Communications Officer

- Job Title: Communications Officer.

- Location: Aleppo.

- Job Type: Full-time.

- Company: Medical Supplies Company.

Key Responsibilities:

• Managing incoming and outgoing correspondence and handling all types of communications (letters, emails, faxes, etc.), ensuring proper classification, registration, and accurate routing to the relevant departments.

• Responding to internal and external inquiries in a timely and professional manner, ensuring clear and effective communication.

• Drafting, editing, and reviewing official correspondence and documents, including reports, memos, and emails, in both Arabic and English.

• Ensuring that all written communications are clear, professional, and compliant with company standards and policies.

• Maintaining an organized archiving system for correspondence, ensuring records are regularly updated and easily accessible.

• Monitoring pending correspondence and ensuring timely follow-up and responses.

• Coordinating with various departments to ensure the accurate and timely delivery of correspondence and critical information.

• Ensuring sensitive information is handled securely and shared only with authorized personnel, maintaining confidentiality with efficiency and professionalism.

• Preparing periodic reports on correspondence activities, including response times and any required follow-up actions.

Qualifications:

• Bachelors degree in Business Administration or a related field.

• Minimum of 2–3 years of experience in an administrative or correspondence-related role.

• Previous experience in a fast-paced office environment is preferred.

• Full proficiency in Arabic and English (written and reading).

• Proficient in using Microsoft Office applications.

• Strong writing skills, including the ability to prepare professional letters, reports, and memos.

• Knowledge of archiving and records management systems.

• Excellent time management skills with the ability to prioritize tasks effectively.

  

- المسمى الوظيفي: مسؤولة مراسلات.

- الموقع: حلب.

- نوع الوظيفة: دوام كامل.

- الشركة: شركة مستلزمات طبية.

المسؤوليات الرئيسية:

إدارة المراسلات الواردة والصادرة والتعامل مع جميع أنواع المراسلات (الرسائل، الإيميلات، الفاكسات، إلخ) وضمان تصنيفها وتسجيلها وإحالتها للأقسام المعنية بشكل صحيح.

 الرد على الاستفسارات الداخلية والخارجية في الوقت المحدد وبشكل احترافي وضمان التواصل الواضح. 

كتابة، تحرير، ومراجعة المراسلات والوثائق الرسمية، بما في ذلك التقارير، المذكرات، والإيميلات باللغتين العربية والإنجليزية.

التأكد من أن جميع المراسلات الكتابية واضحة واحترافية ومتوافقة مع معايير الشركة.

الحفاظ على نظام أرشيف منظم للمراسلات وضمان تحديث السجلات والوصول إليها بسهولة. 

متابعة المراسلات المعلقة وضمان الرد عليها في الوقت المحدد. 

التعاون مع الأقسام المختلفة لضمان تسليم المراسلات والمعلومات المهمة في الوقت المناسب وبالشكل الصحيح. 

ضمان أن المعلومات الحساسة تتم إدارتها بشكل آمن ولا يتم مشاركتها إلا مع الأشخاص المصرح لهم والتعامل مع المراسلات بسرية كفاءة واحترافية.

إعداد تقارير دورية عن أنشطة المراسلات، بما في ذلك أوقات الاستجابة وأي إجراءات متابعة مطلوبة. 

المؤهلات المطلوبة:

شهادة بكالوريوس في إدارة الأعمال، أو أي مجال ذي صلة.

خبرة لا تقل عن 2 - 3 سنوات في دور إداري أو متعلق بالمراسلات.

يفضل وجود خبرة سابقة في بيئة مكتبية سريعة.

إجادة تامة للغتين العربية والإنجليزية (كتابة وقراءة).

إجادة استخدام برامج Microsoft Office. 

مهارات كتابة قوية بما في ذلك القدرة على إعداد رسائل، تقارير، ومذكرات بشكل احترافي.

معرفة بأنظمة الأرشفة وحفظ السجلات. 

مهارات ممتازة في إدارة الوقت وتنظيم الأولويات.