Adjointe au Président - domaine culturel - assurances collectives

Notre client, une entreprise québécoise qui œuvre dans le domaine culturel, est présentement à la recherche d'une Adjointe d'expérience qui soutiendra son Président. Nous recherchons une adjointe exécutive et personnelle organisée, proactive et digne de confiance pour accompagner le Président dans la gestion de ses activités quotidiennes. Véritable bras droit, la personne titulaire du poste jouera un rôle clé dans l'optimisation de son temps et de ses priorités, en assurant une coordination efficace, rigoureuse et discrète de l'ensemble de ses responsabilités. Grâce à son sens de l'anticipation, sa débrouillardise et son souci du détail, elle contribuera à créer un environnement structuré et fluide, lui permettant de se concentrer pleinement sur ses enjeux stratégiques.

VOTRE RÔLE EN TANT QU'ADJOINTE AU PRÉSIDENT SERA DE:

• Gérer l'agenda professionnel et personnelle du Président en coordonnant les rencontres, rendez-vous et conférences, tout en anticipant et en résolvant les conflits d'horaire;
• Examiner, prioriser et traiter les courriels entrants et sortants, et assurer les suivis requis;
• Rédiger et acheminer les communications écrites avec rigueur et souci du détail;
• Collaborer avec les équipes concernées afin d'assurer le suivi de projets et d'initiatives stratégiques, en veillant au respect des échéanciers et à la qualité des livrables;
• Préparer et traiter les comptes de dépenses, effectuer les demandes de remboursement et assurer le paiement de diverses factures;
• Concevoir, réviser et mettre en forme différents documents professionnels (présentations, rapports, tableaux de suivi et autres documents stratégiques);
• Mettre en place et maintenir un système de classement et de gestion documentaire structuré et efficace;
• Organiser les déplacements professionnels et personnels en assurant les réservations nécessaires et la coordination logistique;
• Réaliser divers mandats ponctuels ou projets spéciaux confiés par la direction, incluant certains besoins organisationnels ou personnels.

LE PROFIL QUE NOUS CHERCHONS:

• Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou collégial dans un domaine pertinent;
• Minimum de cinq (5) années d'expérience dans un rôle similaire;
• Excellentes habiletés de communication à l'oral et à l'écrit en français et anglais fonctionnel;
• Excellente maîtrise de la suite Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint);
• Compétences organisationnelles exceptionnelles et capacité à gérer plusieurs priorités et échéances;
• Capacité démontrée à travailler de façon autonome, à prendre des initiatives et à résoudre des problèmes de manière proactive;
• Solides compétences interpersonnelles et esprit d'équipe collaboratif.

LES AVANTAGES QUE VOUS AUREZ:

• Assurances collectives;
• Stationnement gratuit sur place;
• 4 semaines de vacances.