionnels, personnels et familiaux, filtrer les sollicitations et assurer une gestion efficace de ses priorités et de son emploi du temps;
• Anticiper les besoins du gestionnaire, protéger les plages horaires consacrées à la réflexion stratégique, effectuer les suivis requis et veiller au respect des priorités et des échéanciers;
• Organiser les déplacements professionnels et personnels, nationaux et internationaux, incluant les réservations de vols, hôtels, transports et activités, et accompagner occasionnellement le gestionnaire lors de voyages à l'étranger;
• Coordonner les réunions, préparer les rencontres, assurer le suivi des dossiers en cours et veiller à une communication fluide entre le gestionnaire, les équipes internes, les partenaires et les clients;
• Rédiger, réviser et mettre en forme diverses communications et documents, assurer le suivi des courriels et effectuer les suivis auprès des différents interlocuteurs, fournisseurs et collaborateurs;
• Coordonner simultanément plusieurs projets, assurer leur progression et veiller au suivi des documents administratifs, comptes de dépenses, factures et autres éléments requis;
• Entretenir le réseau de contacts du gestionnaire, assurer les suivis professionnels avec tact et diplomatie et agir comme personne de référence pour faciliter son quotidien et celui de sa famille;
• Prendre en charge diverses responsabilités personnelles et familiales, incluant les réservations, commandes, rendez-vous et activités du quotidien;
• Coordonner les relations avec les fournisseurs, le personnel de maison, les gestionnaires de propriété et les différents prestataires de services, notamment dans le cadre de projets immobiliers;
• Assurer le suivi de la gestion et de la logistique de la propriété de Marseille, en collaboration avec les équipes locales;
• Gérer avec discrétion les informations confidentielles et les demandes de nature personnelle, et prendre en charge toute autre tâche connexe permettant de faciliter le quotidien du gestionnaire.

LE PROFIL QUE NOUS CHERCHONS:

• Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou collégial dans un domaine pertinent;
• Minimum de cinq (5) années d'expérience dans un rôle similaire;
• Excellentes habiletés de communication à l'oral et à l'écrit en français et en anglais;
• Excellente maîtrise de la suite Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint);
• Compétences organisationnelles exceptionnelles et capacité à gérer plusieurs priorités et échéances;
• Capacité démontrée à travailler de façon autonome, à prendre des initiatives et à résoudre des problèmes de manière proactive;
• Solides compétences interpersonnelles et esprit d'équipe collaboratif.

LES AVANTAGES QUE VOUS AUREZ:

• Possibilité de voyager à l'étranger;
• Salaire compétitif;
• 4 semaines de vacances.