Facility Coordinator

TỔNG QUAN / JOB SUMMARY

Nhân viên điều phối cơ sở vật chất chịu trách nhiệm phối hợp quản lý các dịch vụ vận hành văn phòng hàng ngày, bao gồm dịch vụ mềm, dịch vụ kỹ thuật, nhà cung cấp, an ninh, vệ sinh và trải nghiệm nơi làm việc; đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn, tiện nghi và hiệu quả cho nhân viên. / Facility Coordinator is responsible for coordinating daily workplace operations including soft services, hard services, vendor coordination, security, cleaning and workplace experience to ensure a clean, safe, efficient and well-maintained office environment.

TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC / RESPONSIBILITIES

1. Quản lý Dịch vụ Mềm & Trải nghiệm Văn phòng / Soft Services & Workplace Experience

• Giám sát tổng thể tình trạng vệ sinh văn phòng; theo dõi và đảm bảo chất lượng từ đội ngũ dịch vụ vệ sinh. / Monitor overall office cleanliness and housekeeping performance.
• Đảm bảo đầy đủ nhân sự vệ sinh theo ca làm việc. / Ensure full manpower attendance for soft services.
• Quản lý hoạt động kiểm soát côn trùng: lịch định kỳ và xử lý phát sinh. / Manage pest control schedule and reactive treatment.
• Quản lý cây xanh trong nhà & tường cây; theo dõi tình trạng sức khỏe và kế hoạch bảo trì. / Monitor indoor plants and green wall condition and maintenance.
• Quản lý thẻ ra vào: cấp phát, thu hồi, lưu trữ dữ liệu. / Manage access card issuance, retrieval and records.
• Quản lý tủ locker: phân bổ, theo dõi sử dụng, kiểm kê. / Manage locker allocation and inventory.
• Hỗ trợ giám sát hoạt động lễ tân: nhân sự, chất lượng dịch vụ, báo cáo vận hành. / Support reception operations including manpower coverage and reporting.
• Quản lý phòng yên tĩnh / phòng đào tạo / sự kiện nội bộ: chuẩn bị và sắp xếp bố trí khi cần. / Manage silent rooms, training rooms and internal office event setup where required.

2. Quản lý Dịch vụ Kỹ thuật & Bảo trì / Hard Services & Facility Maintenance

• Theo dõi tình trạng hệ thống kỹ thuật: điện, HVAC, PCCC theo kế hoạch bảo trì. / Monitor electrical, HVAC and fire safety maintenance schedules.
• Hỗ trợ sửa chữa nhỏ trong văn phòng (bóng đèn, nội thất, tủ, giấy dán tường). / Support minor office repairs and corrective works.
• Kiểm tra định kỳ, ghi nhận và theo dõi khắc phục lỗi/ hư hỏng. / Conduct regular inspections and follow up on defects.
• Thực hiện khảo sát tình trạng văn phòng hàng ngày. / Conduct daily office condition surveys.

3. Vận hành Văn phòng & Hành chính / Operations & Administration

• Quản lý dữ liệu nhân sự sử dụng không gian; sơ đồ chỗ ngồi; thay đổi bố trí. / Manage occupancydata, seating allocation and workplace changes.
• Theo dõi chi phí liên quan đến các dịch vụ được quản lý; lập báo cáo định kỳ. / Track costs and preparerelated operational reports.
• Phối hợp nhà cung cấp đảm bảo chất lượng dịch vụ. / Coordinate vendors to ensure timely and quality delivery.
• Giám sát đội ngũ an ninh; đảm bảo đủ nhân sự. / Oversee security force attendance and performance.

4. Báo cáo / Reporting

• Chuẩn bị báo cáo định kỳ & đột xuất. / Prepare periodic & adhoc operation reports.

5. An toàn – Tuân thủ / Health, Safety & Compliance

• Đảm bảo các hoạt động tuân thủ tiêu chuẩn công ty và quy định an toàn. / Ensure compliance with company standards, client policies and safety regulations.

YÊU CẦU / REQUIREMENTS

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản lý cơ sở vật chất, Kỹ thuật Điện, Quản lý xây dựng hoặc các ngành liên quan. / Graduate from University majoring in Facilities Management, Engineering, Construction Management, or relevant majors.
• Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm, ưu tiên ứng viên từ các công ty quy mô lớn. / 1 year of experience, preferably in large corporations.
• Thành thạo tiếng Anh. / Good in English.
• Kỹ năng giao tiếp, ứng xử thành thạo. / Excellent communication, interpersonal skills.
• Chủ động, có năng lực, linh hoạt và sẵn sàng học hỏi. / Proactive, competent, flexible and willing to learn.
• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt với khả năng làm việc đa nhiệm. / Excellent organizational