Asistente Adminsitrativa

Objetivo del Puesto

Brindar apoyo administrativo integral a las áreas de Contabilidad, Administración e Ingeniería, garantizando una gestión eficiente de llamadas, visitas, documentación y procesos internos. Asegurar una atención oportuna y profesional a clientes y suplidores, facilitando el flujo de información y contribuyendo al buen funcionamiento de las operaciones diarias de la empresa.

Principales Responsabilidades

Recibir y canalizar visitas de clientes, suplidores y colaboradores.

Gestionar el flujo de llamadas entrantes: atender, filtrar y transferir según corresponda.

Manejar la correspondencia física y digital (cartas, mensajería, paquetería, etc.).

Realizar y dar seguimiento cotizaciones según las solicitudes recibidas de clientes o del equipo interno.

Actualizar y organizar documentos administrativos.

Colaborar en la gestión de facturas, registros básicos y control de documentos.

Dar soporte en la preparación de reportes administrativos.

Asistir en la coordinación de pagos y cobros (si aplica).

Apoyo a Administración en general

Coordinar reuniones, agendas y actividades internas.

Apoyar en la elaboración de cartas, comunicaciones internas y reportes.

Supervisar el uso de materiales de oficina y realizar pedidos cuando sea necesario.

Apoyo al Departamento de Ingenieros; canalizando requerimientos hacia los ingenieros y dar seguimiento a solicitudes.

Otras funciones afines al puesto.

3. Requisitos del Perfil

Técnico o estudiante universitario de Administración, Contabilidad o carreras afines.

Experiencia de 1 a 2 años en posiciones administrativas, servicio al cliente o recepción.

Manejo en cotizaciones y seguimiento a clientes (deseable).

Dominio de paquete Office (Word, Excel, Outlook).

Manejo adecuado de llamadas y central telefónica.

Buena ortografía y redacción.

Competencias

Excelente servicio al cliente.

Organización y atención al detalle.

Comunicación efectiva.

Buenas relaciones interpersonales