Adjointe et Concierge personnelle - Family Office - Centre-Ville de Montréal

Notre client, un Family Office bien établi à Montréal, recherche une Adjointe et Concierge personnelle qui se joindra à son équipe. La personne en poste agit comme un pilier essentiel en assurant une gestion fluide et harmonieuse des résidences, des déplacements et des activités. Grâce à son sens aigu de l'organisation, sa discrétion et son souci du détail, elle veille à offrir un environnement irréprochable et un service personnalisé de haute qualité. Proactive et attentive aux besoins, elle contribue à simplifier le quotidien en coordonnant efficacement les différents intervenants et en anticipant les imprévus, tout en maintenant les plus hauts standards de professionnalisme.

VOTRE RÔLE EN TANT QU'ADJOINTE ET CONCIERGE PERSONNELLE SERA DE:

• Assurer le maintien d'un environnement résidentiel haut de gamme répondant aux plus hauts standards de qualité;
• Coordonner les différents intervenants, entrepreneurs et fournisseurs;
• Se déplacer occasionnellement dans les différentes résidences familiales, selon les besoins;
• Gérer les assurances, l'inventaire des biens de valeur et les garanties, et en assurer la conformité et la mise à jour;
• Superviser le personnel de maison et collaborer étroitement avec celui-ci afin d'assurer le bon fonctionnement des résidences;
• Assurer la gestion et le suivi de la flotte de véhicules (entretien, immatriculation, assurances, logistique);
• Coordonner les besoins liés aux véhicules récréatifs et en assurer la disponibilité et la conformité;
• Planifier, organiser et coordonner les déplacements (vols privés ou commerciaux, transports terrestres et maritimes, hébergement, activités, etc.);
• Effectuer les réservations de restaurants, traiteurs, chefs à domicile, entraîneurs et autres services personnalisés;
• Participer à l'organisation et à la coordination d'événements privés et sociaux;
• Gérer l'agenda, les rendez-vous, le courrier et les demandes de signatures;
• Assurer un soutien administratif auprès de l'équipe et coordonner les échanges avec les différents intervenants;
• Effectuer toute autre tâche connexe liée aux fonctions.

LE PROFIL QUE NOUS CHERCHONS:

• Formation universitaire ou autre combinaison d'expériences jugées équivalentes;
• Minimum de dix (10) années d'expérience en tant qu'adjointe de direction ou rôle similaire;
• Excellentes habiletés de communication à l'oral et à l'écrit en français et en anglais;
• Personne ayant à cœur le service à la clientèle et une attention aux détails;
• Capacité à naviguer dans un environnement en constant changement et comprenant plusieurs exigences;
• Personne dynamique, positive et avec de l'entregent;
• Aptitude à effectuer le suivi de différents dossiers simultanément et de solides compétences en résolution de problèmes;
• Excellente organisation du travail, doit être professionnel, discret et maintenir la confidentialité;
• Grande aisance avec les outils informatiques (Microsoft Office et autres logiciels pertinents);
• Possède un permis de conduire valide;
• Être flexible dans les horaires de travail, en fonction des besoins de la famille.

LES AVANTAGES QUE VOUS AUREZ:

• Bonus annuel;
• Assurances collectives;
• REER.