Adjointe personnelle - environnement financier - avantages sociaux

Notre client, un Family Office bien établie à Montréal, recherche une Adjointe qui supportera l'Adjointe principale du bureau dans la gestion des activités quotidiennes d'une famille privée. Cette personne jouera un rôle clé dans la coordination de diverses tâches administratives, la gestion des propriétés, l'organisation des déplacements ainsi que le suivi de multiples dossiers. Polyvalente, organisée et dotée d'un excellent sens du service, elle contribuera au bon déroulement des opérations en offrant un soutien rigoureux, discret et proactif auprès des différents intervenants.

VOTRE RÔLE EN TANT QU'ADJOINTE PERSONNELLE SERA DE:

• Offrir un soutien administratif quotidien à l'adjointe principale en assurant la gestion de diverses tâches administratives et en contribuant à la fluidité des opérations;
• Gérer le courrier, effectuer les suivis administratifs, obtenir les signatures requises, numériser les documents et maintenir un système de classement efficace, tant physique que numérique;
• Coordonner la prise de rendez-vous, assurer le suivi des calendriers et veiller au bon déroulement des différentes activités administratives;
• Soutenir la coordination des propriétés en assurant le suivi des travaux d'entretien, des réparations et des différents mandats confiés aux fournisseurs, entrepreneurs et autres partenaires externes;
• Participer au suivi des dossiers d'assurances, des garanties, des renouvellements et de toute documentation connexe liée aux propriétés et aux actifs;
• Collaborer étroitement avec le personnel de maison afin d'assurer une communication fluide, le suivi des demandes et la coordination des différents besoins opérationnels;
• Contribuer à la coordination de la flotte automobile et des autres véhicules en assurant le suivi de l'entretien, des immatriculations, des assurances et des différentes échéances;
• Organiser les déplacements personnels et professionnels en coordonnant les réservations de vols commerciaux ou privés;
• Effectuer les réservations de restaurants, de traiteurs, de chefs à domicile et de tout autre service requis afin d'offrir une expérience personnalisée et de haut niveau;
• Effectuer toute autre tâche connexe afin de soutenir efficacement l'adjointe principale et de contribuer au bon fonctionnement des opérations.

LE PROFIL QUE NOUS CHERCHONS:

• Formation universitaire ou autre combinaison d'expériences jugées équivalentes;
• Minimum de trois (3) années d'expérience en tant qu'adjointe ou rôle similaire;
• Excellentes habiletés de communication à l'oral et à l'écrit en français et en anglais;
• Personne ayant à cœur le service à la clientèle et une attention aux détails;
• Capacité à naviguer dans un environnement en constant changement et comprenant plusieurs exigences;
• Personne dynamique, positive et avec de l'entregent;
• Aptitude à effectuer le suivi de différents dossiers simultanément et de solides compétences en résolution de problèmes;
• Excellente organisation du travail, doit être professionnel, discret et maintenir la confidentialité;
• Grande aisance avec les outils informatiques (Microsoft Office et autres logiciels pertinents);
• Être flexible dans les horaires de travail, en fonction des besoins de la famille.

LES AVANTAGES QUE VOUS AUREZ:

• Bel environnement aux valeurs humaines;
• Assurances collectives;
• REER.