Administrative Coordinator

OVERALL POSITION / TỔNG QUAN VỊ TRÍ:

The Administrative Coordinator of the Industrial Services Department is responsible for providing administrative support to the team, coordinating internal processes, managing documents and reports, and assisting with client communication. This role ensures smooth daily operations and contributes to a professional, efficient working environment.

Nhân viên Hành Chính của bộ phận Dịch vụ Công nghiệp chịu trách nhiệm hỗ trợ các công việc hành chính, điều phối quy trình nội bộ, quản lý tài liệu báo cáo và hỗ trợ giao tiếp với khách hàng. Vị trí này đảm bảo hoạt động vận hành trơn tru và góp phần duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả.

RESPONSIBILITIES / TRÁCH NHIỆM CHÍNH:

1. Administrative Support / Hỗ trợ Hành chính

• Provide general administrative support to the Industrial team./ Hỗ trợ các công việc hành chính chung cho đội ngũ Industrial.
• Manage and organize documents, contracts, proposals, and reports./ Quản lý và sắp xếp hồ sơ, hợp đồng, đề xuất và các báo cáo.
• Coordinate with relevant departments on internal procedures when required./ Phối hợp với các phòng ban liên quan về các thủ tục nội bộ khi cần.
• Assist in preparing meeting materials, presentations, and follow-up actions./ Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu họp, bài thuyết trình và theo dõi các hành động sau cuộc họp.

2. Business Development & Operational Support / Hỗ trợ Kinh doanh & Vận hành

• Support the team in updating client information, and filing documents./ Hỗ trợ cập nhật thông tin khách hàng, và lưu trữ tài liệu..
• Coordinate with Finance/Admin to verify received payments and update records./ Phối hợp với phòng Tài chính/Hành chính để xác nhận thanh toán và cập nhật hồ sơ.
• Assist in preparing booking forms, proposals, and administrative documents for client servicing./ Hỗ trợ chuẩn bị booking form, proposal và các tài liệu hành chính hỗ trợ khách hàng.

3. Office Coordination/ Điều phối Văn phòng

• Welcome guests, partners, and clients professionally./ Tiếp đón khách, đối tác và khách hàng một cách chuyên nghiệp.
• Handle incoming calls, mails, and coordinate distribution to relevant departments./ Trả lời điện thoại, tiếp nhận chuyển giao thư từ, bưu phẩm đến bộ phận liên quan.
• Support logistics for internal meetings, trainings, and department activities./ Hỗ trợ công tác hậu cần cho các cuộc họp, đào tạo và hoạt động của phòng

REQUIREMENTS / YÊU CẦU:

1. Education / Trình độ

• College or Bachelors degree in Business Administration, Economics, Commerce, or related fields./ Tốt nghiệp cao đẳng/đại học ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Thương mại hoặc các ngành liên quan.

2. Experience / Kinh nghiệm

• 12 years of experience in Administrative, Coordinator roles./ Tối thiểu 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Hành chính/Điều phối.

3. Skills / Kỹ năng

• Strong communication and interpersonal skills; professional and service-minded./ Giao tiếp tốt, tác phong chuyên nghiệp, hướng đến phục vụ.
• Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint)./ Thành thạo tin học văn phòng.
• Good organizational skills, attention to detail, and ability to multitask./ Kỹ năng tổ chức công việc tốt, cẩn thận, có khả năng làm nhiều việc cùng lúc.
• Responsible, proactive, and able to work independently./ Có trách nhiệm, chủ động, và có thể làm việc độc lập.
• Strong English skills (spoken and written)./ Kỹ năng tiếng Anh tốt (giao tiếp và viết).