Job Openings (Consultance) Révision du Manuel de Procédures - DATE LIMITE 05/04

About the job (Consultance) Révision du Manuel de Procédures - DATE LIMITE 05/04

Contexte

Dans le cadre de notre engagement continu à renforcer les compétences des dirigeants et des organisations communautaires en Afrique centrale, MOLI a adopté une approche de soutien par les pairs, mettant en œuvre des programmes soigneusement conçus pour répondre aux besoins spécifiques de chaque communauté. Notre objectif est de surmonter les obstacles entravant le plein épanouissement des communautés, en fournissant des ressources aux organisations locales et en les accompagnant dans la réalisation de leurs objectifs.

Au fil des années, MOLI a enregistré une expansion significative de son personnel en réponse à l'élargissement de la portée programmatique de l'organisation. Depuis janvier 2021, notre croissance, particulièrement au niveau programmatique, a eu un impact considérable sur divers aspects de nos opérations, notamment le nombre d'employés, les transactions financières, les demandes de soutien logistique, les activités de collecte de fonds, et la nécessité de recourir à d'autres services de soutien.

Les projets de MOLI sont devenus plus complexes, impliquant des exigences de conformité et de rapports financiers plus élevées. Le manuel doit inclure des procédures spécifiques pour gérer ces aspects, notamment la collecte de données, la budgétisation, la gestion des fonds et les rapports narratifs. Avec une plus grande implication dans les sous-subventions nationales et régionales, MOLI doit se conformer à des règles strictes de passation de marchés. Le manuel doit détailler les étapes du processus dapprovisionnement, les seuils financiers, les évaluations des fournisseurs et les contrôles internes.

La révision du Manuel des Procédures de MOLI devient cruciale pour garantir la cohérence, la transparence et lefficacité dans les opérations de lorganisation face à cette situation. Cest dans ce cadre que lest à la recherche d'un consultant qualifié pour réviser son manuel de procédures.

Portée de la mission

Les objectifs de cette consultance sont les suivants:

  1. Examiner le manuel de procédures existant et identifier les domaines qui nécessitent une révision, une mise à jour ou une amélioration.

  2. Intégrer toute nouvelle politique, ligne directrice ou modification opérationnelle dans le manuel de procédures.

  3. Veiller à ce que le manuel de procédures soit convivial, clair et facilement compréhensible par les membres du personnel à tous les niveaux.

  4. Rationaliser les processus et éliminer les redondances ou les inefficacités dans les procédures existantes.

  5. Améliorer l'efficacité et l'efficience globales des opérations de l'organisation grâce au manuel de procédures révisé.

Tâches et Responsabilités

Le.la consultant.e sera chargé.e des tâches suivantes:

  1. Procéder à un examen approfondi du manuel de procédures existant, en examinant en détail chaque section, processus et procédure.
  2. Identifier les domaines qui nécessitent une révision, une mise à jour ou une amélioration sur la base des changements dans les politiques, les lignes directrices ou les pratiques opérationnelles. 
  3. Consulter les parties prenantes concernées, y compris les membres du personnel des différents services, afin de recueillir des commentaires et des idées sur les procédures existantes et les domaines susceptibles d'être améliorés. 
  4. Proposer des révisions, des ajouts ou des suppressions au manuel de procédures existant afin d'assurer son alignement sur les pratiques et les politiques actuelles. 
  5. Réécrire ou restructurer le manuel de procédures en veillant à la clarté, à la concision et au flux logique des informations. 
  6. Élaborer et intégrer tous les modèles, formulaires ou outils nécessaires pour soutenir la mise en œuvre des procédures révisées. 
  7. Fournir des recommandations et des orientations sur les meilleures pratiques, le cas échéant, afin d'améliorer l'efficience et l'efficacité des opérations de l'organisation. 
  8. Présenter le manuel de procédures révisé à l'équipe de direction de l'organisation pour examen et commentaires.

Livrables

Le consultant devra fournir les éléments suivants:

  1. Un rapport d'examen détaillé décrivant les conclusions de l'évaluation du manuel de procédures existant, y compris les domaines identifiés comme devant être révisés ou améliorés.

  2. Un manuel de procédures révisé qui intègre les changements, les mises à jour et les améliorations proposés.

  3. Tous les modèles, formulaires ou outils nécessaires à la mise en œuvre des procédures révisées.

  4. Une présentation à l'équipe de direction de l'organisation, mettant en évidence les principaux changements apportés et leur justification.

  5. Une version finalisée et approuvée du manuel de procédures révisé, intégrant les commentaires reçus de l'équipe de direction.

Calendrier et Budget de la Prestation

Calendrier

  1. Date de début du contrat: 22/04/2024

  2. Révision du manuel de procédures existant: 5 jours

  3. Consultation et engagement des parties prenantes: 10 jours

  4. Révision et élaboration du manuel révisé: 5 jours

  5. Présentation et retour d'information: 2 jours

  6. Finalisation du manuel de procédures révisé: 3 jours

Profil souhaité

  1. Une expertise avérée en matière de processus, de procédures et de manuels organisationnels.
  2. Expérience avérée dans la conduite d'examens et de révisions de manuels opérationnels ou de documents similaires.
  3. Solides compétences analytiques et souci du détail.

  4. Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale.

  5. Capacité à travailler de manière indépendante et à respecter les délais.

Composition du dossier

Le dossier de candidature doit comprendre les pièces suivantes:

  1. Une lettre de motivation;

  2. Un CV actualisé ne dépassant pas 3 pages;

  3. Loffre technique correspondant à une note de compréhension des termes de référence et qui devra inclure tous les renseignements nécessaires à sa bonne évaluation ; notamment :
    1. La présentation du ou de la consultant.e (forme sociale, adresses, implantation, domaine dactivités, organisation, appartenance à un/des réseaux, etc.) ;
    2. La méthodologie de travail proposée ;
    3. Le calendrier prévisionnel dintervention ;
  4. Loffre financière sera présentée en montant détaillé incluant tous les frais (honoraires, et autres frais remboursables.) Les conditions du marché conclu ne sont pas révisables en cours de mandat.

MOLI se réserve le droit de faire vérifier toutes les informations et décarter éventuellement tout soumissionnaire ayant fourni des informations erronées ou incomplètes.

Date limite de dépôt

Au plus tard le 5 Avril 2024 à 12h.

Le processus de sélection du.de la consultant.e sera basé sur l'évaluation des candidatures reçues, suivie d'entretiens individuels avec les candidats présélectionnés.

MOLI accorde une grande valeur à la diversité humaine et nous nous engageons à créer une culture inclusive où chacun peut être lui-même et atteindre son plein potentiel. Nous encourageons activement les candidatures de personnes de tous horizons.