Adjointe exécutive - environnement financier - avantages sociaux

Notre client, un Family Office situé au centre-ville de Montréal, vous offre une opportunité unique de travailler comme Adjointe de direction. Notre client est à la recherche d'une Adjointe exécutive et comptable afin d'assurer un soutien clé auprès des membres de la famille dans la gestion de leurs affaires personnelles et financières. Cette personne jouera un rôle central dans la coordination des activités administratives quotidiennes, le suivi de dossiers comptables, fiscaux et d'assurances, ainsi que dans la gestion des communications et des priorités.

VOTRE RÔLE EN TANT QU'ADJOINTE EXÉCUTIVE SERA DE:

• Assurer un soutien administratif complet auprès des membres de la famille pour l'ensemble de leurs besoins personnels et professionnels;
• Gérer les correspondances, les courriels et les communications diverses, incluant la rédaction, la révision et le suivi des documents requis;
• Coordonner les rendez-vous, les réunions, les déplacements et les réservations, selon les besoins;
• Effectuer le suivi des dossiers d'assurances, incluant les renouvellements, les réclamations et les communications avec les différents fournisseurs de services;
• Rassembler, organiser et préparer les documents, relevés et reçus requis pour les déclarations fiscales et autres obligations financières;
• Assurer la tenue de livres complète à l'aide de QuickBooks, incluant la saisie des transactions, la conciliation des comptes et le maintien de dossiers financiers exacts et à jour;
• Effectuer le suivi des comptes à payer et des dépenses, en veillant à l'exactitude des informations et au respect des échéances;
• Collaborer avec les partenaires externes tels que les comptables, fiscalistes, institutions financières et autres professionnels afin de transmettre la documentation requise et d'assurer les suivis nécessaires;
• Effectuer la collecte, la vérification et la mise à jour de données administratives et comptables afin d'assurer l'intégrité des dossiers;
• Agir à titre de personne-ressource pour toute question d'ordre administratif, financier ou comptable et offrir un soutien proactif aux membres de la famille;
• Accomplir toute autre tâche connexe permettant d'assurer le bon fonctionnement des opérations.

LE PROFIL QUE NOUS CHERCHONS:

• Minimum de cinq (5) années d'expérience dans un rôle similaire;
• Excellentes habiletés de communication à l'oral et à l'écrit en français et en anglais;
• Compétences avancées dans l'utilisation de la suite de Microsoft Office 365;
• Capacité à organiser efficacement le travail et à établir des priorités claires;
• Faire preuve d'une grande précision et de rigueur dans l'accomplissement des tâches;
• Gérer efficacement plusieurs projets et responsabilités simultanément;
• Faire preuve d'un bon sens des priorités et d'organisation.

LES AVANTAGES QUE VOUS AUREZ:

• Un bon climat de travail et un horaire sur 4 jours/semaine (semaine de 32h);
• Très bon programme d'avantages sociaux;
• 4 semaines de vacances.