Adjointe de direction - domaine public - avantages sociaux

Notre client, une entreprise qui œuvre dans le secteur public, recherche une Adjointe de direction qui soutiendra un de ses gestionnaires dans son quotidien. Ce rôle consiste à offrir un soutien administratif rigoureux et structuré à ce gestionnaire dans la gestion quotidienne de ses activités. La personne en poste assure la coordination des dossiers, des communications et des rencontres, tout en veillant à la confidentialité et au bon déroulement des opérations du bureau. Il s'agit d'un poste polyvalent qui demande organisation, jugement et sens des priorités.

VOTRE RÔLE EN TANT QU'ADJOINTE DE DIRECTION SERA DE:

• Assurer la gestion des dossiers, du courrier, de la correspondance et des appels, tout en garantissant la confidentialité des informations;
• Gérer de façon optimale l'agenda du gestionnaire en fonction des priorités établies;
• Accueillir les visiteurs, recueillir les informations pertinentes et les transmettre aux intervenants concernés;
• Organiser la logistique des rencontres impliquant des participants internes et externes;
• Acheminer les rapports et communications reçus aux parties concernées et en assurer le suivi approprié;
• Assurer un suivi auprès du gestionnaire des demandes et requêtes transmises par l'entremise des plateformes numériques et des médias sociaux;
• Communiquer avec des instances gouvernementales ou partenaires institutionnels afin d'obtenir les informations requises;
• Veiller à la représentation officielle de l'organisation lors d'événements spéciaux;
• Effectuer les inscriptions à des colloques, congrès ou événements professionnels et coordonner les réservations nécessaires;
• Assurer la mise à jour et la conformité des informations budgétaires du bureau, effectuer les suivis requis et signaler les écarts observés;
• Recueillir et compiler des données provenant de diverses sources afin de rédiger rapports, articles, discours, lettres ou autres documents dans les délais prescrits;
• Effectuer toute autre tâche connexe liée à la fonction.

LE PROFIL QUE NOUS CHERCHONS:

• DEP en secrétariat ou toute formation équivalente;
• Minimum de dix (10) années d'expérience dans un rôle similaire;
• Excellentes habiletés de communication à l'oral et à l'écrit en français et en anglais;
• Excellente maîtrise de la suite Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint);
• Solides compétences organisationnelles, autonomie et souci du détail;
• Faire preuve d'un bon sens des priorités et d'organisation.

LES AVANTAGES QUE VOUS AUREZ:

• Assurances collectives;
• Régime de retraite à prestation déterminée;
• 4 semaines de vacances.