Executive & Business Coordinator

- Job Title: Executive Business Support Coordinator.

- Location: Aleppo, Syria.

- Job Type: Full-time.

- Company: Quality Management.

- Division: Executive Office.

- Reports to: Executive Management.

Role Purpose:
The Executive & Business Coordinator will support the Managing Partner in executive, administrative, and business-related tasks, ensuring efficient office operations, timely follow-ups, and professional communication with clients, partners, and stakeholders.
The role includes preparing proposals, tracking tasks, managing correspondence, and coordinating daily business activities to support company operations and growth.

Key Responsibilities:
- Executive Business Support Coordinator
Manage executive calendar, appointments, and meeting schedules
Prepare meeting agendas, take minutes, and follow up on action items
Handle confidential information with discretion
Maintain organized digital and physical filing systems
- Communication & Partner Follow-Up
Draft, review, and respond to professional emails
Follow up with clients, partners, suppliers, and stakeholders
Coordinate internal and external meetings
Act as the liaison between the Managing Partner and external parties
- Business & Proposal Support
Prepare technical and financial offers for clients
Support documentation of proposals, concept notes, and service quotations
Draft letters, presentations, and official correspondence
Assist in preparing company profiles, service decks, and reports
- Task & Project Follow-Up
Track deadlines, deliverables, and follow-up tasks
Maintain task tracking and reminder systems
Support quality and documentation processes for ongoing projects

Qualifications:
Bachelors degree in Business Administration, Management, or related field
2-4 years of experience in executive support, business coordination, or administrative roles
Strong English and Arabic language skills (written & spoken)
Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Experience preparing business offers or proposals is an advantage
Knowledge of quality management fundamentals and standards is considered an advantage

Preferred Skills & Competencies:
Strong organizational and time-management skills
Excellent communication and business writing abilities
High attention to detail and accuracy
Professional presence and etiquette
Confidentiality and discretion
Ability to multi-task, prioritize, and meet deadlines
Proactive, responsible, and solution-oriented mindset

- المسمى الوظيفي: منسق دعم الأعمال والإدارة التنفيذية.

- الموقع: حلب.

- نوع الوظيفة: دوام كامل.

- الشركة: إدارة جودة.

- القسم: مكتب الإدارة التنفيذية

- المرجع الإداري: المكتب التنفيذي

:الغرض من الوظيفة
سيقوم منسق الأعمال والمكتب التنفيذي بدعم اادارة التنفيذية في المهام التنفيذية والإدارية ومهام الأعمال، لضمان سير العمليات اليومية بكفاءة عالية، والمتابعة المستمرة مع العملاء والشركاء والجهات المعنية، بالإضافة إلى إعداد العروض الفنية والمالية وتنظيم المراسلات والمتابعة لتنفيذ المهام في الوقت المناسب.
هذا الدور يتطلب شخصية منظمة، احترافية، قادرة على تعدد المهام، ولديها مهارات عالية في التواصل والمتابعة وإدارة الوقت.

:المسؤوليات الرئيسية
الدعم التنفيذي وإدارة المكتب
تنظيم جدول أعمال الإدارة والاجتماعات والمواعيد
إعداد جداول الاجتماعات وتوثيق محاضرها ومتابعة تنفيذ المهام
إدارة الملفات السرية والوثائق الحساسة باحترافية عالية
إدارة وتنظيم الملفات الإلكترونية والورقية
التواصل والمتابعة
إعداد وصياغة وتدقيق المراسلات والبريد الإلكتروني الرسمي
المتابعة مع العملاء والشركاء والموردين والجهات الخارجية
تنسيق الاجتماعات والاتصالات وورش العمل
العمل كحلقة وصل بين الإدارة العليا والأطراف المختلفة
الدعم في الأعمال والإعداد الفني للعروض
إعداد العروض الفنية والمالية وخطط الخدمات
دعم إعداد الملفات التعريفية للشركة والعروض التقديمية
مساعدة في صياغة رسائل رسمية وتقارير ومستندات عمل
المشاركة في تطوير قوالب عروض وتوثيق الأعمال
المتابعة وإدارة المهام
متابعة الالتزامات والمواعيد النهائية وخطط التنفيذ
إعداد تقارير المتابعة والتنبيه بالمهام القادمة
دعم عمليات التوثيق وجودة الملفات والمشاريع

:المؤهلات المطلوبة
درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال، الاقتصاد، أو تخصص مشابه
خبرة تتراوح بين 2 4 سنوات في وظائف دعم إداري أو تنسيق أعمال أو سكرتاريا تنفيذية
مهارات قوية في اللغتين العربية والإنجليزية (كتابة ومحادثة)
إتقان تام لبرامج Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
الأفضلية لمن لديهم خبرة في إعداد العروض الفنية والمالية
المعرفة على أساسيات إدارة الجودة ومعاييرها تعتبر ميزة تفضيلية.

:المهارات والكفاءات
مهارات تنظيم وإدارة وقت عالية
قدرة قوية على صياغة وتحرير الرسائل والمراسلات الرسمية
دقة واهتمام بالتفاصيل
حضور مهني وأسلوب لبق في التعامل
الالتزام بالسرية والخصوصية
القدرة على تعدد المهام والعمل تحت الضغط
روح المبادرة والمسؤولية وحل المشكلات