Receptionist

NHIỆM VỤ CHÍNH - MAIN DUTIES:

1. VẬN HÀNH/ OPERATION:

• Làm việc xoay ca trong bộ phận Tiền sảnh, đảm bảo sự hài lòng tối đa của khách thuê và tuân thủ Bộ Quy Trình Vận Hành tiêu chuẩn của BP Tiền sảnh.
  Work on a rotational shift within the Front Office Dept., ensuring maximum tenant satisfaction and adhering to SOPs set for FO Dept.
• Thực hiện thủ tục nhận và trả căn hộ theo quy trình.
  Carry out check - in and check out process.
• Kiểm tra và nhập đăng ký khách viếng thăm của khách thuê căn hộ với đầy đủ thông tin cần thiết về thông tin hộ chiếu, CCCD
  Check and register any tenants visitors, ensuring that the necessary details are obtained, i.e., passport, ID card, etc.
• Tiếp nhận tất cả các khiếu nại/ yêu cầu từ Khách hàng và chuyển đến bộ phận liên quan hoặc báo cáo trực tiếp cho quản lý bộ phận. Theo dõi các trường hợp cho đến khi đươc giải quyết xong.
  Receive all complaints / requests from tenants and forward to relevant department or report directly to Line Manager. Keep tracking of the cases until it is resolved.
• Trả lời điện thoại một cách nhanh chóng, rõ ràng, bảo đảm phong cách luôn lịch sự và thân thiện.
  Answer the telephone promptly and clearly in a courteous and friendly manner.
• Đảm bảo khu vực làm việc đạt tiêu chuân vệ sinh & ngăn nắp.
  Maintain the work area neatly and at required hygiene standard.
• Nhận và giao ca đúng giờ. Hoàn tất danh mục công việc trong ca. Bàn giao và tiếp quản công việc còn tồn đọng giữa các ca.
  Start / close shift properly. Complete shift tasklist. Handover / Takeover pending issues between shifts.
• Chuẩn bị thẻ chìa khóa cho khách thuê căn hộ sẽ đến vào hôm sau.
  Prepare the key cards for the next days tenant arrivals
• Nhận thanh toán của khách thuê căn hộ và ghi biên nhận. Luôn tuân thủ các quy trình lưu trữ tiền mặt.
  Receive tenants payment and issue a proper receipt. Always follow proper cash storage protocols.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp.
  Perform other tasks as requested by Line Manager.

2. BÁO CÁO/ REPORT:

• Cập nhật thông tin công suất phòng và tình trạng phòng trên hệ thống, lưu giữ bản sao cung cấp cho các bên có thẩm quyền khi cần.
  Update occupancy & unit status details on the computer system, giving copies to authorized parties.
• Theo dõi, ghi nhận, đọc, xử lý trong phạm vi cho phép và cập nhật thông tin vào sổ nhật ký công việc của bộ phận Tiền sảnh mỗi ngày.
  Follow up, record, read, process information within authority and keep the FO Logbook up to date daily.
• Thực hiện báo cáo công việc định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Ban Quản lý.
  Carry out the periodic and unscheduled reports as requested by Resident Management.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC - JOB REQUIREMENTS:

1. Trình độ/Qualification:

• Tối thiểu: Cao đẳng
  Minimum requirement: College

2. Kinh nghiệm/ Experience:

• Không yêu cầu
  No requirement

3. Ngôn ngữ/ Language:

• Ưu tiên: Tiếng Anh
  Preferable: English
• Mức độ: Khá tốt
  Level: Intermediate

4. Năng lực/ Competency:

4.1 Chuyên môn/ Chứng chỉ/ Specification/ certification:

• Chuyên ngành liên quan
  Related major

4.2 Kỹ năng cứng/ Technical skills:

• Microsoft Office (word, excel, PowerPoint)
• Biết sử dụng phần mềm quản lý khách sạn
  Know how to use Hotel management system

4.3 Kỹ năng mềm/ Soft skills:

• Kỹ năng xử lý tình huống và giao tiếp tốt.
  Good at situation handling and communication skills.
• Kỹ năng quản lý công việc và thời gian
  Time and work management skill.
• Làm việc nhóm và làm việc độc lập.
  Teamwork and independent work.

4.4 Thái độ/ Ứng xử/ Attitude/Behavior:

• Lịch thiệp, nhã nhặn, tinh tế và chu đáo.
  Polite, courteous, sophisticated and thoughtful.
• Luôn có tinh thần trách nhiệm cao và linh động trong mọi tình huống
  Must be fully responsible and flexible at all times

4.5 Khác/ Others:

• Ngoại hình thanh lịch, tươi tắn, chỉn chu.
  Elegant, fresh and well-groomed appearance.