Executive Secretary

- Job Title: Executive Secretary.

- Location: Aleppo.

- Job Type: Full-time.

- Company: Administrative Office.

Job Duties/Responsibilities:

• Provide high-level administrative support to the executive team.
• Draft, translate, and proofread correspondence and documents in English and Arabic.
• Organize and maintain physical and digital filing systems (archiving).
• Manage incoming and outgoing communication, including phone calls, emails, and scheduling.
• Organize and schedule meetings, develop meeting agendas, document discussions and decisions, and monitor the completion of follow-up actions. 
• Assist in preparing reports, presentations, and other administrative materials.
• Maintain confidentiality of sensitive information.
• Coordinate with other departments within the company as needed.

Knowledge, Skills, and Ability:

• Bachelor's degree in Business Administration, or related field.
• Proven experience as an Executive Secretary, Administrative Assistant, or in a similar role.
• Proficiency in English is required.
• Strong computer skills, especially in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Experience with digital archiving and documentation systems is a plus.
• Excellent organizational and time management skills.
• Strong interpersonal and communication skills.
• Ability to handle multiple tasks and work under pressure.
• Professional appearance and attitude.

المسمى الوظيفي: سكرتيرة تنفيذية

الموقع: حلب

نوع الوظيفة: دوام كامل.

الشركة: مكتب إداري

المهام/المسؤوليات الوظيفية:

تقديم دعم إداري رفيع المستوى للفريق التنفيذي.
صياغة وترجمة وتدقيق المراسلات والوثائق باللغتين الإنجليزية والعربية.
تنظيم وصيانة أنظمة الملفات المادية والرقمية (الأرشفة).
إدارة الاتصالات الواردة والصادرة، بما في ذلك المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني وجدولتها.
تنظيم وجدولة الاجتماعات، ووضع جداول أعمالها، وتوثيق المناقشات والقرارات، ومراقبة إنجاز إجراءات المتابعة.
المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية وغيرها من المواد الإدارية.
الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة.
التنسيق مع الإدارات الأخرى داخل الشركة حسب الحاجة.

المعرفة والمهارات والقدرات:

درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال، أو مجال ذي صلة.
خبرة مثبتة كسكرتيرة تنفيذية، أو مساعدة إدارية، أو في منصب مماثل.
يشترط إجادة اللغة الإنجليزية.
مهارات حاسوبية قوية، وخاصةً في برامج مايكروسوفت أوفيس (وورد، إكسل، أوتلوك، باوربوينت).
تُعدّ الخبرة في أنظمة الأرشفة والتوثيق الرقمية ميزة إضافية.
مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة.
مهارات تواصل وتفاعل قوية.
القدرة على التعامل مع مهام متعددة والعمل تحت الضغط.
مظهر وسلوك مهنيان.