Adjointe de direction - contrat 12 mois - immobilier

Notre client, une entreprise qui œuvre dans le domaine de l'immobilier, est présentement à la recherche d'une Adjointe de direction pour un remplacement de congé de maternité. L'Adjointe de direction assurera un soutien administratif essentiel à la Directrice générale et agirera comme point de contact privilégié pour les résidents, les partenaires et l'ensemble des intervenants internes et externes. Elle veillera à la gestion efficace des communications entrantes, à l'organisation du calendrier exécutif ainsi qu'au bon déroulement des réunions du conseil d'administration.

VOTRE RÔLE EN TANT QU'ADJOINTE DE DIRECTION SERA DE:

• Gérer l'agenda de la Directrice générale, planifier les réunions, coordonner les convocations et assurer le suivi logistique;
• Filtrer les appels entrants, identifier les interlocuteurs et déterminer le niveau de priorité;
• Agir comme porte d'entrée pour toutes les demandes adressées à la Direction générale;
• Préparer, assembler et transmettre divers documents destinés aux résidents et aux partenaires;
• Participer aux réunions du conseil d'administration;
• Rédiger les procès-verbaux, préparer les ordres du jour et assurer les suivis requis;
• Mettre en forme la documentation officielle et assurer son envoi dans les délais requis;
• Assurer le lien quotidien avec les résidents et répondre à leurs demandes, incluant les situations urgentes;
• Transmettre les communications officielles (avis, courriels, messages administratifs);
• Maintenir un service client professionnel, empathique et efficace;
• Effectuer le classement, l'archivage et la mise à jour des dossiers;
• Assurer la circulation fluide de l'information au sein de l'organisation;
• Soutenir diverses tâches administratives en fonction des besoins opérationnels.

LE PROFIL QUE NOUS CHERCHONS:

• Diplôme d'études collégiales en techniques de bureautique ou autre domaine pertinent;
• Minimum de cinq (5) années d'expérience dans un rôle similaire;
• Fortes compétences organisationnelles avec une attention particulière aux détails;
• Discrétion, autonomie, esprit d'initiative et capacité d'adaptation;
• Faire preuve d'un bon sens des priorités et d'organisation.

• Excellente maitrise du français et de l'anglais, autant à l'oral qu'à l'écrit;
• Très bonne maitrise de la suite MS Office, et des outils informatiques en général;

LES AVANTAGES QUE VOUS AUREZ:

• Assurances collectives;
• Stationnement gratuit sur place;
• 3 semaines de vacances.