For Bulgarian scroll down below the English version.
Privacy Notice for recruitment
Proxiad Bulgaria, 13-b Tintyava St., Sofia, Bulgaria, 1113, BG175108293 (“We”, “Us”) are committed to protecting and respecting your privacy. This Privacy Notice (together with any other documents referred to herein) sets out the basis on which the personal data collected from you, or that you provide to Us, will be processed by Us in connection with Our recruitment processes. Please read the following carefully to understand Our views and practices regarding your personal data and how We will treat it.
For the purpose of the General Data Protection Regulation (“GDPR”) the Data Controller is Proxiad Bulgaria EAD
We use Manatal, an online application provided by Manatal Co Limited, to assist with Our recruitment process. We use Manatal to process personal information as a data processor on Our behalf. Manatal is only entitled to process your personal data in accordance with Our instructions.
Where you apply for a job opening posted by Us, these Privacy Notice provisions will apply to Our processing of your personal information in addition to Our other Privacy Notice which has been provided to you separately or is available on Our Website.
Where you apply for a job opening via the application function on a job site or similar online service provider (“Partner”), you should note that the relevant Partner may retain your personal data and may also collect data from Us in respect of the progress of your application. Any use by the Partner of your data will be in accordance with the Partner’s Privacy Notice.
Your Personal Information
Information we collect from You
We collect and process some or all of the following types of information from you:
· Information that you provide when you apply for a role. This includes information provided through an online job site, via email, in person at interviews and/or by any other method.
· In particular, We process personal details such as name, email address, address, date of birth qualifications, experience, information relating to your employment history, skills and experience that you provide to Us.
· If you contact Us, We may keep a record of that correspondence.
· A record of your progress through any hiring process that We may conduct.
· Details of your visits to Manatal’s Website including, but not limited to, traffic data, location data, weblogs and other communication data, the site that referred you to Manatal’s Website and the resources that you access.
Information we collect from other sources
Manatal provides Us with the facility to link the data you provide to Us, with other publicly available information about you that you have published on the Internet – this may include sources such as LinkedIn and other social media profiles.
Manatal’s technology allows Us to search various databases – some publicly available and others not, which may include your personal data (include your CV or Resumé), to find possible candidates to fill Our job openings. Where We find you in this way We will obtain your personal data from these sources.
We may receive your personal data from a third party who recommends you as a candidate for a specific job opening or for Our business more generally.
Uses Made Of Your Information
Lawful basis for processing
We rely on legitimate interest as the lawful basis on which We collect and use your personal data. Our legitimate interests are the recruitment of staff for Our business.
Where you apply for a job opening through the Indeed Apply functionality, We rely on your consent, which is freely given by you during the application process, to disclose your personal data to Indeed on the basis described below.
Purposes of processing
We use information held about you in the following ways:
· To consider your application in respect of a role for which you have applied.
· To consider your application in respect of other roles.
· To communicate with you in respect of the recruitment process.
· To enhance any information that We receive from you with information obtained from third party data providers.
· To find appropriate candidates to fill Our job openings.
· To help Our service providers (such as Manatal and its processors and data providers) and Partners (such as the job sites through which you may have applied) improve their services.
· Your data can be shared with third parties regarding the purpose of evaluation, assessment and recruitment process.
Automated decision making/profiling
We may use Manatal’s technology to select appropriate candidates for Us to consider based on criteria expressly identified by us, or typical in relation to the role for which you have applied. The process of finding suitable candidates is automatic, however, any decision as to who We will engage to fill the job opening will be made by Our staff.
Disclosure of Your Information
As set out above, We pass your information to Our third party service providers, including Manatal, who use it only in accordance with Our instructions and as otherwise required by law.
Where you have applied for a job opening through the Indeed Apply functionality, and where you have consented to this disclosure, We will disclose to Indeed certain personal data that We hold, including but not limited to a unique identifier used by Indeed to identify you, and information about your progress through Our hiring process for the applicable job opening, as well as tangible, intangible, visual, electronic, present, or future information that We hold about you, such as your name, contact details and other information involving analysis of data relating to you as an applicant for employment (collectively “Disposition Data”). Indeed’s Privacy Notice in respect of Indeed’s use of the Disposition Data is available on Indeed’s website.
Where you have applied to a job opening through another service provider, We may disclose data similar to the Disposition Data defined above to such service provider. The service provider shall be the data controller of this data and shall therefore be responsible for complying with all applicable law in respect of the use of that data following its transfer by Us.
How We Store Your Personal Data
Security
We take appropriate measures to ensure that all personal data is kept secure including security measures to prevent personal data from being accidentally lost, or used or accessed in an unauthorised way. We limit access to your personal data to those who have a genuine business need to know it. Those processing your information will do so only in an authorised manner and are subject to a duty of confidentiality.
We also have procedures in place to deal with any suspected data security breach. We will notify you and any applicable regulator of a suspected data security breach where We are legally required to do so.
Unfortunately, the transmission of information via the internet is not completely secure. Although We will do Our best to protect your personal data, We cannot guarantee the security of your data transmitted through any online means, therefore any transmission remains at your own risk.
Where We store your personal data
Where We store your personal data in Our own systems, it is stored in EU.
The data that We collect from you and process using Manatal’s Services may be transferred to, and stored at, a destination outside the European Economic Area ("EEA"). It may also be processed by staff operating outside the EEA who work for Us or for one of Our suppliers. Such staff maybe engaged in, among other things, the fulfilment of your orders, the processing of your payment details and the provision of support services. By submitting your personal data, you agree to this transfer, storing or processing.
In particular, your data may be accessible to i) Manatal’s staff in USA or ii) may be stored by Manatal’s hosting service provider on servers in the USA as well as in the EU. The USA does not have the same data protection laws as the United Kingdom and EEA. A Data Processor Agreement has been signed between Manatal Co Limited and its overseas group companies, and between Manatal Co Limited and each of its data processors. These data processor agreements are designed to help safeguard your privacy rights and give you remedies in the unlikely event of a misuse of your personal data.
If you would like further information please contact Us (see ‘Contact’ below). We will not otherwise transfer your personal data outside of the Bulgaria OR EEA or to any organisation (or subordinate bodies) governed by public international law or which is set up under any agreement between two or more countries.
How long We keep your personal data
We will hold all the data for 24 months.
Your personal information will be deleted on one of the following occurrences:
· Receipt of a written request by you (or another person engaged by the Customer) to us.
Your rights
Under the General Data Protection Regulation you have a number of important rights free of charge. In summary, those include rights to:
· access to your personal data and to certain other supplementary information that this Privacy Notice is already designed to address
· require Us to correct any mistakes in your information which We hold
· require the erasure of personal data concerning you in certain situations
· receive the personal data concerning you which you have provided to Us, in a structured, commonly used and machine-readable format and have the right to transmit those data to a third party in certain situations
· object at any time to processing of personal data concerning you for direct marketing
· object to decisions being taken by automated means which produce legal effects concerning you or similarly significantly affect you
· object in certain other situations to Our continued processing of your personal data
· otherwise restrict Our processing of your personal data in certain circumstances
· claim compensation for damages caused by Our breach of any data protection laws.
For further information on each of those rights, including the circumstances in which they apply, see the Guidance from the Bulgarian Commission for personal Data Protection.
If you would like to exercise any of those rights, please:
· contact Us using Our Contact details below,
· let Us have enough information to identify you,
· let Us have proof of your identity and address, and
· let Us know the information to which your request relates.
How to complain
We hope that We can resolve any query or concern you raise about Our use of your information.
The General Data Protection Regulation also gives you right to lodge a complaint with a supervisory authority, in particular in the European Union (or European Economic Area) state where you work, normally live or where any alleged infringement of data protection laws occurred. The supervisory authority in the Bulgaria is the Commission for Personal Data Protection who may be contacted at www.cpdp.bg or telephone: +35929153555.
Contact
All questions, comments and requests regarding this Privacy Notice should be addressed to gdpr@proxiad.com
=======
Известие за поверителност за целите на процеса по подбор на персонал
„Проксиад България“, с адрес , гр.София, ул. Тинтява н.13Б, България, 1113, BG175108293 („Ние“, „Нас“) се ангажира да защитава и уважава Вашата поверителност. Настоящото известие за поверителност (заедно с всички други документи, посочени тук) определят основата, върху която личните данни, събрани от вас, или които ни предоставяте, ще бъдат обработвани от Нас във връзка с нашия процес по подбор на персонал. Моля, прочетете внимателно условията и правилата, за да разберете нашите възгледи и практики по отношение на вашите лични данни и начина, по който ще се отнасяме към тях.
За целите на Общия регламент за защита на данните (“GDPR”) контрольорът на данни е “Проксиад България” ЕАД
Ние използваме Manatal, онлайн приложение, предоставено от Manatal Co Limited, с цел да подпомогнем нашия процес по подбор на персонал. Ние използваме Manatal за обработка на лична информация като обработващ данни от наше име. Manatal има право да обработва вашите лични данни само в съответствие с нашите инструкции.
Когато кандидатствате за отворена позиция за работа, публикувана от нас, настоящите
разпоредби за поверителност ще се
прилагат при обработката на личните Ви
данни, в допълнение към другите ни известия за поверителност, които са Ви
предоставени отделно или са достъпни на нашия уебсайт.
Когато кандидатствате по отворена позиция за работа чрез функцията за кандидатстване на сайт за работа или подобен доставчик на онлайн услуги („Партньор“), трябва да отбележите, че съответният Партньор може да запази личните ви данни и може също да събира данни от нас по отношение на напредъка/прогреса/ етапа на вашата кандидатура. Всяко обработка на вашите данни от партньор, ще бъде в съответствие със собственото им известие за поверителност.
Вашата Лична Информация
Информацията, която събираме от Вас
Ние събираме и обработваме от вас някои или всички от следните/изброените видове/ типове информация:
· Информация, която предоставяте, когато кандидатствате за дадена позиция. Това включва информация, предоставена чрез онлайн сайт за работа, по имейл, лично на интервюта и / или по някакъв друг метод.
· По-специално, ние обработваме лични данни като име, имейл адрес, адрес, дата на раждане, квалификация, опит, информация, свързана с вашата трудова история, умения и опит, които ни предоставяте.
· Ако се свържете с нас, може да поддържаме запис на тази кореспонденция.
· Запис за вашия прогрес при всеки процес по подбор, който може да проведем.
· Информация и детайли за посещенията ви в уебсайта на Manatal, включително, но не само, данни за трафика, данни за местоположението, уеб блогове и други комуникационни данни, сайтът, който ви е препратил към уебсайта на Manatal, и ресурсите, до които имате достъп.
Информация, която събираме от други източници
Manatal ни предоставя възможността да свържем данните, които ни предоставяте, с
друга публично достъпна информация за вас, която сте публикували в Интернет -
това може да включва източници като LinkedIn и други профили в социалните
медии.
Функциите на Manatal ни позволяват да търсим в различни бази данни - някои публично достъпни, а други не, които могат да включват личните ви данни (включително вашето CV), за да намерим потенциални кандидати, които да запълнят нашите свободни работни позиции. Намирайки Ви на такова място, ще получим данните ви от тези източници.
Може да получим вашите лични данни от трета страна, която Ви препоръчва като кандидат за конкретна работна позиция или по-общо за нашия бизнес.
Обработването на информацията Ви
Законна основа за обработка
Разчитаме на легитимен интерес като законосъобразна основа, на която събираме и използваме вашите лични данни. Нашите законни интереси са наемането на персонал за нашия бизнес.
Когато кандидатствате за дадена позиция чрез Indeed Apply функционалността, ние разчитаме на вашето съгласие, което давате свободно по време на процеса на кандидатстване, за да разкрием/ предоставим вашите лични данни на Indeed, въз основа на описаното по-долу.
Цели на обработката
- Ние използваме съхраняваната информация за вас, по следните начини:
· Да разгледаме молбата Ви по отношение на роля, за която сте кандидатствали.
· Да разгледаме молбата Ви по отношение на други потенциални роли.
· Да комуникираме с вас във връзка с процеса по подбор на персонал.
· За да обновим всяка информация, която получаваме от вас, с информация, получена от доставчици на данни от трети страни.
· За да намерим подходящи кандидати, които да запълнят нашите работни позиции.
· Да помогнем на нашите доставчици на услуги (като Manatal и неговите процесори и доставчици на данни) и партньори (като сайтовете за работа, чрез които може да сте кандидатствали) да подобрят услугите си.
· Вашите данни могат да бъдат споделени с трети страни по отношение на целите на процеса на оценяване и подбор на персонал.
Автоматизирано вземане на „решения“ /
профилиране
Можем да използваме функциите и технологията на Manatal, за да изберем подходящи кандидати, които да разгледаме въз основа на изрично определени от нас критерии или характерни по отношение на ролята, за която сте кандидатствали. Процесът по намиране на подходящи кандидати е автоматичен, но всяко решение за това кой ще бъде ангажиран да заеме работното място, ще бъде взето от нашия екип.
Разпространяване на информацията Ви
Както е посочено по-горе, ние предаваме и разпространяваме вашата информация на
нашите доставчици на услуги на трети страни, включително Manatal, които я използват само в
съответствие с Нашите инструкции и изискванията
наложени от закона.
Когато сте подали кандидатурата си чрез Indeed Apply functionality и когато сте дали съгласие за използване/ разкриване на данните Ви, ние ще разкрием на Indeed определени лични данни, които притежаваме и съхраняваме, включително, но не само, уникален идентификатор, използван от Indeed, за да ви идентифицира, и информация за вашия напредък в процеса на подбор за подходящите работни места, както и материална, нематериална, визуална, електронна, настояща или бъдеща информация, която съхраняваме за вас, като: вашето име, данни за контакт и друга информация, включваща анализ на данни, свързани с вас като кандидат за работа (съвкупно „данни на разположение“). Известието за поверителност на Indeed,във връзка с използването на Indeed данни на разположение е достъпно на уебсайта им.
Когато сте кандидатствали за работа чрез друг доставчик на услуги, ние можем да разкрием данни, подобни на данните на разположение, дефинирани по-горе, на такъв доставчик на услуги. Доставчикът на услуги е администраторът на данни и следователно е отговорен за спазването на всички приложими закони по отношение на използването на тези данни след прехвърлянето им от нас.
Как съхраняваме Вашите лични данни
Сигурност
Ние предприемаме подходящи мерки, за да гарантираме, че всички лични данни се пазят защитени, включително мерки за сигурност, за да предотвратим случайна загуба, злоупотреба или достъп до личните Ви данни по неправомерен начин. Ние ограничаваме достъпа до вашите лични данни до тези лица, които имат истинска бизнес нужда и трябва да ги знаят. Хората, които обработват вашата информация, ще го правят само, ако са упълномощени и са обект на задължение за спазване на поверителност.
Имаме и процедури за справяне с всяко предполагаемо нарушение на сигурността на данните. Ще уведомим Вас и всеки приложим регулатор за такова предполагаемо нарушение на сигурността на данните, в случаи, когато по закон сме задължени да го направим.
За съжаление, предаването и разпространението на информация чрез Интернет не е напълно сигурно. Въпреки че ще направим всичко възможно да защитим вашите лични данни, не можем да гарантираме сигурността на данни, предавани по различни начини онлайн, следователно всяко препращане остава на ваш собствен риск.
Къде съхраняваме личните Ви данни
При съхранението на вашите лични данни в нашите собствени системи, те се съхраняват в ЕС.
Данните, които събираме и обработваме от Вас, използвайки Услугите на Manatal, могат да бъдат прехвърлени и съхранявани в дестинация/локация извън Европейското икономическо пространство („ЕИП“). Данните Ви могат да бъдат обработени и от служители извън ЕИП, които работят за нас или за един от нашите доставчици. Такъв екип може да се занимава, освен с всичко друго, но и с изпълнението на вашите поръчки, обработката на вашите данни за плащане и предоставянето на услуги за поддръжка. Изпращайки личните си данни, вие се съгласявате с това прехвърляне, съхраняване или обработка.
По-специално, вашите данни могат да бъдат достъпни за 1) Персоналът на Manatal в САЩ или 2) може да се съхранява от хостинг доставчика на Manatal на сървъри в САЩ, както и в ЕС. САЩ нямат същите закони за Защита на Данните като Обединеното кралство и ЕИП. Подписано е споразумение за обработване на данни между Manatal Co Limited и неговите компании в чужбина и между Manatal Co Limited и всеки от неговите обработващи данни. Тези споразумения за обработка на данни са създадени, за да подпомогнат, да защитят вашите права за поверителност и да ви дадат средства за защита в случай на злоупотреба с вашите лични данни.
Ако искате допълнителна информация, моля свържете се с нас (вижте „Контакти“ по-долу). В противен случай няма да прехвърляме вашите лични данни извън България ИЛИ ЕИП или на която и да е организация (или подчинени органи), регулирана от международното публично право или която е създадена по силата на споразумение между две или повече държави
Колко дълго бихме могли да съхраняваме личните Ви данни?
Ще съхраняваме всички данни за период от 24 месеца.
Вашата лична информация ще бъде изтрита при едно от следните събития:
· Получаване на писмено искане от Вас (или друго лице, ангажирано от Клиента) до нас.
Правата Ви
Съгласно Общия регламент за защита на данните, вие имате редица важни права. В обобщение, те включват право на:
· Достъп до личните ви данни и до определена друга допълнителна информация, към която настоящото известие за поверителност вече е създадено;
· Изискване за поправяне на грешките във вашата информация, която притежаваме;
· Изискване за изтриване на лични данни, засягащи Ви в определени аспекти;
· Получаване на личните данни, които сте ни предоставили, в структуриран, често използван и машинно-четим формат, имайки право да предаватe тези данни на трета страна в определени ситуации;
· Възражение по всяко време за обработка на лични данни, засягащи Ви с цел директен маркетинг;
· Възражение срещу решенията, които се вземат с автоматизирани средства, които произвеждат правни последици по отношение на вас или по подобен начин имат значително отражение върху вас;
· Възражение в някои други ситуации на Нашата непрекъсната обработка на вашите лични данни;
· Ограничение при обработката на вашите лични данни при определени обстоятелства;
· Изискване на обезщетение за вреди, причинени от Нашето нарушение на законите за защита на данните;
За допълнителна информация относно всяко от тези права, включително обстоятелствата, при които те се прилагат, вижте Ръководството на Българската комисия за защита на личните данни.
Ако искате да упражните някое от тези права, моля:
· Свържете се с нас, като използвате контактите ни, показани по-долу,
· Предоставете ни достатъчно информация, за да Ви идентифицираме,
· Предоставете ни доказателство за Вашата самоличност и адрес
· Уведомете ни за информацията, за която се отнася вашата заявка.
Как да подадете оплакване
Надяваме се, че можем да разрешим всяко запитване или притеснение, което повдигнете/ имате относно използването на вашата лична информация.
Общият Регламент за Защита на Данните също Ви дава право да подадете жалба до надзорен орган, по-специално в държави от Европейския съюз (или Европейското икономическо пространство), където работите, обикновено живеете или където е имало предполагаемо нарушение на законите за защита на данните. Надзорният орган в България е Комисията за защита на личните данни, с която може да се свържете на www.cpdp.bg или на телефон: +35929153555.
Контакти
Всички въпроси, коментари и заявки по повод Известието за Поверителност, трябва да бъдат адресирани до gdpr@proxiad.com