Job Openings CONSULTANCE NATIONALE POUR LA MISE A JOUR DES MANUELS DE PROCEDURES DES ORGANISATIONS HUMURE ET MOLI

About the job CONSULTANCE NATIONALE POUR LA MISE A JOUR DES MANUELS DE PROCEDURES DES ORGANISATIONS HUMURE ET MOLI

CONTEXTE ET JUSTIFICATIF

FHI 360 met en œuvre " Atteindre les objectifs et maintenir le contrôle de lépidémie (EpiC)// Meeting Targets and Maintaining Epidemic Control (EpiC) " (Accord de coopération n° 7200AA19CA00002), un projet mondial financé par le Plan d'urgence du président pour la lutte contre le sida (PEPFAR) et l'Agence des États-Unis pour le développement international (USAID), avec une période d'exécution allant du 15 avril 2019 au 30 décembre 2027.

En tant qu'un des principaux partenaires mondiaux du développement présent dans plus de 30 autres pays et sur tous les continents, FHI 360, grâce à son expérience, travaille au développement mené localement en collaborant avec les Organisations de la Société Civile (OSC) locales pour qu'elles soient habilitées et se développent rapidement afin de devenir les futurs bénéficiaires directs des financements du gouvernement américain.

L.e.a Consultant.e ou Equipe de consultant.e.s rends compte directement aux Directeurs Executifs des deux organisations ainsi que léquipe de lEpiC/FHI 360 Burundi.

OBJECTIFS

I .1 OBJECTIF GLOBAL

La présente consultance a pour objectif de revoir et mettre à jour les manuels de procédures des deux organisations respectives (HUMURE et MOLI) au vu des résultats de lévaluation des capacités organisationnelles conduite avec chaque organisation.

1.2 OBJECTIFS SPECIFIQUES

Plus spécifiquement, il sagit de :

  • Revoir et mettre à jour les manuels de procédures (ROI) de ces deux organisations en se référant sur les exigences notamment de USAID ainsi que les autres grands donateurs notamment la banque mondiale, ECHO, etc.
  • Renforcer la compréhension des exigences du donateur en se référant sur les lignes directrices standard utilisées par l'USAID dans le cadre de ses différents mécanismes d'octroi de subventions
  • Préparer avec léquipe dEpiC/FHI 360 une session dorientation de ces deux partenaires sur les exigences et les autres nouveaux éléments inclus dans les nouveaux manuels de procédures.

RESPONSABILITES DU CONSULTANT.E OU EQUIPE DE CONSULTANT.E.S

La consultance, sous la supervision directe de léquipe EpiC/FHI 360 et sous lorientation des directeurs executifs de HUMURE et MOLI aura pour taches de :

T1 : La première étape après la signature du contrat, le consultant ou l'équipe de consultants participera à une session d'orientation avec l'équipe d'EpiC pour partager l'état d'avancement concernant les conditions spéciales qui doivent être remplies pour s'attendre à des résultats futurs de l'USAID.- ½Journee

T2. Organiser la revue avec les équipes des deux organisations afin de permettre une bonne compréhension des manuels de procédures actuels et proposer une revue sur base des connaissances de la situation de départ. - ½ journée pour chaque organisation

T3. Préparer et disponibiliser les manuelles de procédures pour chaque organisation répondants aux lacunes relevées lors de lévaluation et répondant aux différentes exigences de USAID et autres bailleurs en matière de gestion des subventions. - 4jours/chaque produit.

T4. Accompagner lappropriation de ces instruments à travers une session dorientation de ces deux partenaires afin de sassurer de la compréhension des changements opérées durant cette consultance. - ½ journée pour chaque organisation

Plus spécifiquement au sein de :

HUMURE

1. Mettre à jour le manuel de procédures internes pour y inclure la section Plan de succession (Règlement d'ordre intérieur)

2. Initier la petite caisse conformément à la description dans le manuel (les contrôles internes ne sont pas systématiquement alignés sur les politiques de l'organisation)

3. Mettre à jour le manuel de procédures sur les politiques de voyages

4. Mettre à jour le manuel de procédures sur la section passation des marchés

5. Réviser le manuel de procédures sur la section RH et inclure la politique des bénévoles et des stagiaires

6. Mettre à jour les politiques (financières, RH, achats) : des sections du manuel de procédures ne sont pas mises à jour et la conformité est alors mise à mal

7.Mener une revue de la mise en œuvre des politiques, notamment celles qui sont liées aux réglementations de l'USAID et non couvertes par l'outil dévaluation : Absence de politique RH spécifique.

8. Ajouter dans le manuel de procédure les politiques anti-fraude

9 . Ajouter dans le manuel de procédure les politiques de résolution des conflits.

MOLI

  1. Mettre à jour le manuel de procédures internes pour y inclure la section Plan de succession (Règlement d'ordre intérieur)

2. Mener une revue de la mise en œuvre des politiques, notamment celles qui sont liées aux réglementations de l'USAID et non couvertes par l'outil OCA : Absence de politique RH spécifique.

3. Mettre à jour le manuel des ressources humaines et inclure une politique sur les bénévoles et les stagiaires

4. Mettre à jour les manuels de procédures pour continuer à se conformer aux réglementations des bailleurs de fonds (sections RH, Achats, image de marque et marquage)

PROFIL DU CONSULTANT.E OU EQUIPE DE CONSULTANT/E/S

Pour cette opportunité, FHI360 recherche un/e Consultant.e ou Equipe de consultant.e.s ayant une large connaissance et compréhension des exigences et directives de l'USAID en matière de financement. Le.a Consultant.e ou Equipe de consultant.e.s DOIT avoir les compétences et qualifications suivantes :

  • Un minimum de 5 à 8 ans d'expérience en comptabilité, opérations et gestion financière de programmes d'aide au développement international à grande échelle.
  • Un minimum de trois (3) ans d'expérience pertinente en matière d'analyse financière, de rapports financiers, d'analyse des flux de trésorerie, d'élaboration de budgets et de prévisions, ainsi qu'une expérience de supervision du personnel financier et/ou administratif.
  • Un minimum de trois (3) travaux de consultance dans lélaboration des documents de travail des organisation exigées par les bailleurs
  • Expérience et compétences avérées en matière d'élaboration et de gestion de budgets importants.
  • Expérience de l'élaboration et/ou de la mise en œuvre de politiques, procédures et systèmes financiers et comptables.
  • Expérience avérée de la gestion de subventions, de préférence dans le cadre de projets financés par des donateurs internationaux.
  • Excellentes compétences diplomatiques et capacité avérée à établir et à entretenir des relations interpersonnelles et professionnelles avec des représentants d'autres parties prenantes clés telles que les ONG, les OSC et le secteur privé.

LES LIVRABLES

A la fin de la mission, il est attendu du consultant ou Equipe de consultant.e.s de livrer les produits suivants :

  • Manuel de procédures revues et adaptées pour répondre aux exigences de USAID incluant les la résolution des lacunes soulevées par lévaluation et les conditions spéciales spécifiques pour chaque organisation partenaire.
  • Une présentation à utiliser lors de la session dorientation des équipes des deux partenaires sur les nouvelles adaptations/modifications apportées ;
  • Un rapport de travail incluant le point précédent.