Admin

TỔNG QUAN/ JOB SUMMARY:

Đảm bảo thực hiện các công việc hành chính được giao một cách chuyên nghiệp/ Ensure that all administrative duties are professionally carried out.

TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC/ RESPONSIBILITIES:

1 .Công tác hành chính – quản trị/ Office Management:

• Nhận chỉ thị công việc hàng ngày từ Quản lý Tòa nhà/ Receive daily work instructions directly from the Property Manager.                        
• Sắp xếp lịch họp, thời gian làm việc cho các bộ phận/ Schedule meetings and coordinate work timetables across departments.
• Phối hợp tổ chức, ghi biên bản và lưu trữ các cuộc họp/ Organize, take minutes, and file records of internal meetings.           
• Soạn thảo, dịch thuật và gửi công văn, thông báo nội bộ/ Draft, translate, and send internal announcements and official correspondence.                                     
• Lưu trữ điều lệ, quy trình, báo cáo nội bộ một cách khoa học/ Systematically store regulations, procedures, and internal reports.      
• Gửi thông tin tới nhân viên và theo dõi các công việc được giao theo chỉ đạo PM/ Communicate information to staff and track assigned tasks under the direction of the Property Manager.
• Liên hệ làm việc với các nhà thầu, soạn thảo các tờ trình đề xuất nhà thầu/dịch vụ được chọn (vệ sinh, bảo vệ, cây cảnh, xử lý côn trùng…)/ Liaise with contractors and prepare proposal forms for selected vendors/services (e.g., cleaning, security, landscaping, pest control, etc).               
• Hỗ trợ Bộ phận kỹ thuật trong việc soạn thảo các tờ trình mua sắm cơ bản/ Support the Technical Department in drafting basic procurement proposals.     
• Hỗ trợ khách thuê trong các vấn đề hành chính, hỗ trợ ngày khai trương (cây xanh, thùng rác, quà tặng...)/ Provide administrative support to tenants, including grand opening assistance (plants, trash bins, gifts, etc).
• Thực hiện, theo dõi và lưu trữ Hợp đồng và Phụ lục hợp đồng phát sinh/ Prepare, track, and file contracts and their appendices.
• Theo dõi, đánh giấ chất lượng dịch vụ của các nhà thầu dịch vụ, tổng hợp hồ sơ thanh toán dịch vụ hàng tháng/ Monitor and evaluate service quality from vendors and compile monthly service payment documents.                                               
• Quản lý công văn đi/đến, cập nhật và lưu trữ theo hệ thống số thứ tự và đường dẫn/ Manage incoming/outgoing documents, update and store records systematically using indexed references and file paths.  
• Thực hiện báo cáo tuần/tháng/quý theo deadline (không bao gồm các nội dung của CS)/ Prepare weekly/monthly/quarterly reports as scheduled (excluding Customer Service content).

2. Công tác mua sắm, lưu kho và thanh toán / Procurement & Inventory Tasks:

• Gửi link đặt hàng văn phòng phẩm ngày 10 hàng tháng và tổng hợp gửi NCC ngày 15 hàng tháng/ Share office supply order link on the 10th of each month and submit consolidated orders to suppliers by the 15th.
• Nhận hàng và kiểm tra số lượng, chất lượng theo đơn đặt/ Receive goods and check quantity and quality against orders.                 
• Theo dõi tồn kho, lưu trữ và cấp phát vật tư vệ sinh, nước uống, thiết bị văn phòng: Khu vực kho: B2 (vật tư, nước), tầng M (AHU), BMO. Cập nhật tồn kho, hình ảnh, bảng theo dõi trên link quản lý/ Monitor stock levels, store, and distribute cleaning supplies, drinking water, and office equipment at designated storage areas (B2 for supplies and water, M floor for AHU, BMO). Update inventory sheets, photos, and logs via the management link.
• Quy trình cấp phát vật tư: Lập biên bản bàn giao có chữ ký, chụp hình và lưu trữ link, cập nhật nhập - xuất vật tư hằng tháng/ Follow inventory issue procedures: create handover forms with signatures, take photos, store them in the shared link, and update monthly inventory inflow/outflow.
• Thực hiện hồ sơ thanh toán hàng tháng: Hóa đơn điện tử, Phiếu đề nghị mua hàng, Phiếu giao hàng/biên bản nghiệm thu, Phiếu đề nghị thanh toán, Bảng kê theo dõi (vật tư, dịch vụ, nhân công…)/ Process monthly payment documents: E-invoices, Purchase Requests, Delivery Notes/Acceptance Reports, Payment Requests, and tracking sheets (for supplies, services, labor, e        
• Theo dõi và kiểm tra việc cập nhật hồ sơ của nhà cung cấp/ Monitor and check the status of supplier document submissions.                                
• Cập nhật chi phí hàng tháng, kiểm soát chi phí/ Update monthly cost reports and control expenses
• Công tác PCCC & Văn bản pháp lý / Compliance & Documentation:
• Lưu trữ hồ sơ PCCC của tòa nhà và khách thuê (bản cứng + mềm)/ Store hard and soft copies of fire prevention & fighting documents for the building and tenants.     

YÊU CẦU/ REQUIREMENTS:

• Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị Kinh doanh hoặc liên quan/ College degree or higher in Business Administration or related fields.
• Thành thạo vi tính văn phòng (Word, Excel, Google Sheet)/ Proficient in Microsoft Office (Word, Excel, Google Sheets).
• Tiếng Anh giao tiếp cơ bản, ưu tiên có khả năng đọc - viết văn bản tiếng Anh/ Basic English communication skills; reading and writing in English is a plus.
• Kinh nghiệm tối thiểu 1 năm trong lĩnh vực hành chính, ưu tiên bất động sản/ Minimum 1 year of experience in administrative roles, preferably in real estate.
• Kỹ năng tổ chức, quản lý thời gian, làm việc đa nhiệm và dưới áp lực tốt/ Strong organizational, time management, multitasking, and pressure-handling skills.
• Có tinh thần chủ động, cầu tiến, linh hoạt và trung thực/ Proactive, growth-oriented, flexible, and honest.