Support Administratif Regional - Miragoane

A PROPOS DE NOUS

NYLC S.A. est une entreprise haïtienne de services financiers qui propose des produits de loterie et d'inclusion financière à travers tout le pays. Grâce à un réseau de neuf bureaux régionaux et à un vaste réseau d'agents présents au niveau local, NYLC S.A. offre des services financiers accessibles directement aux communautés à travers Haïti, en allant à la rencontre des clients là où ils se trouvent et en élargissant l'accès aux populations insuffisamment desservies par le système bancaire traditionnel.

Aperçu du poste

Sous la supervision du Coordonnateur.trice Administratif Regional, Le/la Support administratif régional assure un accompagnement RH, Finance, opérationnel, logistique et administratif de proximité auprès du Coordonnateur administratif régional afin d'optimiser l'environnement de travail et la performance des équipes de la région. Garant du respect des procédures administratives de NYLC S.A., il fluidifie la communication interne entre le bureau central et la succursale, et pilote le suivi rigoureux des dossiers (Admin, Finance, Logistique, RH, Operations) et des indicateurs de gestion régionale.

Principales responsabilités

Opérations

• Appuyer le Coordonnateur administratif régional dans le suivi stratégique des opérations et la coordination administrative de la succursale.
• Vérifier de manière continue le strict respect des procédures administratives de NYLC S.A. au sein de la succursale.
• Collecter les données de terrain pour préparer, consolider et transmettre les rapports opérationnels demandés par le coordonnateur administratif régional.

Gestion des succursales

• Assurer le suivi administratif régulier, fluide et rigoureux des activités de l'ensemble de la succursale.
• Centraliser, analyser et coordonner les besoins administratifs et matériels spécifiques de la succursale pour maintenir leur efficacité opérationnelle.
• Participer activement à la planification, à la préparation logistique et à l'organisation administrative liées à l'ouverture de nouvelles succursales dans la région.

Logistique

• Piloter et consolider le suivi des besoins en fournitures, équipements et matériels de la succursale afin de garantir la continuité des opérations.
• Coordonner les demandes logistiques conjointement avec le coordonnateur administratif régional auprès des départements concernés (Achats, Logistique) et optimiser les délais de traitement pour répondre aux urgences opérationnelles.
• Participer activement à la planification, à l'organisation et à la sécurisation des mouvements de matériel et de stocks entre la succursale et le bureau central.
• Assurer la bonne gestion, la traçabilité et la préservation des biens et équipements mis à la disposition de la succursale.
• Piloter le processus d'inventaire périodique des équipements et fournitures de bureau en étroite collaboration avec le coordonnateur administratif régionale et le responsable de la logistique.
• Identifier et signaler immédiatement au Coordonnateur administratif régional toute anomalie, rupture ou besoin d'arbitrage budgétaire/logistique nécessitant une intervention.
• Prendre en charge l'organisation logistique complète des réunions, formations, séminaires et missions professionnelles au sein de la région pour optimiser l'expérience collaborateur.
• Inculquer et veiller au strict respect des procédures internes de NYLC S.A. en matière de gestion logistique et d'administration générale.

Ressources humaines

• Assurer le suivi et le contrôle des présences, des absences, des congés, des retards et des horaires de travail, conformément aux politiques de NYLC S.A.
• Veiller à la mise à jour continue des dossiers administratifs des employés et garantir la transmission fluide des pièces requises au Département des Ressources Humaines du bureau central.
• Garantir la stricte confidentialité des informations personnelles, contractuelles et médicales relatives aux employés de la région.
• Participer activement au processus d'accueil et d'intégration opérationnelle des nouveaux collaborateurs au sein de la région.
• Contribuer à l'organisation logistique des actions de formation et assurer le suivi des plans de développement des compétences du personnel.
• Assurer le suivi des campagnes d'évaluations de performance annuelles et veiller au strict respect du calendrier établi.
• Collaborer étroitement avec les Superviseurs des agents afin d'assurer l'alignement et le bon fonctionnement des opérations quotidiennes.
• Appuyer le Coordonnateur administratif régional dans la gestion quotidienne des activités relatives aux ressources humaines de la région.
• Contribuer à la mise en œuvre et au respect des politiques, procédures et pratiques administratives et RH de NYLC S.A
• Assurer le suivi des demandes administratives des employés et orienter celles nécessitant l'intervention du Département des Ressources Humaines.
• Préparer les rapports RH et administratifs demandés par le Coordonnateur administratif régional.

Finances

• Évaluer et effectuer les demandes de fonds nécessaires au fonctionnement opérationnel quotidien de la succursale.
• Assurer le suivi rigoureux des demandes de paiement auprès des fournisseurs et des partenaires régionaux.
• Vérifier minutieusement la validité et la conformité des pièces justificatives avant leur numérisation (scanning) et leur archivage.
• Effectuer les rapprochements administratifs requis entre les dépenses engagées, les pièces fournies et les budgets alloués.
• Assurer le suivi administratif complet et analytique des dépenses réalisées au niveau de la région.
• Participer à la collecte, à la préparation et au contrôle des informations relatives à la paie en collaboration avec les départements financiers et RH concernés.

Communication, Interface et Administration Générale

• Assurer une liaison fluide et permanente entre la succursale de la région, le Coordonnateur administratif régional et les différents départements du bureau central.
• Faciliter la circulation descendante, ascendante et transversale de l'information afin de garantir l'alignement de toutes les équipes sur les directives de NYLC S.A.
• Assurer le suivi des demandes administratives des employés (attestations, requêtes) et orienter efficacement celles nécessitant l'intervention directe du Département des Ressources Humaines au bureau central.
• Participer activement aux réunions administratives hebdomadaires et prendre en charge l'organisation matérielle, logistique et documentaire des réunions régionales.
• Assurer le classement méthodique, la numérisation et l'archivage sécurisé de l'ensemble des documents administratifs de la région pour en garantir la traçabilité.

• Effectuer toute autre tâche connexe confiée par le Coordonnateur administratif régional pour répondre aux impératifs et urgences de la structure..

Qualifications requises

• Être titulaire d'une licence ou d'un diplôme universitaire en Administration, Gestion, Comptabilité, Secrétariat, Gestion des opérations ou dans un domaine connexe.
• Justifier d'au moins deux (2) années d'expérience professionnelle dans un poste administratif, idéalement au sein d'une entreprise disposant de plusieurs succursales ou d'activités réparties sur le terrain.
• Posséder une bonne connaissance des procédures administratives, des pratiques de gestion documentaire et des principes de classement, de numérisation et d'archivage des dossiers.
• Maîtriser les outils bureautiques, notamment Microsoft Word et Excel, et être capable de préparer des rapports administratifs, de tenir à jour des tableaux de suivi et de compiler des données avec précision.
• Bonne connaissance et maîtrise des outils Google Docs et Google Sheets
• Avoir une bonne compréhension des procédures de suivi des dépenses, de gestion des pièces justificatives, des demandes de paiement et de préparation des informations nécessaires à la paie.
• Posséder des connaissances pratiques en coordination logistique, gestion des fournitures et des équipements, suivi des stocks et réalisation d'inventaires.
• Avoir une connaissance des procédures administratives liées aux ressources humaines, notamment le suivi des présences, des absences, des congés et des dossiers du personnel.
• Maîtriser parfaitement le créole haïtien et le français, à l'oral comme à l'écrit. La connaissance de l'anglais constitue un atout.
• Démontrer d'excellentes capacités d'organisation, de planification, de rédaction et de gestion des priorités.
• Être capable de travailler de manière autonome, de gérer plusieurs tâches simultanément et de collaborer efficacement avec différents départements et équipes régionales.
• Faire preuve de rigueur, de discrétion, d'intégrité et d'un respect strict de la confidentialité des informations administratives, financières et personnelles.
• Démontrer un sens élevé du service, de bonnes aptitudes en communication interpersonnelle, de la proactivité et une capacité à identifier et signaler rapidement les anomalies ou difficultés opérationnelles.

Dossier de candidature

Les candidats doivent soumettre les documents suivants :

1. Une lettre de motivation
2. Un curriculum vitae (format PDF)
3. Copies des diplômes et certificats pertinents (facultatif)