Executive Secretary

- Job Title: Executive Secretary.

- Location: Aleppo.

- Job Type: Full-time.

- Company:  Trading Company.

Job Description:

We seek a dedicated and highly organized Executive Secretary to provide administrative support. The candidate will have exceptional communication skills, be detail-oriented, and be able to manage various tasks while maintaining a professional demeanor. In this role, you will facilitate the smooth operation of executive agendas and ensure effective communication across the company.

Responsibilities:

• Organizing incoming and outgoing correspondence, preparing and arranging reports according to priorities.
• Maintain electronic and paper records and ensure that information is organized so that it is easily accessible.
• Receive and transfer phone calls upon request.
• Supervising organizational and administrative matters and following up on the workflow.
• Treat documents with complete confidentiality and ensure that they are archived securely. 

Requirements:

• Graduate (Institute/University) in Business Administration or any related certificates. 
• Proficient in using MS Office programs, organizing data, and managing emails. 
• Proficiency in English.
• Possess strong organizational skills and the ability to manage time excellently.
• Good communication skills.
• Full-time and commitment in terms of working hours. 

المسمى الوظيفي: سكرتيرة تنفيذية.

الموقع: حلب. 

نوع الوظيفة: دوام كامل. 

الشركة: شركة تجارية. 

الوصف الوظيفي:

نحن نسعى إلى تعيين سكرتيرة تنفيذية متفانية ومنظمة للغاية لتقديم الدعم الإداري. يجب أن تتمتع  بمهارات اتصال استثنائية، وأن تكون مهتمًة بالتفاصيل، وأن تكون قادرًة على إدارة المهام المختلفة مع الحفاظ على سلوك احترافي. في هذا الدور، سوف تسهل التشغيل السلس لأجندات المديرين التنفيذيين وتضمن التواصل الفعال عبر الشركة.


المسؤوليات: 

• تنظيم المراسلات الواردة والصادرة، وإعداد التقارير وترتيبها حسب الأولويات
• الحفاظ على السجلات الإلكترونية والورقية والتأكد من تنظيم المعلومات بحيث يسهل الوصول إليها.
• استقبال وتحويل المكالمات الهاتفية عند الطلب
• الإشراف على الأمور التنظيمية والإدارية ومتابعة سير العمل.
• التعامل مع المستندات بسرية تامة والتأكد من أرشفتها بشكل آمن.
  

المتطلبات:

• خريجة (معهد/جامعة) في إدارة الأعمال أو أي شهادات ذات صلة.
• اتقان استخدام برامج MS Office وتنظيم البيانات وإدارة رسائل البريد الإلكتروني. 
• إجادة اللغة الإنكليزية. 
• امتلاك مهارات تنظيمية قوية والقدرة على إدارة الوقت بشكل ممتاز. 
• مهارات التواصل الجيد. 
• التفرغ التام والالتزام من حيث ساعات العمل.